ORGANIGRAMMES

Un organigramme, ou organigramme, est une représentation graphique d'un processus ou d'un système qui détaille l'enchaînement des étapes requises pour créer une sortie. Un organigramme typique utilise un ensemble de symboles de base pour représenter diverses fonctions et montre la séquence et l'interconnexion des fonctions avec des lignes et des flèches. Les organigrammes peuvent être utilisés pour documenter pratiquement n'importe quel type de système d'entreprise, du mouvement des matériaux à travers les machines dans une opération de fabrication au flux d'informations sur les candidats en passant par le processus d'embauche dans un service des ressources humaines.

Chaque organigramme concerne un processus ou un système particulier. Il commence par l'entrée de données ou de matériaux dans le système et retrace toutes les procédures nécessaires pour convertir l'entrée en sa forme de sortie finale. Les symboles d'organigramme spécialisés montrent les processus qui ont lieu, les actions qui sont effectuées à chaque étape et la relation entre les différentes étapes. Les organigrammes peuvent inclure différents niveaux de détail selon les besoins, d'une vue d'ensemble de haut niveau d'un système entier à un diagramme détaillé d'un processus de composant au sein d'un système plus vaste. Dans tous les cas, l'organigramme montre la structure globale du processus ou du système, retrace le flux d'informations et son parcours, et met en évidence les principaux points de traitement et de décision.

Les organigrammes sont un outil important pour l'amélioration des processus. En fournissant une représentation graphique, ils aident les équipes de projet à identifier les différents éléments d'un processus et à comprendre les interrelations entre les différentes étapes. Les organigrammes peuvent également être utilisés pour recueillir des informations et des données sur un processus afin d'aider à la prise de décision ou à l'évaluation des performances. Par exemple, le propriétaire d'une petite agence de publicité qui espère réduire le temps nécessaire à la création d'une publicité imprimée pourrait utiliser un organigramme du processus pour identifier et éliminer les étapes inutiles. Bien que les organigrammes soient des outils de conception relativement anciens, ils restent populaires parmi les programmeurs informatiques travaillant sur l'analyse et la conception de systèmes. Ces dernières années, de nombreux logiciels ont été développés pour aider les gens d'affaires à créer des organigrammes.

CONSTRUIRE DES ORGANIGRAMMES

Les organigrammes utilisent généralement des symboles spécialisés. Certains des principaux symboles utilisés pour construire des organigrammes comprennent :

Un rectangle aux bords arrondis pour représenter les activités de début et de fin, qui sont parfois appelées activités terminales.
Un rectangle pour représenter une activité ou une étape. Chaque étape ou activité d'un processus est indiquée par un seul rectangle, appelé symbole d'activité ou de processus.
Un diamant pour signifier un point de décision. La question à laquelle il faut répondre ou la décision à prendre est écrite à l'intérieur du losange, qui est connu sous le nom de symbole de décision. La réponse détermine le chemin qui sera pris comme prochaine étape.
Les lignes de flux montrent la progression ou la transition d'une étape à une autre.

La construction d'un organigramme implique les étapes principales suivantes : 1) Définir le processus et identifier la portée de l'organigramme ; 2) Identifier les membres de l'équipe de projet qui doivent être impliqués dans la construction du diagramme de flux de processus ; 3) Définir les différentes étapes impliquées dans le processus et les interrelations entre les différentes étapes (tous les membres de l'équipe doivent aider à développer et se mettre d'accord sur les différentes étapes du processus) ; 4) Finaliser le schéma en impliquant les autres personnes concernées au besoin et en apportant les modifications nécessaires ; et 5) Utiliser l'organigramme et le mettre à jour en permanence au besoin.