Les entreprises ont de nombreuses raisons de gérer des fichiers électroniques et de numériser leurs documents. La création d'une structure pour organiser et partager l'information est un avantage ; tout comme la réduction du papier, la création de pistes d'audit, la garantie de la conformité réglementaire et la facilitation de la collaboration interne et externe. Les systèmes de gestion de documents (DMS) aident les entreprises à numériser, stocker, gérer et suivre électroniquement les documents, les objets de données et les images. Qu'il s'agisse de systèmes, de logiciels ou de solutions, les offres DMS sont dotées d'une variété de fonctionnalités et d'étiquettes de prix. Nous avons mis au point certaines des meilleures catégories pour vous aider à trier ce qui peut être un éventail d'options déroutant.
Dans notre examen, nous avons trouvé une large gamme d'offres. Certains systèmes se concentrent sur le stockage, la recherche, la sécurité et incluent des fonctions de révision et de partage de documents. D'autres vont au-delà du DMS et fournissent une multitude de cloches et de sifflets (et de plug-ins) pour un éventail de fonctionnalités telles que la création de flux de travail, la gestion des tâches, la collaboration, les règles automatisées, etc.
Compte tenu de la plénitude des options, déterminer le bon système peut être intimidant. Nous avons discuté avec Jennifer Pankow, Manager, Client Success, SHI International Corp., qui a contribué à la simplifier : « À partir d'une décision commerciale, demandez-vous « Qu'est-ce que cela m'apporte qui aide à améliorer mon entreprise ou à répondre à un besoin critique ? C'est pour cela que nous aidons les clients à examiner et à définir une solution. Plutôt que de penser « J'ai besoin de DMS », demandez : « Que dois-je faire ? » Ensuite, réduisez votre sélection à la solution qui fait cela et aux pièces qu'elle fait.
valeur nette de michael smith espn
Une autre question à prendre en compte est la suivante : où est-ce que je veux que mes fichiers soient stockés ? Il existe trois types de DMS : Cloud, sur site et hybride.
Nuage: Avec ce service, vos documents sont dans le cloud du fournisseur - prêts pour un accès mobile à tout moment et partout où vous avez Internet. Le stockage peut être limité par votre contrat (bien que la plupart des services offrent une variété de niveaux de stockage et de tarifs associés), mais il s'agit souvent d'une option abordable qui inclut la gestion du système et les mises à jour, et les fichiers sont sauvegardés dans le cloud.
Sur site : Cette option permet plus de personnalisation car le DMS se trouve sur votre serveur, et vous n'êtes pas limité au stockage au niveau du contrat. Mais le coût initial peut être intimidant, la maintenance informatique peut être supplémentaire et vous devrez mettre en œuvre un protocole de sauvegarde au cas où votre serveur tomberait en panne.
Hybride: Cette combinaison de locaux et de cloud peut vous permettre d'utiliser le cloud pour certains types de documents tout en évitant de migrer du contenu hérité auquel vous n'avez pas besoin d'un accès mobile.
Lorsque vous examinez les options DMS, les facteurs clés à prendre en compte sont :
Sécurité: Un aspect est votre capacité à contrôler l'accès et à définir des autorisations pour les documents et les fichiers au sein du système. Il est important d'évaluer comment ces fichiers sont partagés en toute sécurité en interne et en externe. Un autre aspect est le niveau de sécurité protégeant vos données là où elles sont stockées. Si vous envisagez une solution cloud, assurez-vous que la sécurité du fournisseur pour ses centres de données est suffisante pour protéger vos données et conforme à toutes les réglementations de votre secteur.
Balayage: Si vous vous noyez dans le papier, trouvez un système qui permet de numériser des quantités massives de documents avec des fonctionnalités de dénomination et de classement automatisés. Une fonctionnalité potentielle, la reconnaissance optique de caractères (OCR), transforme les documents numérisés en fichiers modifiables et consultables.
Rechercher: Il est sage de s'assurer que, quelle que soit la manière dont le système organise vos fichiers, les capacités de recherche permettent des recherches par mot-clé en texte intégral dans les fichiers (pas seulement par titre).
Accéder, modifier, surveiller : Quelle est l'étendue des besoins de votre entreprise en matière de création, d'accès et de modification de documents ? Lors de l'examen d'un DMS, regardez :
- Paramètres d'accès/d'autorisation aux documents et aux fichiers, par exemple, les rôles sont-ils attribués, l'accès est-il défini par document, dossier ou les deux, pouvez-vous définir des autorisations par individus et par groupes ?
- Partage/édition de fichiers, c'est-à-dire, y a-t-il un archivage/départ, plusieurs utilisateurs peuvent-ils éditer à la fois ?
- Surveillance et suivi, par exemple, pouvez-vous voir qui a consulté le document, obtenez-vous un journal d'activité/d'audit, pouvez-vous définir des alertes ?
- Contrôle de version, c'est-à-dire pouvez-vous voir l'historique des versions, comment le système s'assure-t-il que la version la plus récente est utilisée, pouvez-vous accéder aux versions précédentes ?
