Si vous possédez ou dirigez une entreprise qui a des employés et que vous avez effectué vous-même votre paie, il est peut-être temps d'envisager de trouver une société de traitement de la paie. La bonne nouvelle est que trouver le meilleur service de paie pour votre petite entreprise ne devrait pas être compliqué car ce que font ces entreprises est assez simple :
- Ils traitent votre paie - c'est-à-dire qu'ils répartissent les salaires, puis transfèrent de l'argent sur les comptes des employés ou impriment des chèques physiques pour vous, et
- Ils préparent les déclarations fiscales requises et périodiques ainsi que les paiements d'impôts. Ils génèrent également toutes les déclarations fiscales de fin d'année nécessaires, y compris les W2 et 1099.
Dire que la paie doit être facile est vrai si votre situation est simple et directe. Pourtant, même ainsi - même si vous dirigez une micro-entreprise et êtes le seul employé - il existe néanmoins certains facteurs de complication que vous devez garder à l'esprit lorsque vous choisissez un service ou un logiciel de paie.
Par exemple, il y a quelques années, j'ai dirigé une entreprise régionale de traitement de la paie en dehors de New York et j'ai été surpris de voir à quel point le processus de configuration pouvait être compliqué pour nombre de nos clients, dont la plupart étaient de petites entreprises avec seulement quelques des employés. Certains employés étaient payés à l'heure tandis que d'autres étaient des employés salariés. Pourtant, alors que la plupart de nos clients étaient « petits », nous devions toujours être extrêmement prudents (comme vous) car les erreurs peuvent être coûteuses. En effet, quelle que soit la situation, toute erreur dans le paiement des employés, des prestataires d'avantages sociaux, des autorités fiscales, des tribunaux, etc. peut avoir un impact très négatif sur votre entreprise.
avec qui harris faulkner est marié
L'essentiel est donc que, quelle que soit la taille de votre entreprise, il est essentiel de choisir le bon service de paie, car il doit être bien fait, la première fois et à chaque fois.
Ce que nous recherchions
Avant de commencer, nous avons recherché certaines fonctionnalités qui nous ont aidés à déterminer ce que les meilleurs services de paie font pour leurs clients. Nous recherchions évidemment un service qui, au minimum, gérait les bases de la paie : des choses comme payer les employés avec des dépôts directs ou des chèques imprimés, préparer et déposer des rapports fiscaux trimestriels et de fin d'année, et effectuer les paiements correspondants.
Prix
Comme pour tout service commercial, le prix sera toujours une considération primordiale. Mais comment savoir ce qu'il faut rechercher vis-à-vis des prix ? Pour commencer, nous vous suggérons de rechercher un service qui offre un prix de base fixe, puis d'ajouter des frais supplémentaires prédéterminés en fonction du nombre d'employés qui seront payés via le service de paie. Ces « frais de base » comprennent généralement le traitement de votre paie, la préparation de vos déclarations de revenus et le paiement des taxes sur les salaires. Les fonctionnalités supplémentaires coûteront plus cher.
Attention : Si la société de paie n'est pas transparente sur ses tarifs, vous pouvez continuer votre recherche. Savoir exactement ce que vous allez payer n'est pas demander beaucoup. Certaines entreprises indiquent clairement leurs frais sur leur site Web, mais comprenez cela aussi - nous avons constaté que la plupart des grandes entreprises de paie, comme Paychex et ADP, n'étaient pas très ouvertes sur les prix sur leurs sites et exigeaient plutôt que vous parliez à un commercial. représentant pour obtenir un devis. Le but de l'appel de vente ne devrait donc pas être une surprise : ils veulent vous vendre plus. Cela dit, nous avons fait ne pas trouvent que ces appels de vente ont un effet dissuasif important.
Garantie de déclaration de revenus
Les principales raisons d'embaucher une société de traitement de la paie sont de vous aider à gérer la paie (duh!), Mais aussi de vous aider avec le gouvernement, les impôts et les déclarations de revenus. En tant que tel, une chose supplémentaire à rechercher est une garantie que vous ne serez pas responsable des erreurs commises par le processeur ; des choses comme manquer une date limite de déclaration de revenus ou ne pas effectuer les paiements de taxes (si cela est la faute du fournisseur de services.) En fin de compte, vous êtes responsable de cela en tant que propriétaire de petite entreprise, mais vous devriez avoir un recours si quelqu'un d'autre fait l'erreur
Facilité d'utilisation
C'est la clé. Avec presque toutes les sociétés de traitement de la paie, vous devez effectuer vous-même le travail de saisie des données et la société de gestion de la paie s'occupe de toutes les opérations de back-end. En tant que tel, une chose à rechercher est un système qui offre un système de saisie de données simple et intuitif. Si le système est difficile à utiliser, il vous faudra plus de temps pour faire votre paie.
