COMMENT GÉRER UNE ENTREPRISE FAMILIALE

Vous avez entendu les statistiques : Moins de 30 pour cent des entreprises familiales survivent jusqu'à la deuxième génération, et seulement 10 pour cent durent jusqu'à la troisième. Cela semble sombre ? Ce n'est pas. Ce sont de bien meilleures chances de survie que pour les petites entreprises ne pas géré par une équipe de membres de la famille.

Un cercle managérial resserré et la flexibilité d'employés apparentés – et profondément investis – ont fait leurs preuves pour rendre une entreprise résiliente. Cela peut également conférer un avantage concurrentiel important et impressionner les clients, qui apprécient de savoir qu'ils ont affaire à quelqu'un qui se soucie profondément et qui porte le même nom de famille que celui sur l'en-tête. Mais la gestion familiale présente des défis uniques et intenses, notamment des dynamiques émotionnelles quotidiennes et des problèmes généraux tels que la planification de la relève.

Inc.com s'est entretenu avec des experts qui ont une expérience directe des entreprises familiales ainsi qu'avec des coachs et des consultants spécialisés dans la psychologie et la logistique de la gestion d'une entreprise familiale. Ils ont partagé leurs recherches, leurs conseils et leur expérience de vie.

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Gérer une entreprise familiale : tout est dans la planification

Il est facile de dire que toute start-up a besoin d'un plan d'affaires, d'un énoncé de mission et de projections de revenus. Dans une entreprise familiale, ce n'est pas si simple. Ces documents standard ne pourraient pas non plus s'appliquer - ou même être nécessaires au début, selon les experts. À leur place, cependant, une entreprise familiale doit plutôt se concentrer sur la rédaction d'accords, des attentes claires et l'attribution de rôles clairs aux membres de la famille.

«Ce que je recommande aux familles de faire, c'est de conclure autant d'accords à l'avance que possible», explique Fernando Lopez, un coach en systèmes relationnels basé à Toronto et spécialisé dans les affaires familiales chez Bridgespace Consulting. « Qu'est-ce qu'ils espèrent accomplir ? Que ne veulent-ils pas qu'il devienne ? Ils devraient avoir leurs rêves élevés et leurs rêves bas, et à partir de là, ils peuvent voir comment ils veulent travailler ensemble.

Ensemble, les attentes définies par les individus au sein d'une famille peuvent former une vision puissante pour l'avenir, qui guidera une entreprise vers l'avant. Idéalement, des documents officiels codifieront les attentes des membres de la famille. Au minimum, ils doivent être discutés dès le départ de manière assez approfondie, selon Cheryl Stein, présidente de Stein Consulting and Coaching à Chicago.

'Les familles qui sont vraiment intelligentes à ce sujet, qui établissent des règles, sont généralement les familles qui ne se désagrègent pas et finissent par ne plus jamais se parler', explique Stein. « Établir des règles lorsque vous vous entendez bien peut vous éviter des années de chagrin, même si vous ne faites qu'établir un cadre approximatif. »

Et elle le sait par expérience. Stein a été vice-présidente de la société immobilière multigénérationnelle de sa famille, travaillant aux côtés de ses frères et sœurs, de ses parents et de ses grands-parents pour soutenir leur entreprise vieille de 80 ans. Mais un manque d'attentes claires – et une dynamique familiale ineffaçable – l'ont amenée à quitter l'entreprise.

« Du vivant de mon père, il m'a toujours traité comme sa petite fille », dit Stein. «Je ne pouvais vraiment pas travailler dur dans cette situation parce que mon cerveau n'y était pas. Alors je suis retourné à l'école.

Stein a ensuite étudié les caractéristiques des entreprises familiales prospères et infructueuses. Ce qui est le plus important, dit-elle, c'est de prendre le temps de concevoir et de discuter d'un système de planification à long terme. Cela devrait être fait lors de réunions formelles, et non au coup par coup ou autour de la table du dîner.

