J'ai remarqué récemment que la tendance à éviter le téléphone de la génération Millennial se propage rapidement aux personnes de tous âges. Cela a commencé avec les smartphones. Les SMS ont remplacé les messages vocaux et des conversations entières se déroulent désormais avec nos pouces. Appeler quelqu'un est maintenant devenu bas sur la liste des priorités de communication et même fréquemment décrié.
La communication écrite a certainement ses avantages.
- Vous pouvez faire passer votre message que l'autre personne soit disponible ou non.
- Vous pouvez répondre sans vous soucier des fuseaux horaires ou des habitudes de sommeil.
- Vous n'avez pas à perdre de temps avec des potins bavards indésirables.
Mais le téléphone présente des avantages que les SMS et les e-mails ne surmonteront jamais. C'est toujours un outil important pour l'étiquette des affaires et devrait être considéré également dans l'environnement de communication d'aujourd'hui. Voici 10 scénarios où un appel téléphonique fait le mieux le travail.
1. Lorsque vous avez besoin d'une réponse immédiate
Le problème avec les SMS ou les e-mails est que vous ne savez jamais quand quelqu'un vous répondra. Vous aimez penser que l'autre personne attend votre message, mais ce n'est pas toujours vrai. De nos jours, lorsque quelqu'un voit votre nom sur le téléphone qui sonne, il sait que vous faites un effort supplémentaire pour lui parler. Bien sûr, s'ils sont vraiment occupés, en réunion, en train de dormir ou se cachent de vous, l'identification de l'appelant les avertira et vous accéderez à la messagerie vocale, qu'ils vérifient rarement de toute façon. Au moins maintenant, vous pouvez vous exprimer avec une émotion sincère .
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deux. Lorsque vous avez de la complexité avec plusieurs personnes
Ma femme Van coordonnait récemment un engagement à l'étranger pour moi et il y avait six personnes différentes dans plusieurs fuseaux horaires impliquées dans la logistique. Après cinq conversations par e-mail cryptées qui ont créé plus de confusion, elle criait littéralement à l'ordinateur. Finalement, j'ai suggéré une conférence téléphonique. En 30 minutes, toutes les questions ont été répondues, tout le monde était aligné et Van est passé de frustré à soulagé. Elle est maintenant une avocate par téléphone nouvellement recrutée.
3. Quand vous ne voulez pas d'enregistrement écrit en raison de la sensibilité
Vous ne savez jamais qui verra un e-mail ou un SMS. Certes, les appels téléphoniques peuvent être enregistrés... mais pas légalement dans la plupart des États sans notification préalable ou ordonnance d'un juge. À moins que vous ne soyez absolument à l'aise avec le fait que votre message tombe entre les mains de qui que ce soit, il est préférable d'utiliser le téléphone pour les conversations qui nécessitent de la discrétion.
Quatre. Quand le ton émotionnel est ambigu, mais ne devrait pas l'être
Parfois, un visage souriant ne suffit pas pour transmettre une véritable émotion. Les émoticônes aident à encadrer largement le contexte émotionnel, mais lorsque les sentiments des gens sont en jeu, il est préférable de leur faire savoir exactement d'où vous venez. Sinon, ils supposeront naturellement le pire .
5. Quand il y a une confusion constante
La plupart des gens n'aiment pas écrire de longs e-mails et la plupart n'aiment pas les lire. Ainsi, lorsqu'il y a beaucoup de détails qui créent de la confusion, les appels téléphoniques fonctionnent efficacement pour apporter de la clarté. Tout d'abord, vous pouvez parler environ 150 mots par minute, et la plupart des gens ne tapent pas aussi vite. Deuxièmement, il est possible de répondre aux questions dans leur contexte afin que vous ne vous retrouviez pas avec une série interminable de questions et réponses.
6. Quand il y a de mauvaises nouvelles
Cela devrait être évident, mais malheureusement, beaucoup de gens adopteront une approche lâche pour partager des nouvelles difficiles. Ne fais pas partie de ces gens insensibles. Parlez de l'autre personne et non de vous. Humanisez la situation avec l'empathie qu'ils peuvent entendre.
7. Quand il y a des nouvelles très importantes
Bon ou mauvais, s'il y a une signification à l'information, le récepteur doit comprendre l'importance au-delà d'un double point d'exclamation. Ils auront très probablement des questions immédiates et vous devriez être prêt à fournir un contexte pour éviter des conclusions indésirables .
8. Quand la planification est difficile
Après avoir fait plusieurs allers-retours avec l'assistante d'un collègue pour essayer de trouver une date et une heure disponibles, je l'ai finalement appelée. Maintenant, je n'avais plus à craindre que le créneau horaire ne soit rempli au moment où elle lisait mon e-mail. Nous avons juste parlé avec des calendriers en main et avons terminé en cinq minutes ce qui nous avait exaspérés pendant trois jours. Plus tard dans la journée, j'ai vu un de mes amis gourmands passer 20 minutes frustrées à l'aide d'Open Table et j'ai finalement suggéré qu'il appelle simplement le restaurant. En trois minutes, il eut une réserve et un sourire légèrement gêné.
9. Lorsqu'il y a un soupçon de colère, d'offense ou de conflit dans l'échange
Les messages écrits peuvent souvent être mal interprétés. Si vous voyez un message suggérant un problème, ne le laissez pas s'envenimer - ou pire essayez de le réparer - avec une communication plus dépourvue d'émotion. Décrochez le téléphone et résolvez le problème avant qu'il ne devienne incontrôlable.
dix. Quand une touche personnelle sera bénéfique
Chaque fois que vous souhaitez vous connecter émotionnellement avec quelqu'un et que le face-à-face n'est pas possible, utilisez le téléphone. Faites-leur entendre le soin dans votre voix et l'appréciation dans votre cœur.
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