Créer un e-mail professionnel efficace est devenu un art perdu. De plus en plus de professionnels reçoivent des correspondances avec des salutations impersonnelles ou inexistantes, des fautes d'orthographe, un manque de structure et un contenu peu clair. Ces e-mails mal rédigés peuvent nuire à l'expéditeur ou même décourager quelqu'un de faire affaire avec lui.
C'est pourquoi il est si important de prêter attention à étiquette et bonnes pratiques lorsque vous communiquez avec des contacts professionnels, des collègues et des employés par courrier électronique. Ci-dessous, un groupe de chefs d'entreprise a partagé ses conseils pour rédiger l'e-mail professionnel parfait et pourquoi chaque conseil est si efficace.
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Utilisez une ligne d'objet claire et pertinente.
Vous avez peut-être le meilleur e-mail au monde, mais si votre objet tombe à plat, il ne sera probablement jamais ouvert. C'est pourquoi la ligne d'objet de votre e-mail est si importante.
'Évitez les lignes d'objet vagues ou génériques et assurez-vous que ce dont vous parlez est clair', déclare Kalin Kassabov, fondateur et PDG de ProTexting . « S'il s'agit d'un message adressé à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien, vous pouvez mentionner le contexte, par exemple « Re : notre conversation à la conférence virtuelle XYZ ».
Soyez bref.
Avec autant d'e-mails entrant dans votre boîte de réception, vous n'aimeriez probablement pas lire un long e-mail de plusieurs paragraphes - et la personne à qui vous envoyez un e-mail non plus, déclare Kelsey Raymond, co-fondatrice et présidente de Influence & Cie.
'Si vous vous surprenez à écrire plus de quatre paragraphes dans un e-mail, demandez si ce serait mieux comme un appel téléphonique', dit Raymond.
Dites-leur pourquoi.
La plupart des e-mails visent à amener quelqu'un à effectuer une action spécifique après l'avoir lu. Que vous demandiez quelque chose à un collègue ou que vous présentiez vos services à un prospect, dites-lui pourquoi vous faites la demande.
'Par exemple, 'Hey Clara, pourriez-vous s'il vous plaît passer par cette feuille de calcul pour aider notre argumentaire à la société A', ou 'Bonjour Mark, nos services augmenteraient les pistes vers votre entonnoir de vente. Si cela vous intéresse, parlons-en », déclare Samuel Thimothy, co-fondateur de OneIMS . « Si vous pouvez vendre ce qu'il y a pour eux, vous les influencez. »
Ajoutez un appel à l'action.
En plus d'expliquer la raison de votre e-mail, assurez-vous d'ajouter un appel à l'action (CTA) à la fin, explique Stephanie Wells, co-fondatrice et CTO de Formes formidables .
« L'ajout d'un CTA permet à vos abonnés de naviguer ailleurs afin qu'ils puissent continuer à interagir avec votre marque en dehors de leur boîte de réception », note Wells. « Un lien vers votre site Web générera un trafic ciblé et déplacera les clients dans l'entonnoir de vente afin que vous puissiez augmenter vos conversions. »
Soyez amical et optimiste.
Il est souvent difficile d'interpréter le ton et l'émotion d'une personne via des supports textuels, alors Matt Wilson, co-fondateur de Moins de 30 ansExpériences , recommande d'être très amical et optimiste pour désarmer tout malentendu potentiel.
'Soyez très direct dans le contenu de votre e-mail, mais si vous commencez et terminez avec un enthousiasme supplémentaire ou des exclamations, cela peut aider quelqu'un à interpréter le ton de l'e-mail comme plus positif', déclare Wilson. « Quand les gens sont fatigués ou paresseux, ils oublient que les e-mails ne sont souvent pas bien reçus et se heurtent à des problèmes ».
Personnalisez-le et rendez-le pertinent.
Nicole Munoz, fondatrice et PDG de Nicole Munoz Conseil , conseille aux professionnels d'inclure la personnalisation et la preuve sociale dans leurs e-mails professionnels.
'Les gens veulent savoir qu'il y a une bonne raison de lire l'e-mail et que leur temps est bien dépensé', explique Munoz. 'Pour le montrer, assurez-vous que l'e-mail est pertinent pour eux.'
Testez différentes lignes d'objet et copiez.
Lorsque Ruben Yonatan, fondateur de Liste Saas , et son équipe envoyaient des e-mails présentant des messages d'invités, ils ont appris à créer l'argumentaire parfait en testant différents éléments et en suivant les résultats.
'Nous avons remarqué, par exemple, que lorsque nous donnions deux options pour un titre, nous obtenions un engagement plus élevé', explique Yonatan. « Certains essais et erreurs, ainsi que des analyses et des ajustements, vous aideront à créer un e-mail professionnel parfait pour votre objectif. »
Brouillon d'abord, puis ajoutez l'e-mail du destinataire.
La seule chose pire qu'un email mal écrit ? Un e-mail à moitié écrit qui a été envoyé par inadvertance avant qu'il ne soit terminé. Pour éviter cet incident, Diana Goodwin, fondatrice et PDG de MarketBox , écrit toujours le corps et la ligne d'objet de l'e-mail en premier, puis ajoute l'e-mail du destinataire comme dernière étape.
« Même lorsque je suis pressé, l'e-mail passe toujours en dernier pour éviter tout envoi accidentel ou prématuré d'e-mails », explique Goodwin. 'L'activation de l'option 'Annuler l'envoi' dans Gmail est également une bouée de sauvetage. '
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