« Faire de la place à la planification stratégique est la pièce la plus essentielle », dit-elle. « Demandez à tout le monde : où voulons-nous être dans cinq ans, en famille ? En tant qu'entreprise ? Et en tant qu'individu ? Les réponses à ces questions changeront tout le paysage, car lorsque des opportunités se présenteront, vous saurez qu'elles sont des opportunités.'

Lors de la rédaction d'un plan d'affaires - ou même simplement en jetant les bases en faisant un remue-méninges sur les rêves collectifs pour l'avenir de votre entreprise - il est important de réfléchir à ce qui vous rend unique, vous et votre famille, conseille Kathy Marshack, psychologue et coach en affaires familiales basée à Vancouver et Portland qui est l'auteur de Couples d'entrepreneurs : le faire fonctionner au travail et à la maison .

'Il s'agit de savoir qui vous êtes et quel est votre style familial, et de concevoir votre entreprise familiale autour de cela', explique Marshak. « Peut-être que vous êtes tous des super fonceurs et que vous voulez développer votre entreprise en ligne et à l'international - bien, allez-y. Ou, si vous vous contentez de gérer votre entreprise à partir de votre maison et que vous ne vous souciez pas beaucoup de gagner des millions, c'est formidable - assurez-vous simplement que vous êtes tous sur la même longueur d'onde.'

Si vous ne travaillez qu'avec un seul partenaire et que vous êtes dans une relation, qu'elle soit occasionnelle ou conjugale, il est conseillé de documenter votre relation d'affaires dans un accord formel de partenariat d'affaires. Le document doit, au minimum, inclure la durée de l'accord, les attentes des partenaires en matière d'apport en capital et les divisions des profits et des pertes. Vous pouvez également inclure les salaires, les attentes professionnelles et les conditions auxquelles le partenariat peut être dissous. Si cela ressemble à un accord prénuptial d'entreprise, c'est exactement ce qu'il devrait être, dit Marchack. Mais l'accord ne doit pas refléter ou fomenter des rancunes : il est conçu pour protéger les deux partenaires de l'entreprise.

'Quand vous aimez quelqu'un, lorsque vous faites confiance à un amoureux ou à un conjoint, vous pensez que vous n'avez pas besoin d'un accord de partenariat commercial – vous avez peur que l'autre personne pense qu'elle n'est pas aimée', dit-elle. 'Mais j'ai vu beaucoup plus de chagrin venir du fait de ne pas avoir d'accord juridique établi à l'avance quant à savoir à qui appartient ce que les partenaires devraient se séparer.'

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Gérer une entreprise familiale : définir les relations

Une partie de l'établissement d'attentes claires est également dans le présent. S'assurer que chaque employé – euh, frère ou sœur ou enfant – est satisfait nécessite non seulement de décrire, mais aussi de maintenir les responsabilités de chaque individu dans l'entreprise. Cela peut être accompli en mettant en œuvre des outils de ressources humaines simples, tels que des descriptions de poste classiques. Mais si vous débutez, vous pouvez laisser le processus commencer de manière organique en raison de la nature unique et parfois sensible des relations familiales, selon les experts. Après tout, toutes les personnes impliquées ont un grand intérêt dans la réussite de l'entreprise.

Stein propose pour commencer, de planifier des réunions d'affaires familiales. Ne comptez pas sur les discussions autour de la table pour gérer une entreprise. 'Ce qui se passe généralement, c'est que vous dirigez l'entreprise et que vous êtes embourbé dans l'entreprise, vous vous asseyez donc rarement pour discuter de ce qui se passe', dit-elle.

Une autre règle à déterminer – soit collectivement en tant qu'entreprise, soit en tant que PDG – est de savoir qui, dans le présent et l'avenir, fait partie de l'entreprise familiale. Décidez quelles qualifications sont nécessaires.

« Voulez-vous qu'ils aient une expérience extérieure ? Ont-ils besoin d'avoir une éducation? Est-ce que tout le monde dans la famille trouve un emploi ici? Ou y a-t-il des limites ?' elle dit.