Autres caractéristiques à rechercher
Il y aura invariablement des choses qui sont spécifiques à des industries individuelles ou vous devrez peut-être prendre en compte certaines caractéristiques spécifiques (comme le versement de pourboires ou le coût d'un travail spécifique.) Assurez-vous de garder ces choses à l'esprit lorsque vous effectuez votre analyse. , et, si vous avez un appel avec l'un de leurs représentants, assurez-vous d'aborder ces questions pendant l'appel. Vous devez savoir que l'entreprise que vous choisissez est suffisamment flexible pour répondre à vos besoins individuels. Gardez cependant à l'esprit que plus le système est flexible, généralement plus le coût est élevé.
Note de la rédaction : Vous recherchez des services de paie pour votre entreprise ? Si vous souhaitez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre partenaire, BuyerZone, vous fournisse des informations gratuitement :
Les meilleurs services de traitement de la paie
ADP
ADP est la société de traitement de la paie la plus importante et probablement la plus connue des États-Unis. ADP offre des services aux entreprises allant des petites entreprises d'un ou deux employés jusqu'aux entreprises multinationales de plus de 1 000 employés et plus.
Avec le service aux petites entreprises d'ADP, vous recevrez le logiciel et les services de déclaration de paie et de déclaration de revenus auxquels vous vous attendez, mais aussi quelques avantages intéressants comme le suivi du temps et des présences, la planification des avantages sociaux et les services d'assurance. Ils offrent également (moyennant des frais supplémentaires) diverses options pour payer vos employés, notamment le dépôt direct, les cartes VISA prépayées, la livraison sans papier et même les chèques imprimés déjà placés dans des enveloppes. Le forfait de base pour les petites entreprises comprend également la déclaration de revenus de fin d'année ainsi que la préparation des formulaires W2 et 1099.
Comme indiqué, vous devrez parler à un représentant pour obtenir un devis d'ADP, mais du point de vue des produits, ils fournissent un service de classe mondiale.
Paychex
L'autre grande entreprise de traitement de la paie est Paychex . Paychex offre des services de paie aux employeurs de taille moyenne à grande, ainsi qu'aux petites entreprises (moins de 50 employés) avec un produit appelé « Paychex Flex ». Il s'agit d'un système basé sur le cloud auquel vous pouvez accéder depuis n'importe quel appareil et qui vous permet de traiter la paie en quelques clics seulement.
Avec Paychex, comme avec Like ADP, pour que vous puissiez obtenir un devis, vous devrez réellement parler à une personne. Et, tout comme ADP, Paychex propose une large gamme de services supplémentaires tels que les services RH, PEO (organisation professionnelle des employeurs), des systèmes comptables et même des prêts aux petites entreprises.
Si vous cherchez à obtenir des services de paie de premier ordre, les deux sociétés ci-dessus sont les sociétés publiques les mieux établies et les plus performantes. Si vous voulez des garanties, ainsi qu'une entreprise qui travaillera à améliorer son produit, vous n'avez pas à chercher plus loin que ces deux-là. Mais notez que vous paierez un supplément pour leur marque et leurs produits. Si un prix bas est important, continuez à lire.
SurePayroll
chris geai et jessica vanessa
SurePayroll appartient à Paychex et s'adresse aux petits employeurs. SurePayroll fournit une plate-forme basée sur le cloud, un dépôt direct, des talons de paie en ligne, ainsi que des services de déclaration de revenus. Notamment et joliment, il n'y a pas de frais d'installation et vous pouvez trouver un devis réel sur le site.
Voici un exemple : j'ai rempli le formulaire de devis sur le site SurePayroll, indiquant que je dirigeais une entreprise avec cinq employés, que je les payais deux fois par mois et que je n'avais pas de besoins particuliers (comme le paiement de pourboires). Le devis que j'ai reçu était de 49,99 $ par mois et de 5 $ par employé par mois. Cela comprenait également un traitement illimité, donc si je payais mon personnel chaque semaine, ce serait le même prix. Pour ma petite entreprise de cinq employés, le devis que j'ai reçu était de 74,99 $ par mois pour traiter ma paie. Doux.
