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Les propriétaires de petites entreprises sont réputés pour leur capacité à étirer un dollar quand ils le doivent, mais il y a des moments où économiser un peu maintenant peut vous coûter beaucoup plus cher plus tard. Essayer de faire des affaires avec du matériel technologique qui a dépassé son utilité est l'un de ces moments.
Le matériel vieillissant impose une variété de coûts directs et indirects qui peuvent réduire les flux de trésorerie et la productivité, souvent sans même que vous vous en rendiez compte. Plus d'un tiers des petites entreprises d'un récente étude Techaisle fonctionnaient avec des PC d'au moins quatre ans. Ces ordinateurs plus anciens sont plus sujets que les modèles plus récents aux pannes qui peuvent entraîner la perte de données critiques et laisser les employés se tourner les pouces pendant de longues périodes.
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L'étude Techaisle a révélé que les petites entreprises dépensent en moyenne 427 à 521 $ par PC en frais de réparation pour les machines de quatre ans ou plus. Ces PC sont également plus susceptibles de nécessiter des mises à niveau car le nombre d'applications exécutées simultanément (une moyenne de huit pour les petites entreprises) continue d'augmenter. Chaque année, 25 % des anciens PC utilisés par les petites entreprises nécessitent une mise à niveau à un coût moyen de 134 $ chacun.
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Les coûts de furtivité peuvent atteindre 1 500 $
Dans de nombreux cas, les coûts combinés de réparation et de mise à niveau peuvent dépasser le coût d'un nouvel ordinateur. Techaisle appelle cela un coût furtif qui draine les flux de trésorerie et augmente les coûts d'exploitation d'une petite entreprise. Le meilleur moyen d'éviter ce coût - que Techaisle évalue à plus de 1 500 $ par an par ordinateur de quatre ans - est d'évaluer régulièrement les capacités de votre équipement.
Pour commencer, chaque fois que vous envisagez un achat ou une mise à niveau de logiciel, vous devez automatiquement vérifier la capacité de votre matériel à répondre aux exigences définies par le fournisseur de logiciels. Cependant, ils ont tendance à être le strict minimum requis pour que le logiciel fonctionne, explique Tysen Landmesser, directeur informatique chez Accumold , un fabricant de composants critiques microscopiques. Pour garantir des performances optimales, il spécifie généralement des caractéristiques de performances matérielles supérieures d'au moins 50 % aux exigences minimales du fournisseur de logiciels.
Un dysfonctionnement matériel grave ou une panne totale est un déclencheur évident pour un remplacement immédiat, bien sûr, mais Accumold maintient également un calendrier de mise à niveau régulier pour tout son matériel. Il remplace les technologies basées sur PC telles que les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables tous les quatre ans, et le matériel serveur et réseau est mis à niveau selon un calendrier de cinq à sept ans. En utilisant un calendrier, nous pouvons raisonnablement contrôler les coûts, dit Landmesser. Cela nous permet de respecter un budget cohérent tout en nous assurant que notre équipement n'empêche pas les employés d'effectuer des tâches critiques.
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Signale qu'il est temps de mettre à niveau
Erik Day, vice-président et directeur général de Dell Small Business, explique que la nécessité d'une mise à niveau matérielle peut également être signalée par ces conditions :
- Le matériel nuit à la productivité en raison de pannes ou de performances lentes
- Vous utilisez des systèmes d'exploitation hérités, tels que Windows XP ou Windows 7
- Vos systèmes sont en fin de vie et ne sont plus pris en charge par le constructeur
- Vos systèmes ont une garantie inactive
- Les pièces de rechange deviennent difficiles à trouver
- Les coûts de réparation et d'entretien sont égaux ou supérieurs au coût de remplacement
Une approche qui peut aider les petites entreprises à maximiser la durée de vie du matériel sans compromettre l'efficacité et les performances optimales consiste à regrouper les utilisateurs finaux en fonction de leurs besoins informatiques et de leurs normes logicielles, suggère Daniel Schneider, vice-président et CTO de PCM , un grand fournisseur de solutions technologiques et partenaire Intel North America de l'année. Vous pouvez établir un cycle d'actualisation pour chaque groupe en fonction du coût de maintenance des points de terminaison et de tout changement qui se produit avec la combinaison d'applications utilisées par chaque groupe.
Quelle que soit l'approche que vous adoptez pour la mise à niveau du matériel, cela ne doit pas être fait dans le vide. Considérez les décisions concernant le matériel et les logiciels comme un continuum unique. Les organisations qui s'alignent pour prendre des décisions basées sur ce continuum ont des utilisateurs finaux satisfaits et peuvent réduire le coût global de l'assistance, explique Schneider.
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