Embauchez-vous des assistants personnels qui sauvegarder vous du temps ou qui vous a coûté du temps ?
Récemment, j'ai invité trente-cinq de mes meilleurs clients en coaching d'affaires à une retraite privée à Jackson Hole, Wyoming, où je vis. Nous discutions des divers aspects du leadership - les façons dont les propriétaires d'entreprise peuvent créer des avantages stratégiques et des résultats révolutionnaires pour eux-mêmes et leurs entreprises - lorsque quelqu'un m'a posé des questions sur gestion du temps .
Cette question a suscité une conversation animée sur les meilleurs moyens que chacun de nous avait trouvés pour tirer parti de notre temps. Et il est devenu clair que les entrepreneurs extraordinairement prospères que nous avions dans cette pièce perdaient un temps précieux parce que leurs assistants n'étaient pas assez capables ou habilités à faire le travail qui leur était demandé. J'ai donc commencé à parler de l'importance d'embaucher des assistants qui répondent le mieux à vos besoins - et de ce que vous pouvez faire pour les aider à vous aider.
En vingt-cinq ans dans différentes entreprises et dans différentes villes, j'ai eu des assistants qui ont travaillé depuis mon bureau, des assistants qui ont travaillé à distance mais localement et des assistants qui ont travaillé littéralement à des milliers de kilomètres de moi. Au cours du processus, j'ai découvert qu'il existe en réalité quatre niveaux d'assistants. Et il est essentiel d'embaucher le bon type d'assistant pour optimiser votre temps.
Niveau 1 : Le Gofer
Les assistants de ce premier niveau nécessitent des instructions directes et une supervision étroite. Ils peuvent déplacer des objets d'un point A à un point B. Ils peuvent envoyer des e-mails en votre nom - lorsqu'on leur dit exactement quoi écrire. Ils peuvent prendre des transcriptions et numériser des documents et classer ces documents dans des dossiers selon vos instructions. Avec les gofers, tu leur donnes des directions à chaque étape du chemin
Alors tu économises quelque temps - après tout, votre gofer est celui qui est en fait Faire la tâche - mais, vraiment, vous devez réfléchir à leur place. Ce qui met une limite stricte au temps que vous pouvez vraiment tirer parti en travaillant avec un gofer.
Ce n'est évidemment pas le genre d'assistant personnel que vous devriez embaucher.
Niveau 2 : L'assistante administrative
Un assistant administratif ou « administrateur » est quelqu'un qui peut bien gérer de nombreuses tâches, à condition qu'il y ait un processus clair défini pour eux et que ces tâches soient bien dans les limites de ce qu'ils attendent ou de ce qu'ils sont habitués à gérer .
La bonne nouvelle est que les administrateurs sont considérablement plus autonomes que les gofers. Les administrateurs peuvent vraiment vous aider à tirer parti de votre temps tant qu'ils suivent des processus et des procédures connus pour obtenir des résultats connus. Ils excellent dans des tâches concrètes et définies.
Mais ils ont des ennuis lorsque les choses deviennent ambiguës - lorsqu'on leur demande de gérer des tâches dont le succès n'est pas garanti. Ils ont peur de tout gâcher. Ils ont peur de faire une erreur. Parce qu'ils savent qu'ils seront tenus responsables de leurs erreurs. Ils pourraient avoir des ennuis. C'est qu'ils sont réticents à utiliser leur propre discrétion.
Ainsi, les administrateurs peuvent vous aider à tirer parti de beaucoup plus de votre temps que les utilisateurs, mais ils éviteront les tâches pour lesquelles l'aide pourrait être la plus précieuse.
Niveau 3 : L'assistante de direction
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Les assistants de direction ne sont pas rebutés par l'incertitude. Ils peuvent accepter une mission peu claire et comprendre, dans certaines limites, comment la faire fonctionner. Ils peuvent gérer des tâches qui sont esquissée au lieu d'être conçu.
Les affectations techniques - les types d'affectations avec lesquelles les assistants administratifs se sentent le plus à l'aise - sont vraiment bien traitées. Les étapes nécessaires sont clairement définies à l'avance.
En revanche, lorsque vous confiez à un assistant de direction une mission esquissée, vous dites généralement quelque chose comme : ' Voici ce que j'essaie d'accomplir. Voici quelques variables en jeu. Voici quelques éléments que vous voudrez peut-être prendre en considération . Toi comprendre le reste . '
Les adjoints de direction sont très autonomes; ils ont juste besoin d'aide pour comprendre le contexte de vos demandes. Ils ont besoin d'une certaine quantité d'informations de base pour les aider à prendre de bonnes décisions en votre nom. Ils ont besoin que vous communiquiez vos attentes et préférences.