- Création, assemblage et archivage, c'est-à-dire quelles fonctionnalités sont en place pour la durée de vie du document de la création à l'archivage ?
Collaboration: Quel niveau de collaboration interne et externe devez-vous renforcer ? Alors que le contrôle de version, l'édition et la signature électronique peuvent être des fonctionnalités DMS assez standard, certains systèmes incluent des flux de travail, la co-création, la gestion des tâches, les alertes, la messagerie, etc.
Facilité d'utilisation : Vous voulez une adoption du système aussi proche que possible de 100 %. Assurez-vous que les outils et l'interface sont conviviaux et intuitifs, afin que votre équipe puisse les utiliser facilement.
Mobilité: Si l'accès mobile est une priorité, trouvez un système compatible avec tous les appareils. Considérez celui qui a une application qui reproduit l'expérience de bureau.
L'intégration: Il existe une grande variété de capacités d'intégration parmi les offres DMS que nous avons examinées. Sachez à quels systèmes vous aurez besoin de votre DMS pour s'intégrer. Par exemple, votre désir d'éviter d'avoir à déplacer des fichiers depuis un stockage cloud existant, par exemple Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, etc., ou votre besoin de vous connecter à votre CRM, système de gestion de contenu ou logiciel de comptabilité peut orienter votre décision de fournisseur. .
Support: Comme pour tout service de fournisseur, assurez-vous de bien comprendre comment l'assistance est fournie. La plupart des fournisseurs que nous avons examinés proposaient plusieurs options d'assistance, notamment le courrier électronique, le chat en ligne et le téléphone, même si les heures étaient parfois limitées. Certains proposent uniquement une assistance via un système de tickets. Sélectionnez-en un qui correspond au niveau et au type d'assistance dont vous aurez besoin.
Prix: Le prix du DMS varie selon le fournisseur et le service. Comme mentionné précédemment, le DMS sur site a un coût initial substantiel. Cependant, avec le service cloud, vous paierez probablement des frais mensuels ou annuels déterminés par utilisateur/mois ou sur la base de la capacité de stockage, et des fonctionnalités supplémentaires peuvent augmenter les coûts. Tenez donc compte de vos coûts permanents et de toute augmentation qui se produira si vos besoins augmentent.
Note de l'éditeur : Vous recherchez un logiciel de gestion de documents pour votre entreprise ? Si vous souhaitez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre partenaire, BuyerZone, vous fournisse des informations gratuitement :
Dans notre recherche du « Best of » DMS, nous avons trouvé des candidats qualifiés dans plusieurs catégories :
Gagnant général, Meilleur logiciel/systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises : eFileCabinet
eFileCabinet obtient notre vote en tant que meilleur gagnant global pour les logiciels/systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises 2018. DMS est uniquement ce que fait eFileCabinet. Il s'agit d'une offre robuste qui favorise sa facilité d'utilisation, son accès mobile, sa recherche avancée « ne jamais rien perdre » et ses hauts niveaux de sécurité.
Avantages: Il existe une large offre de fonctionnalités DMS avec de nouvelles fonctionnalités ajoutées telles que le workflow (actuellement disponible en version bêta). La sécurité et la conformité sont des domaines prioritaires.
Les inconvénients: Le support client, bien que rapide à répondre par téléphone, e-mail ou chat, n'est disponible que pendant les heures ouvrables. De plus, ce n'est pas l'option DMS la moins chère ; mais pas le plus cher non plus.
Consultez notre examen complet de eFileCabinet.
Meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents gratuits pour les petites entreprises : Zoho Docs
Alors que de nombreux fournisseurs de DMS proposent des essais gratuits, les versions gratuites sont rares. Ceux que nous avons trouvés n'étaient souvent autorisés que pour un seul compte utilisateur. L'offre gratuite de 5 Go de stockage/utilisateur pour un maximum de 25 membres de l'équipe a valu à Zoho Docs notre reconnaissance en tant que meilleur logiciel gratuit de gestion de documents pour les petites entreprises 2018.
Avantages: Zoho Docs revendique une sécurité et une conformité solides, dispose d'une interface utilisateur conviviale, de forums en ligne pour l'assistance et de nombreuses fonctionnalités des services payants que nous avons examinés.
Les inconvénients: Zoho Docs, comme Google Docs, a son propre format pour les fichiers. Certains utilisateurs ont fait remarquer que travailler avec des documents Word dans ce système est plus difficile qu'ils ne le souhaiteraient.
Lire notre intégralité Examen de Zoho Docs .
Meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents pour le service client : eFileCabinet
eFileCabinet obtient notre vote en tant que meilleur logiciel/système de gestion de documents pour le service client en 2018. Bien que ce DMS puisse coûter un peu plus cher que certains concurrents, plusieurs avis d'utilisateurs indiquent que cela en vaut la peine en raison des personnes et du service client. L'équipe Customer Success s'engage à ce que chaque nouveau client reçoive un appel juste après l'achat pour s'assurer qu'il comprend parfaitement le produit et que son entreprise puisse en bénéficier.
Avantages: Lorsque nous avons contacté le service client via leurs trois méthodes, à savoir le chat, le téléphone et le courrier électronique, nous avons reçu une réponse très rapidement et les représentants étaient sympathiques, professionnels et serviables.