Paie carrée
Square propose également une solution basée sur le cloud. Une bonne chose à propos de Square est qu'il offre la possibilité aux employés de s'installer dans le système de paie, ce qui est très agréable du point de vue de la facilité d'utilisation. Square propose tous les services d'une société de traitement de la paie auxquels vous vous attendez et est très clair sur la tarification de ses services.
En utilisant le même exemple de cinq employés que ci-dessus, le coût total de l'abonnement s'élevait à 50 $, un tiers moins cher que Sure Payroll. Plus précisément, les frais correspondaient à un abonnement mensuel de 25 $ plus 5 $ par employé.
michael shay samedi soir en direct
Un mot d'avertissement est que Square ne couvre actuellement que 19 États, donc si vous n'êtes pas situé dans l'un d'entre eux, ou si vous avez des employés virtuels dans l'un des États pour lesquels ils n'offrent actuellement pas de services, vous devrez trouver un autre fournisseur.
Sage Paie
Sage aurait le taux de fidélisation des clients le plus élevé du secteur, et ce n'est pas rien.
Sage propose des produits adaptés aux entreprises de toutes tailles. Pour les entreprises de moins de 10 employés, leur produit s'appelle « Sage Payroll Essentials ». Sage Payroll Essentials comprend le dépôt direct, les déclarations de revenus et les paiements, le service client en ligne (via le chat), l'accès en ligne aux talons de paie, W2 et 1099. Une fonctionnalité particulièrement intéressante est qu'il a une interface directe avec QuickBooks et cela simplifie vraiment la tenue de vos dossiers. Le coût d'Essentials est de 49,95 $ par mois.
Si vous avez besoin de quelque chose de plus robuste, le service de paie complet de Sage rivalise avec les sociétés de paie les plus connues. Il comprend le suivi du temps et des présences, la conformité des ressources humaines, les plans 401k, la vérification des numéros de sécurité sociale et des capacités étendues d'exportation du grand livre général. Pour évaluer leur service complet, vous devrez demander un devis.
Il existe littéralement des dizaines d'autres sociétés de traitement de la paie. Nous avons décidé de concentrer notre attention sur ces grandes entreprises bien connues, principalement pour illustrer certaines des principales différences dont vous devez être conscient. Nous vous suggérons, en plus de vérifier ces sociétés, de vous diriger vers Google et d'effectuer une recherche sur ' traitement de la paie près de chez moi ' Cela vous fournira une liste de fournisseurs de services dans votre région.
La ligne de fond
Les services de paie que nous présentons ci-dessus sont tous de très bons services et vous en serez probablement satisfait. Oui, vous aurez besoin de faire un peu de travail et d'avoir quelques conversations, mais faire appel à un tiers pour gérer votre paie et vos impôts vous libérera pour faire des choses plus importantes dans votre entreprise.
Note de la rédaction : Vous recherchez des services de paie pour votre entreprise ? Si vous souhaitez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre partenaire, BuyerZone, vous fournisse des informations gratuitement :
Note de la rédaction : Vous recherchez des services de paie pour votre entreprise ? Si vous souhaitez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre partenaire, BuyerZone, vous fournisse des informations gratuitement :
Divulgation éditoriale : Inc. écrit sur les produits et services dans cet article et d'autres. Ces articles sont indépendants du point de vue éditorial, ce qui signifie que les rédacteurs et les journalistes effectuent des recherches et écrivent sur ces produits sans aucune influence des services marketing ou commerciaux. En d'autres termes, personne ne dit à nos journalistes ou rédacteurs quoi écrire ou inclure des informations positives ou négatives particulières sur ces produits ou services dans l'article. Le contenu de l'article est entièrement à la discrétion du journaliste et de l'éditeur. Vous remarquerez cependant que nous incluons parfois des liens vers ces produits et services dans les articles. Lorsque les lecteurs cliquent sur ces liens et achètent ces produits ou services, Inc peut être indemnisé. Ce modèle publicitaire basé sur le commerce électronique - comme toute autre publicité sur nos pages d'articles - n'a aucun impact sur notre couverture éditoriale. Les journalistes et les éditeurs n'ajoutent pas ces liens et ne les gèrent pas non plus. Ce modèle publicitaire, comme d'autres que vous voyez sur Inc, soutient le journalisme indépendant que vous trouvez sur ce site.