Par exemple, lorsqu'il s'agit de voyager, vous voudrez leur faire savoir dans quelles conditions vous souhaitez passer à une classe supérieure de service d'avion, quel type d'hôtel vous aimez et dans quels types de quartiers vous préférez rester.
Ce contexte peut aussi aller beaucoup plus loin. Pour ma part, j'aime bien avoir mon assistante de direction dans ma boite mail. C'est en partie utile car cela réduit le nombre d'e-mails que je dois gérer : si je reçois une centaine d'e-mails par jour, je dirais que mon assistante de direction gère, redistribue ou supprime environ cinquante à soixante-dix d'entre eux.
Mais l'avoir là-bas est aussi utile car elle voit le contexte de mon entreprise. Parce qu'elle sait sur quoi je travaille et avec qui, elle peut prendre de meilleures décisions quant aux personnes qui devraient me rencontrer. Par exemple, si elle voit que j'échange beaucoup d'e-mails avec Joe au sujet d'un projet particulier et que Joe demande une réunion et dit que cela doit avoir lieu avant une certaine date limite, elle peut déterminer que le projet est vraiment important pour moi et que la réunion l'est probablement aussi. Alors elle prendra l'initiative d'organiser cette réunion pour moi et me laissera juste une note à l'effet que, ' Joe a dit qu'il avait vraiment besoin de vous rencontrer avant cette date limite, alors je l'ai intégré pendant une demi-heure, de 14h45 à 15h15. . '
Les assistants de direction peuvent vraiment vous aider à tirer parti de votre temps, à condition que vous leur donniez un bon contexte.
Niveau 4 : Le chef d'état-major ou alors L'Officier Exécutif
Enfin, nous avons le chef d'état-major - ou, dans l'armée, l'officier exécutif. Cet assistant est comme un COO personnel pour vos activités commerciales. Ils comprennent vos objectifs. Ils savent qui sont tous les acteurs clés. Et ils sont capables d'obtenir eux-mêmes des résultats tout en vous soulageant d'une grande partie, voire de la plus grande partie, de la charge administrative.
Un chef d'état-major prendra l'initiative et assurera le suivi et la vérification auprès de vos subordonnés directs en votre nom. Alors qu'un assistant administratif ou exécutif peut prendre des notes lors d'une réunion, votre chef de cabinet repérera les éléments qui doivent être suivis et fera lui-même ce suivi. Votre chef de cabinet se chargera de revenir avec Cindy après la réunion pour s'assurer qu'elle a vraiment bien remis ces quatre éléments, puis reviendra deux jours plus tard pour voir comment elle s'en sort.
Malheureusement, la plupart des gens embauchent des professeurs et des assistants administratifs - des personnes qui ne peuvent aider que pour des tâches clairement définies. Mais en tant que propriétaires d'entreprise, la plupart d'entre nous ne sont pas trop axés sur les processus ; nous vivons dans un monde plus flou. Et donc nous avons vraiment besoin, au minimum, d'un assistant de direction qui puisse gérer des situations plus ambiguës.
Et bien que les chefs d'état-major soient formidables, vous ne les trouverez généralement que dans les moyennes et grandes entreprises. Si vous avez une petite entreprise, vous aurez probablement un chef d'état-major dans votre équipe, mais il ne vous sera pas exclusivement affecté. Ils peuvent gérer vos opérations à la place, ou, si votre entreprise est un peu plus grande, ils peuvent être votre COO.
Et c'est une chose importante à noter aussi que ces titres sont arbitraires. Beaucoup de gens qui s'intitulent « assistants de direction » ne sont en fait que des gofers. Et beaucoup de gens qui sont embauchés comme gofers fonctionnent vraiment au niveau d'assistant exécutif. (Ce dernier est particulièrement courant dans le monde du divertissement.)
Ainsi, lorsque vous envisagez d'embaucher votre prochain assistant, réfléchissez au type d'assistant dont vous avez besoin. Et, quoi que vous décidiez, assurez-vous de rechercher ces qualités lors des entretiens.
Enfin, un conseil de pro en prime : engagez quelqu'un avec un peu plus de capacités que ce dont vous pensez avoir besoin. Après tout, vous voulez que votre entreprise grandisse, n'est-ce pas ?
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