Les dépenses professionnelles sont classées de deux manières : les dépenses fixes et les dépenses variables. Les dépenses ou coûts fixes sont ceux qui ne fluctuent pas avec les changements du niveau de production ou du volume des ventes. Ils comprennent des dépenses telles que le loyer, les assurances, les cotisations et les abonnements, les locations de matériel, les paiements sur les prêts, l'amortissement, les salaires des cadres et la publicité. Les coûts variables sont ceux qui répondent directement et proportionnellement aux changements de niveau ou de volume d'activité, tels que les matières premières, les salaires horaires de production, les commissions sur les ventes, les stocks, les fournitures d'emballage et les frais d'expédition.
Les systèmes de comptabilité et de comptabilité suivent les activités en attribuant chaque transaction à un compte particulier : téléphones, frais de déplacement, achat de matériel, etc. Les comptes sont tous dotés d'un certain nombre d'attributs déterminants et parmi ceux-ci se trouve une désignation de dépense fixe ou de dépense variable. Ceci est important car la plupart des activités de planification d'entreprise nécessitent que les dépenses soient facilement séparées dans ces deux catégories. Ceux qui gèrent des entreprises apprennent rapidement à quel point il est crucial de suivre les dépenses de manière à rendre la planification, les prévisions et les enchères aussi simples que possible.
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Bien que les coûts fixes ne varient pas avec les changements dans la production ou le volume des ventes, ils peuvent changer au fil du temps. Par conséquent, les coûts fixes sont parfois appelés coûts périodiques. Certains coûts fixes sont engagés à la discrétion de la direction d'une entreprise, tels que les dépenses publicitaires et promotionnelles, tandis que d'autres ne le sont pas. Il est important de se rappeler que tous les coûts fixes non discrétionnaires seront engagés même si le volume de production ou de vente tombe à zéro. Bien que la production et le volume des ventes soient les principaux facteurs déterminant le niveau des coûts variables encourus par une entreprise, ces coûts peuvent également fluctuer en fonction d'autres facteurs, tels que les changements de prix des fournisseurs ou les efforts promotionnels saisonniers. Certaines dépenses peuvent comporter à la fois des éléments fixes et des éléments variables. Par exemple, une entreprise peut verser à un commercial un salaire mensuel (un coût fixe) plus une commission en pourcentage pour chaque unité vendue au-dessus d'un certain niveau (un coût variable).
Il est important de comprendre le comportement des différents types de dépenses à mesure que le volume de production ou de vente augmente. Les coûts fixes totaux restent inchangés à mesure que le volume augmente, tandis que les coûts fixes par unité diminuent. Par exemple, si une entreprise de vélos avait des coûts fixes totaux de 1 000 $ et n'a produit qu'un seul vélo, alors la totalité des 1 000 $ de coûts fixes doit être appliquée à ce vélo. D'un autre côté, si la même entreprise produit 10 vélos, les coûts fixes par unité tombent à 100 $. Les coûts variables se comportent différemment. Les coûts variables totaux augmentent proportionnellement à l'augmentation du volume, tandis que les coûts variables par unité restent inchangés. Par exemple, si l'entreprise de bicyclettes engageait des coûts variables de 200 $ par unité, les coûts variables totaux seraient de 200 $ si un seul vélo était produit et de 2 000 $ si 10 vélos étaient produits. Cependant, les coûts variables appliqués par unité seraient de 200 $ pour le premier et le dixième vélo. Les coûts totaux de l'entreprise sont une combinaison des coûts fixes et variables. Si l'entreprise de bicyclettes produisait 10 vélos, ses coûts totaux seraient de 1 000 $ fixes plus 2 000 $ variables égales à 3 000 $, ou 300 $ par unité.
Il est très important pour les propriétaires de petites entreprises de comprendre comment leurs divers coûts réagissent aux changements dans le volume de biens ou de services produits. La répartition des dépenses sous-jacentes d'une entreprise détermine le niveau de prix rentable de ses produits ou services, ainsi que de nombreux aspects de sa stratégie commerciale globale. Un propriétaire de petite entreprise peut utiliser sa connaissance des dépenses fixes et variables pour déterminer le seuil de rentabilité de l'entreprise (le nombre d'unités ou de dollars auquel le total des revenus est égal aux coûts totaux, de sorte que l'entreprise atteint le seuil de rentabilité) et pour prendre des décisions relatives à la tarification biens et services.
Les économies d'échelle sont un autre domaine d'activité qui ne peut être appréhendé que dans le cadre de dépenses fixes et variables. Des économies d'échelle sont possibles car dans la plupart des opérations de production, les coûts fixes ne sont pas liés au volume de production ; les coûts variables sont. Les grandes séries de production « absorbent » donc une plus grande partie des coûts fixes. Un exemple est un tirage. La configuration du tirage nécessite la gravure d'une plaque après un processus photographique, le montage de la plaque sur la presse à imprimer, le réglage du débit d'encre et l'exécution de cinq ou six pages pour s'assurer que tout est correctement configuré. Le coût de mise en place sera le même que l'imprimante produise une copie ou 10 000. Si le coût d'installation est de 55 $ et que l'imprimante produit 500 copies, chaque copie portera 11 cents du coût d'installation - les coûts fixes. Mais si 10 000 pages sont imprimées, chaque page ne coûte que 0,55 centime de coût d'installation. La réduction du coût unitaire est une économie due à l'échelle.
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La détermination des dépenses fixes et variables est la première étape de l'analyse du seuil de rentabilité. Le nombre d'unités nécessaires pour atteindre le seuil de rentabilité = coûts fixes / (prix - coûts variables par unité). Cette équation fournit à un propriétaire de petite entreprise de nombreuses informations précieuses en soi, et elle peut également être modifiée pour répondre à un certain nombre de questions importantes, telles que la rentabilité d'une expansion planifiée. Savoir comment travailler avec des informations sur les dépenses fixes et variables peut être particulièrement utile pour les personnes qui envisagent d'acheter une petite entreprise. De nombreuses entreprises, en particulier les franchises, sont réticentes à donner des informations sur les bénéfices projetés, mais fourniront des informations sur les coûts et les prix unitaires. L'acheteur potentiel peut ensuite utiliser ces informations pour calculer le nombre d'unités et le volume en dollars qui seraient nécessaires pour réaliser un profit, et déterminer si ces chiffres semblent réalistes.
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