Sondage, après sondage, après sondage, les réunions sont une horrible perte de temps et tout le monde les déteste.
Mais si chaque âme vivante de votre bureau gémit lorsqu'une nouvelle invitation à une réunion arrive, pourquoi passez-vous encore une partie importante de votre semaine assis dans des salles de conférence ?
marguerite de la hoya âge
Une partie de la réponse réside probablement dans des pratiques de réunion inefficaces. Certains des problèmes pourraient être atténués en apprenant à organiser une réunion rapide et productive. Mais certains de ces rassemblements sont irréparables et ne devraient tout simplement pas se produire, du moins pour vous.
Ce dernier type de réunion ne peut être réglé avec une meilleure logistique. Ils doivent simplement être éliminés de votre emploi du temps. C'est là que vous rencontrez une autre grande raison de la persistance des ballonnements – il est difficile de leur dire non. Si l'invitation vient de votre patron, vous ne voulez pas insulter l'utilité du rassemblement. Il en va de même pour un collègue, et les clients peuvent être les plus difficiles à refuser.
Mais ne désespérez pas, il est possible de sortir poliment des réunions sans offenser personne ni avoir l'air paresseux. Sur HBR récemment, Liane Davey, co-fondatrice de 3COze, a proposé suggestions spécifiques basées sur des problèmes de réunion communs .
1. Lorsque vous n'êtes pas prêt pour la réunion
Non pas parce que vous êtes un fainéant, bien sûr, mais parce que l'équipe n'a pas eu assez de temps pour rechercher, réfléchir, préparer, etc. sur les sujets à discuter. Dans ce cas, Davey suggère d'essayer de reporter le rassemblement en utilisant un langage comme : « C'est un sujet intéressant. Sur la base de nos priorités de l'année en cours, je ne suis pas sûr que nous soyons encore prêts pour une conversation productive. Serait-il possible de repousser cette réunion et de laisser le groupe de travail avancer un peu plus avant que nous nous réunissions ?'
2. Lorsque des personnes nécessaires manquent
Parfois, vous pouvez repérer une réunion qui vous fait perdre du temps à un kilomètre et demi. Par exemple, lorsque toutes les parties concernées nécessaires pour prendre une décision ne seront pas présentes, vous savez que vous ne partirez certainement pas avec des actions en main.
Soulignez le problème à l'invitant en disant quelque chose comme ceci : « J'ai hâte de prendre des décisions sur ce problème. D'après l'invitation à la réunion, il ne semble pas que la production [ou quiconque] soit impliqué. J'aimerais attendre que quelqu'un de la Production veuille me rejoindre. Sinon, nous ne pourrons prendre aucune décision.
3. Quand vous n'êtes pas la bonne personne pour contribuer
Parfois, le problème n'est pas inhérent à la réunion prévue - c'est vous. Vous n'en savez tout simplement pas assez ou n'êtes pas impliqué dans le problème de la bonne manière pour contribuer utilement. Davey propose cet exemple de script pour ces situations : « Je suis flatté que vous vous intéressiez à ma contribution. Je ne pense pas être le mieux qualifié sur ce sujet. J'ai creusé un peu et il semble que Pat aurait le contexte nécessaire. Seriez-vous à l'aise d'inviter Pat plutôt que moi ? (Désolé, Pat.)
Alternativement, vous pouvez rejeter la responsabilité de vous occuper d'un subordonné ou de votre patron. Dans le post complet , Davey propose également un langage suggéré pour ces cas.
4. Quand le timing est extrêmement gênant
Dans d'autres cas encore, la réunion est bien organisée et vous pouvez contribuer, mais le moment de la réunion est tout simplement horrible pour votre productivité. Êtes-vous coincé? Non, dit Davey, qui suggère que vous vous désengagez mais 'prenez quelques minutes pour rassembler quelques notes et informer le président ou un participant approprié'.
En répondant à l'invitation, elle propose ce langage suggéré : « Cela va être une discussion importante. Je ne suis pas en mesure d'y assister, mais je trouverai un peu de temps pour partager mes réflexions afin que vous puissiez les inclure dans la discussion.'
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5. Lorsque la majeure partie de la réunion ne vous concerne pas
Qu'en est-il lorsqu'un seul des cinq ou dix points à l'ordre du jour d'une réunion à venir est pertinent pour vous ? Ne vous contentez pas de vous tourner les pouces pendant 80 % de la discussion, conseille Davey. Au lieu de cela, indiquez clairement que vous vous esquiverez tôt, en répondant à l'invitation quelque chose comme ceci : « Serait-il possible de couvrir la discussion sur le changement de marque comme premier point à l'ordre du jour ? Je ne peux pas rester toute la réunion mais j'aimerais vraiment contribuer à celle-là.'
Bien sûr, dire non n'est pas seulement difficile lorsqu'il s'agit de réunions. Vous risquez également de rencontrer le même problème de demandes mal conçues ou mal dirigées dans d'autres domaines de votre vie professionnelle. Heureusement, il existe également de bons conseils sur la manière exacte de dire non à d'autres demandes de bureau courantes.
