Les e-mails sont la monnaie d'échange de la communication d'entreprise dans le monde d'aujourd'hui. Et bien qu'il y ait des écrans et des fils entre les expéditeurs et les destinataires, il est toujours important de maintenir une courtoisie et une étiquette appropriées. Divaguer encore et encore ou taper des phrases non pertinentes est tout aussi mauvais que de débiter verbalement du charabia devant des clients ou des managers. Améliorer vos compétences en communication de cette manière est essentiel si vous voulez réussir en affaires.
Plus de 100 milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour, et le temps moyen passé à lire chacun est de 15 à 20 secondes. Soyez bref, d'autant plus que 65% de tous les e-mails sont ouverts en premier sur un écran mobile plus petit. Une façon de vous assurer que votre message est reçu et que votre réputation n'est pas compromise dans le processus est d'éliminer immédiatement ces 10 phrases dénuées de sens de vos e-mails.
1. 'Veuillez être informé...'
Cette phrase est souvent utilisée parce qu'elle a l'air professionnelle, mais elle est toujours inutile. Au lieu de cela, soyez direct et concis. Si vous prenez le temps d'écrire un e-mail, le destinataire sait déjà que votre intention est de l'informer de quelque chose. Leur dire que vous allez le faire revient inconsciemment à insulter leur intelligence.
2. 'N'hésitez pas à me contacter...'
Lorsque vous utilisez cette phrase, vous énoncez encore une fois l'évidence. Les gens vous contacteront s'ils sont intéressés par ce que vous avez envoyé ou s'ils ont une question concernant votre message. Puisqu'ils peuvent exercer leur liberté d'expression numérique par eux-mêmes, ils n'ont pas besoin que vous les invitiez ou que vous leur accordiez l'accès pour répondre.
3. 'Je viens de...'
Récemment, Ellen Leanse, fondatrice de Karmahacks, a ébouriffé quelques plumes lorsqu'elle a dénoncé la surutilisation par les femmes du mot «juste» dans les communications professionnelles. Dans un article sur LinkedIn, Leanse s'oppose au mot - qu'elle affirme que les femmes utilisent trois à quatre fois plus souvent que les hommes - en disant :
J'ai commencé à remarquer que 'juste' n'était pas une question de politesse : c'était un subtil message de subordination, de déférence. Parfois, c'était effacé. Parfois même duplicité. Lorsque j'ai commencé à vraiment écouter, j'ai réalisé que le fait de le supprimer d'une phrase clarifiait et renforçait presque toujours le message.
Que vous soyez d'accord ou non avec ses conclusions (et plusieurs autres voix éminentes ne sont pas d'accord), sa discussion sur « juste » comme un mot « enfant », selon le modèle d'analyse transactionnelle publié par Eric Berne, mérite une certaine exploration. En attendant, évitez cette phrase et choisissez plutôt un langage plus définitif.
4. 'Je pense...'
Les expéditeurs incluent souvent « Je pense... » pour minimiser le coup potentiel d'un rejet futur, mais en utilisant cette phrase, vous dites au destinataire que vous n'êtes pas sûr de vous. Chaque fois que vous communiquez - dans des e-mails ou dans la vraie vie - vous devez avoir l'air confiant avec votre message. Si vous ne le faites pas, vous risquez que le destinataire ignore votre opinion et avance avec une idée différente. Représenter la confiance au travail est la clé du succès.
5. « En annexe, veuillez trouver… » ou « En pièce jointe, veuillez trouver… »
Cela peut sembler mineur, mais rien ne peut en réalité être inclus dans un e-mail. Les fichiers peuvent être joints, mais rien ne peut être placé dans un e-mail. En utilisant l'une ou l'autre de ces phrases, l'écrivain évite d'utiliser le pronom «je», mais cela rend la phrase archaïque. Informez simplement le lecteur : « J'ai joint... »
6. 'J'espère que tu vas bien...'
Cette phrase est généralement écrite à deux reprises. Dans un cas, il apparaît juste avant que vous ne frappiez le destinataire avec quelque chose d'indésirable. L'autre est lorsque vous voulez feindre une relation étroite avec quelqu'un ou un véritable intérêt pour quelqu'un alors qu'il n'y en a pas. Si vous êtes vraiment intéressé par le bien-être de quelqu'un, parlez-en directement plutôt que d'utiliser cette phrase de remplissage.
7. 'Je pensais tendre la main...'
Je ne sais pas pour vous, mais cette phrase me fait imaginer un enfant en bas âge agrippant quelque chose hors de portée des attaches d'un siège d'auto. Il semble également très timide et dépeint l'insécurité. Au lieu de cela, écrivez simplement votre message ou votre question et soyez direct. Plutôt que de dire « Je pensais pouvoir vous contacter », dites « J'aimerais vous offrir un déjeuner pour discuter de mon idée d'entreprise ». Tourner autour du pot ne rend service à personne. Au lieu de cela, indiquez clairement votre intention au destinataire.
8. « Puis-je choisir votre cerveau ? »
Cela indique essentiellement à la personne à qui vous envoyez un message que vous souhaitez prendre son temps sans rien offrir de valeur en retour. Au lieu de cela, efforcez-vous de partager un point de vue intéressant ou utile avec le destinataire, en faisant savoir à cette personne que vous souhaitez une collaboration à double sens entre vous deux à l'avenir.
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Lorsque j'ai aligné des allocutions, j'ai constaté que cette approche directe fonctionnait le mieux - résultant en un taux de réussite de 52% pour l'obtention d'un message de suivi, contre un taux de réponse de 20 à 27% avec les autres méthodes que j'ai essayées.
9. 'À qui de droit...'
Il y a quelques scénarios où cette phrase est appropriée, mais ils sont rares. Si vous savez à qui votre message concerne, adressez-vous directement à cette personne au lieu de vous cacher derrière cette introduction. Utiliser la phrase ci-dessus au lieu de nommer la personne vous fait paraître peu confiant et inutilement formel. Appuyez sur le bouton Supprimer avant d'envoyer un e-mail contenant ces mots.
10. « Sincèrement vôtre ... »
Dans le passé, cette phrase était un raccourci populaire de fermetures plus affectées, mais dans la communication par e-mail d'aujourd'hui, cela semble très formel et hypocrite. Généralement, vous pouvez fermer un e-mail avec un simple « Merci » ou simplement votre nom. « Cheers » est une autre option amusante qui transmet des vœux sans paraître étouffant ou coincé. De nos jours, nous comprenons tous quand un message est terminé. Il n'est pas nécessaire d'aller très loin avec une clôture formelle.
Montez dans l'assiette et rédigez un meilleur courrier électronique. Vos collègues apprécieront la brièveté de vos messages, et vous obtiendrez une meilleure réponse lorsque vos demandes seront plus claires. Il n'y a pas besoin de peluches et de remplissage dans les e-mails. Dites simplement ce que vous voulez dire. Les résultats parleront d'eux-mêmes.
Quelles phrases vous agacent le plus dans les e-mails ? Partagez vos plus grandes bêtes noires dans les commentaires ci-dessous.