L'élaboration d'une politique d'emploi comprend la décision sur les normes de rémunération ainsi que sur les attentes des employés. Et avant de penser à l'avenir, établissez des lignes directrices pour le présent.

'Une idée que j'ai souvent demandé aux gens de faire est qu'ils parlent tous de ce qu'ils pensent apporter à la table et de ce qu'ils pensent que le reste des membres de leur famille apporte à la table', dit Lopez. « Cela aide à décider quels rôles il convient le mieux à chaque membre d'assumer. »

Si vous êtes une petite entreprise sans beaucoup de politiques RH formelles, il peut toujours être utile de donner à chacun un titre de poste, une description et des normes de performance. Les récompenses sont essentielles, qu'il s'agisse d'un certain titre qu'un membre de la famille désire (et respecte) ou d'un certain salaire dont il a besoin.

Marshack dit que les hommes aux rênes d'une entreprise familiale doivent être particulièrement conscients de l'importance de la contribution de leurs enfants, de leur mère ou de leur épouse à l'entreprise. « Les gens ont en tête un certain montant qu'ils croient valoir. Peu importe ce que ce nombre est, mais si vous n'êtes pas payé un certain montant, vous avez des gens grincheux », dit-elle. 'Même de nos jours, je vois des entreprises où les femmes ne sont pas payées, ou pas autant, parce qu'elles sont simplement considérées comme aidantes.' Il y a une différence entre des conseils décontractés ou un café amical et les tâches de réceptionniste à temps plein. Si un partenaire, un conjoint ou un enfant fournit plus qu'un travail occasionnel, il devrait être entièrement rémunéré pour son temps.

Dans son livre, Le guide de survie pour les familles d'affaires , Gérald Le Van insiste sur l'importance d'une juste rémunération. Des avantages raisonnables devraient venir « avec une compréhension de l'argent, de sa signification, de son potentiel, de ses limites, de ce qu'il faut pour gagner, dépenser et économiser de l'argent… » Il existe une relation entre l'argent et l'estime de soi, note-t-il, et comme le gestionnaire d'une entreprise familiale, c'est quelque chose que vous devez savoir entretenir.

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Gérer une entreprise familiale : un accent sur une communication saine et productive

C'est une chose de dire que vous allez essayer de mieux communiquer avec les membres de votre famille, mais c'en est une autre de le faire réellement. Les experts disent que c'est l'une des parties les plus difficiles de la gestion d'une entreprise familiale.

Si vous êtes prêt à mettre en place des directives strictes dès le départ, la situation idéale est de tracer une ligne claire entre les discussions familiales et professionnelles. Tout comme vous ne devriez pas discuter des projets de douche de mariage du cousin Terry au travail, vous ne devriez pas laisser les affaires s'immiscer dans un dîner de famille. Cela ne serait pas juste pour la productivité au travail - et ce n'est pas non plus propice à une vie familiale heureuse.

Cela dit, votre famille reste votre famille. Vous avez un ensemble de tropes relationnels existants qui, qu'ils soient productifs ou contre-productifs, sont difficiles - et parfois impossibles - à briser. 'En fin de compte, vous êtes toujours des membres de la famille et vous allez généralement revenir à certains modèles de comportement', explique Stein. « Si votre frère avait l'habitude de prendre vos jouets et de les casser, il y aura quelque chose qui déclenchera cette colère au bureau. La meilleure chose à faire est de réaliser que ce n'est qu'un fait. Reconnaissez-le.'

Lopez, dont le travail a tendance à se concentrer sur les conflits familiaux au sein des petites entreprises, observe que les individus ont tendance à considérer les relations en termes très personnels, comme dans 'John est comme ça, Peter est comme ça, et je suis très frustré par ce qu'ils font .'

Au lieu de cela, il suggère que c'est sain pour les personnes qui envisagent la dynamique au sein de leur entreprise familiale dans le cadre d'un système. Si un individu est frustré, considérez qu'il y a de la frustration au sein du système.

«Ce que je demande aux familles d'apporter, c'est une perspective systémique», dit-il. «Chaque voix que vous avez sur le système ne devient pas personnelle, mais une critique du système. Et puis vous pouvez travailler de manière constructive pour le réparer.