Les inconvénients: Le support client n'est disponible que pendant les heures ouvrables (de 8h00 à 17h00 MT) du lundi au vendredi.
Consultez notre examen complet de eFileCabinet.
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Meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents pour la collaboration : SharePoint
SharePoint, un DMS de Microsoft, comprend de nombreuses fonctionnalités qui intéresseront les entreprises ou les équipes ayant besoin de collaborer efficacement. Conçu avec l'intention de « renforcer le travail d'équipe » et « une collaboration transparente dans toute l'organisation », SharePoint est notre choix pour les meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents pour la collaboration 2018.
Avantages: En tant que produit Microsoft, SharePoint offre des niveaux élevés de sécurité et de support client avec une gamme de prix. Les capacités semblent presque infinies lorsque l'on considère la suite complète d'offres Microsoft avec laquelle SharePoint s'intègre.
Les inconvénients: De nombreuses critiques indiquent que pour utiliser pleinement l'expertise et la personnalisation de SharePoint, il est nécessaire. Cela pourrait potentiellement rendre la solution trop longue et coûteuse pour les petites entreprises.
Voir notre revue complète de SharePoint.
Meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents pour les cabinets d'avocats : M-Files
Étant donné que les cabinets d'avocats traitent une tonne de paperasse, dont une grande partie contient des informations confidentielles et sensibles, il existe des considérations supplémentaires pour la sélection d'un DMS. D'après un article paru dans l'ABA Journal, ' Voici la vérité juridique sur les logiciels de gestion de documents », les composants de gestion de documents dans le logiciel de gestion de cabinet qu'un cabinet d'avocats utilise actuellement peuvent être suffisants pour les cabinets en solo ou les petits cabinets dans des domaines de pratique qui ne sont pas lourds en documents. Mais pour les petites entreprises qui gèrent d'énormes quantités de documents, trouver un système autonome qui s'intègre bien à votre logiciel de gestion de cabinet et de comptabilité existant peut être extrêmement bénéfique. En raison de sa technologie innovante, de sa sécurité, de sa prise en charge de la conformité des données et de sa capacité d'intégration, notre sélection des meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents pour les cabinets d'avocats est M-Files.
Avantages: En plus des fonctionnalités DMS solides telles que les capacités de numérisation, l'OCR pour l'organisation et la recherche et le contrôle d'accès, cette technologie offre aux cabinets d'avocats des flux de travail d'approbation des contrats et prend en charge l'eDiscovery.
Les inconvénients: M-Files ne propose pas de packages préconfigurés comme le font certains concurrents. Il est donc difficile d'évaluer le coût pour un petit cabinet d'avocats d'obtenir les fonctionnalités dont il a besoin. Les solutions sont personnalisées pour chaque client et les prix commencent à moins de 2 000 $ par an.
Lisez la critique de remplissage de M-Files .
Autres services de gestion de documents
En plus de celles que nous avons sélectionnées dans nos catégories Best Of, voici d'autres entreprises que nous avons examinées :
Dokmee décrit son offre comme un système de gestion de documents sécurisé et facile à utiliser, conçu à diverses fins, notamment la capture et le stockage de documents, la recherche et la récupération et le partage de fichiers.
Un site La suite de gestion de documents est utilisée par les entreprises d'architecture, d'ingénierie et de construction pour les flux de travail, la gestion de l'information et la conformité aux normes mondiales.
DocuWare Cloud numérise les processus papier, permet la configuration de flux de travail personnalisés et s'intègre à l'ERP, au CRM et à d'autres systèmes.
Nuage de documents Adobe inclut Acrobat DC pour la productivité PDF et Adobe Sign pour la signature électronique intégrée.
Entreprise , anciennement YouSendIt, comprend leurs offres de partage de fichiers et de collaboration créative.
Ascencio ONLYOFFICE fournit des éditeurs de documents en ligne et des outils commerciaux de productivité via le cloud ou un réseau privé.
Alfresco One d'Alfresco Software, Inc. est une plate-forme de gestion de contenu d'entreprise (ECM) qui inclut la gestion de documents, la collaboration et l'automatisation des processus.
Méthodologie
Nous avons utilisé un examen approfondi des termes de recherche, des tendances sociales et de la recherche sur le Web pour affiner notre liste d'offres de DMS. Nous avons interrogé des professionnels du service client qui ont l'habitude d'utiliser DMS et d'aider les clients dans leurs décisions de gestion de contenu ou d'achat de logiciels. Notre sélection étant réduite, nous avons ensuite examiné le site Web de chaque entreprise et regardé des démos ou signé pour des essais, et comparé les offres spécifiquement autour du type de service, de la tarification, du service client, de l'évolutivité, de la fonctionnalité, de la facilité d'utilisation, des avis des clients, du site Web commercial et technologique. critiques et récompenses. Pour toute information manquante, nous avons contacté la société. Au cours de ce processus, nous avons non seulement comblé les lacunes en matière d'informations, mais également évalué la rapidité et la rigueur de leur réponse.
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