Si vous avez besoin d'un système pour vous aider à gérer vos documents au sein de votre équipe, mais que votre budget est serré, la version gratuite de Documents Zoho Le système de gestion de documents (DMS) est une option solide. Cette version prend en charge des équipes allant jusqu'à 25 utilisateurs, alloue 5 Go de stockage cloud par utilisateur et revendique une sécurité et une conformité solides. C'est notre choix pour les meilleurs logiciels/systèmes de gestion de documents gratuits pour les petites entreprises 2018.
Lorsque nous avons examiné les DMS pour les petites entreprises, nous avons constaté que très peu proposent une version gratuite de leur logiciel. Ceux que nous avons trouvés n'étaient souvent autorisés que pour un seul compte utilisateur. Nous avons également examiné les logiciels open source gratuits, mais avons constaté que leur utilisation nécessite la présence d'un personnel informatique ayant une compréhension approfondie du système. Zoho Docs, cependant, dispose d'une interface utilisateur conviviale, de forums d'assistance en ligne et de nombreuses fonctionnalités des services payants que nous avons examinés.
Les fonctionnalités offertes dans la version gratuite de Zoho Docs incluent :
Synchronisation du bureau
Limite de téléchargement de fichiers de 1 Go
Contrôles d'administration
Intégration de Dropbox
Suite bureautique Zoho
SSL
Gestion des versions de fichiers (jusqu'à 25 versions)
Collaboration de fichiers sécurisée
Authentification à deux facteurs
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Application mobile
Chat dans l'application
Notification par e-mail
Bien sûr, la version gratuite ne possède pas toutes les fonctionnalités dont bénéficient les utilisateurs payants de Zoho Docs, telles que la piste d'audit, la version de fichier illimitée, les liens protégés par mot de passe/expiration, la récupération illimitée, le transfert de propriété de fichier et plus encore. C'est normal et un utilisateur gratuit peut passer à un service payant à mesure que ses besoins augmentent.
Les avis des clients, y compris ceux qui ont commenté la version gratuite, ont été globalement très positifs. La plate-forme a remporté le prix Great User Experience Award 2017 de FinancesOnline.com et a été classée n ° 11 dans sa catégorie partage de fichiers et gestion de documents.
Zoho Docs, comme Google Docs, a son propre format pour les fichiers. Certains utilisateurs ont fait remarquer que travailler avec des documents Word dans ce système est un peu plus difficile qu'ils ne le souhaiteraient. Cependant, une fois qu'un fichier est converti en Zoho Doc, il semble facile à modifier et à collaborer. De plus, la fonctionnalité et l'apparence de la plupart des fonctionnalités de l'interface utilisateur vous seront familières. Par exemple, l'organisation des fichiers utilise la structure de classeur traditionnelle. Et, comme de nombreux systèmes de gestion de documents, la fonctionnalité de recherche par mot-clé en texte intégral permet à un utilisateur de trouver un document même s'il ne se souvient pas de son emplacement ou de son titre.
L'un des défis de la version gratuite peut être d'obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin. L'assistance téléphonique n'est disponible que pour les clients payants. Les utilisateurs non payants peuvent soumettre un ticket d'assistance et accéder aux forums directement depuis l'application pour discuter avec d'autres utilisateurs qui peuvent aider à résoudre les problèmes. Vous pouvez également accéder au Guide de l'utilisateur, aux FAQ, aux webinaires et au blog dans la section ressources du site Web.
Dans l'ensemble, Zoho Docs dispose d'un ensemble de fonctionnalités solides pour gérer, stocker et collaborer sur des documents au sein de petites équipes. Les entreprises dont le budget est serré ou qui souhaitent commencer avec un service gratuit, puis effectuer une mise à niveau à mesure que les besoins augmentent, peuvent envisager la version gratuite de Zoho Docs.
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