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Gérer une entreprise familiale : le résultat

« Libérées de la pression des actionnaires publics, les entreprises familiales peuvent adopter une vision à plus long terme de la rentabilité – et viser la croissance sur une décennie ou une génération », écrit Le Van. Cette mentalité à long terme élimine la pression de se concentrer sur les bénéfices trimestriels - ou de devoir faire face à des chiffres ternes en réduisant, par exemple, les effectifs.

Même ainsi, une entreprise familiale est toujours une entreprise, et les problèmes financiers dans une entreprise familiale peuvent être une source d'inquiétude sérieuse. Voici quelques conseils pour maintenir une orientation familiale sur le bien-être économique d'une entreprise.

• Gardez des livres solides. En incorporant des outils financiers de base utilisés par d'autres entreprises, notamment des bilans et des comptes de résultat préparés régulièrement pour être distribués aux membres de la famille. En partageant et en analysant les données financières, vous pouvez rendre votre entreprise plus prévisible et donc plus stable. Si personne dans la famille n'a le talent pour l'analyse financière, établissez une relation avec un comptable extérieur. À long terme, des finances solides seront un outil absolument essentiel.

• Construire un consensus. Ne soyez pas trop désinvolte en matière de planification et de stratégie. Agissez comme si vous dirigiez une entreprise appropriée et planifiez des réunions régulières. Lors de ces réunions, vous devez commencer par noter que, même si tout le monde peut avoir un point de vue différent, vous devez vous efforcer de vous concentrer immédiatement sur un seul problème et de le résoudre. Rédigez un ordre du jour avant toute réunion et n'oubliez pas d'apporter une perspective de groupe sur les grands problèmes, tels que l'amélioration de votre P&L ou l'élaboration d'une vision pour l'avenir.

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• Ne laissez pas toujours la famille passer en premier. «Ce qui est intéressant avec les entreprises familiales, c'est qu'elles ont parfois tendance à prendre des décisions meilleures pour la famille que pour l'entreprise», observe Stein. Supposons que certains de vos proches prennent des vacances et qu'ils souhaitent que le reste de la famille les rejoigne. Qui dirigera l'entreprise en l'absence des membres de la famille? Si vous n'avez pas de bonne réponse à cette question, alors quelqu'un devrait sacrifier le voyage.

• Concentrez-vous sur le présent, ainsi que sur l'avenir. La planification de la relève a tendance à dominer la conversation de gestion dans les entreprises intergénérationnelles. Mais vous devriez également passer du temps à chercher des moyens de faire travailler les générations de manière productive ici et maintenant. « Qui veut former quelqu'un pour qu'il devienne obsolète ? Nous devons apprendre à nous concentrer davantage sur la collaboration et l'exploitation des meilleurs », déclare Stein. « Utiliser les capacités des uns et des autres pour faire avancer les affaires, pas pour faire sortir les gens. »

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Gérer une entreprise familiale : gérer le stress lié à la planification de la relève

Une grande partie de la réussite de votre entreprise dans l'avenir consiste à gérer les transitions de leadership avec finesse. Pour les entreprises qui semblent susceptibles de traverser plusieurs générations, la succession peut devenir un problème écrasant. C'est absolument délicat pour de nombreuses raisons, et doit donc être géré avec une main gentille mais stable. Le processus doit également être ouvert à tous.

Bien que la planification de la relève fasse partie intégrante de la réflexion de base sur les entreprises familiales, les propriétaires doivent prendre du recul pendant le processus, dit Marshack. « Vous devez être prudent et vous devez vous assurer que votre entreprise peut accueillir la prochaine génération. Tout le monde pense « Je veux que mon enfant travaille pour moi », mais l'entreprise peut-elle vraiment se le permettre ? »

Si vous pensez que votre entreprise est suffisamment solide pour durer à travers les générations, laissez le processus de préparation commencer. Mais soyez ouvert d'esprit et égal lorsque vous travaillez avec plusieurs enfants de la même tranche d'âge - et laissez-les conduire le processus. Certes, les enfants peuvent se développer à des rythmes différents et à des âges différents. Celui qui professe aimer les affaires à 18 ans peut se découvrir une nouvelle passion à l'université, et celui qui n'aime pas les finances et la comptabilité pourrait devenir du matériel de gestion après le lycée.

N'oubliez pas que lorsqu'un successeur est envisagé, il doit également remplir toutes les conditions préalables que vous avez définies pour l'avenir de votre entreprise. Demandez-vous : embaucheriez-vous quelqu'un avec l'expérience de vie et l'éducation de cet enfant pour me remplacer ?

« Pourquoi voudriez-vous que quelqu'un reprenne votre entreprise qui ne soit jamais sorti dans le monde et qui ait fait ses preuves ? » demande Marshack. 'S'ils n'avaient jamais eu à prendre soin d'eux-mêmes, ils pourraient ne pas ressentir d'urgence à s'occuper de certains problèmes.'

Dans le cadre du processus de préparation, vous devrez amener votre successeur dans le giron de la direction en l'exposant non seulement à des décisions commerciales importantes, mais en permettant à sa voix de se faire entendre. De plus, exposez-les à toutes les conditions futures que vous avez définies pour l'entreprise, y compris les rêves et les objectifs.

La situation peut devenir délicate lorsque vous êtes dans une ancienne entreprise familiale et que vous avez une jeune famille. Il est naturel de penser dès le départ que vos enfants feront partie de l'entreprise. Mais à quel point voulez-vous réellement préparer les jeunes enfants pour leur avenir dans des rôles spécifiques dans votre entreprise ? C'est une question extrêmement complexe, avec des ramifications sociologiques et psychologiques.

Stein indique qu'il s'agit d'un domaine dans lequel vous voudrez peut-être conseiller des conseillers externes, en particulier dans le domaine du conseil familial. Une interprétation moderne des études familiales pourrait conseiller de permettre à votre enfant de poursuivre tout intérêt dont il fait preuve. Mais Stein dit qu'en tant que parents d'une entreprise familiale, « nous avons cette responsabilité dans la façon dont nous élevons nos enfants, afin que l'héritage de l'entreprise perdure.

'C'est être parent sous couvert d'employabilité dans une entreprise, dans un sens', dit-elle. « Il faut surveiller, depuis qu'ils sont petits, le message qu'on leur envoie. Et cela peut être accompli.

Pour Lopez, lorsqu'il s'occupait de l'entreprise familiale – ses grands-parents possédaient deux hôtels – il a trouvé que la planification de la relève était le problème le plus difficile. La transition, dit-il, doit être facilitée non seulement en mettant les bonnes personnes en place pour prendre les rênes, mais en veillant à ce que tous les autres membres du clan sachent quel sera leur rôle. Tous les conflits existants, qu'ils soient juridiques ou simplement émotionnels, doivent être révélés au grand jour.

'La recommandation la plus forte est de faire remonter à la surface toutes les choses qui pourraient être sous la surface avant de quitter l'entreprise', a déclaré Lopez.

Simultanément à la planification de la relève, vous devez planifier votre sortie. Une partie nécessaire de cela est logistique : qu'adviendra-t-il des propriétés, des opérations et des taxes lorsque vous serez parti ? Cliff Ennico, dans son livre Guide de survie des petites entreprises , appelle l'impact des droits de succession, de décès et de succession lorsque le fondateur de l'entreprise décède comme l'un des « plus gros problèmes auxquels est confrontée une entreprise familiale aux États-Unis ». Avec un impôt fédéral sur les successions pouvant atteindre 55 % de la valeur de la succession, les entreprises familiales avec des successeurs désireux de reprendre les affaires futures peuvent être obligées de vendre l'entreprise afin de payer une facture fiscale massive.

Afin d'éviter de telles taxes catastrophiques, il suggère d'utiliser une technique de planification qui consiste à créer une société en commandite familiale. Le fondateur transférerait ses actions à la société de personnes, dont le conjoint et les héritiers du fondateur peuvent être associés en faisant de petites contributions. Cependant, les FLP sont difficiles à mettre en place, alors Ennico suggère de faire appel à un avocat spécialisé dans les fiducies et les successions.

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Gérer une entreprise familiale : faites appel à une expertise extérieure

Oui, votre entreprise appartient à votre famille, mais il est parfois nécessaire de faire appel à des experts externes.

• Pendant la croissance. Si votre entreprise est florissante, mais que les membres de la famille sont alourdis par d'innombrables responsabilités, il est temps de faire appel à une aide extérieure. Pour de nombreuses entreprises familiales, il semble logique et plus rentable d'embaucher de bas en haut, en faisant appel à des travailleurs pour s'occuper du travail de bureau ou de l'emballage et de l'expédition. Résistez à cette envie et envisagez plutôt d'embaucher un gestionnaire chevronné possédant une réelle expertise dans un domaine qui vous manque actuellement.

Avant d'embaucher un gros bonhomme, bien sûr, il est important de discuter de la décision avec toutes les personnes impliquées. Il est également important de connaître les normes de base en matière de ressources humaines que votre famille pourrait contourner. Vous devez établir des pratiques de base, telles qu'une paie équitable, une description de poste claire et un horaire de travail raisonnable pour la nouvelle embauche. (Ce n'est pas parce que vous et votre frère travaillez les week-ends qu'il ou elle devra le faire.) Et rappelez-vous, les normes que vous tenez à cette personne - et les avantages qu'elle en retire - devront être établies à tous les niveaux si elles ne le sont pas déjà. .

• Lors de décisions importantes. Même si votre famille est unie et que les affaires sont florissantes, de nombreux experts suggèrent toujours de faire appel à un conseil d'administration externe pour conseiller la direction et aider à prendre des décisions importantes concernant l'avenir de l'entreprise. Un conseil d'administration composé de personnes extérieures à la famille qui ont le sens des affaires et qui travaillent dans des domaines non concurrentiels peut aider à tout, de la résolution des conflits à la planification financière.

'Cela aide d'avoir un examen objectif, car vous n'aurez pas une voix objective au sein de votre famille, peu importe vos efforts', dit Marshack. 'Les personnes qui dirigent une entreprise familiale seront souvent plus lucides lorsqu'elles savent qu'elles doivent répondre devant un conseil d'administration de décisions importantes.'

Stein convient qu'un conseil d'administration externe peut inculquer un sentiment de responsabilité et de perspective même à la plus petite entreprise familiale. Les membres d'un conseil d'administration doivent être rémunérés pour leur temps, bien sûr. Si votre petite entreprise n'est pas en mesure de payer les membres du conseil d'administration, vous pouvez vous tourner vers l'un des dizaines de centres d'affaires familiaux locaux qui ont vu le jour dans tout le pays. Souvent, en donnant un peu de votre temps pour aider d'autres entreprises dans le cadre d'un groupe consultatif de pairs, vous obtiendrez le même soutien de la part de personnes qui ne sont pas en concurrence commerciale avec vous.

« Littéralement de Rutgers à l'Université du Vermont, en passant par Toledo, les centres d'affaires familiales surgissent partout aux États-Unis en raison de la récente connaissance publique de la part de l'épine dorsale du pays qui repose sur les entreprises familiales », explique Stein.

• Pendant le conflit. Que vous fassiez partie d'une équipe mari-femme ou d'une famille intergénérationnelle, vous savez pousser les boutons de vos partenaires d'affaires comme nul autre. Lorsque des conflits de nature émotionnelle ou familiale surviennent et ne se résolvent pas rapidement, envisagez de faire appel à un coach relationnel, un médiateur ou un conseiller en affaires familiales. Un conseiller individuel peut travailler sur des questions trop personnelles pour être soumises à un conseil d'administration. Et tout conseiller embauché devrait être autorisé – et encouragé – à rencontrer et à parler avec tous les membres de la famille au sujet de leurs objectifs, préoccupations et stress.