A l'ère d'Internet , vous pourriez vous retrouver à cliquer sur « répondre », à taper une réponse rapide et à appuyer sur « Envoyer » sans réfléchir à ce que vous venez d'écrire. Mais les experts s'accordent à dire que votre comportement de courrier électronique a le potentiel de saboter votre réputation à la fois personnellement et professionnellement. Inc.com a contacté certains des experts en e-mail les plus chevronnés de l'industrie et leur a demandé comment perfectionner votre étiquette d'e-mail.
1. Ne discutez que des affaires publiques. Nous avons tous entendu parler d'un e-mail « privé » qui a fini par être transmis à l'ensemble de l'entreprise et, dans certains cas, partout sur Internet. L'une des choses les plus importantes à considérer lorsqu'il s'agit de l'étiquette du courrier électronique est de savoir si le sujet dont vous discutez est public ou doit être abordé à huis clos. Demandez-vous si le sujet abordé est quelque chose que vous écririez sur du papier à en-tête de l'entreprise ou que vous publieriez sur un babillard avant de cliquer sur « envoyer ». -- Judith Kallos ,
auteur de E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail : Le manuel et E-Mail : Un guide pour bien l'écrire
2. Présentez-vous brièvement. Ne présumez pas que la personne qui reçoit votre e-mail sait qui vous êtes ou se souvient de vous avoir rencontré. Si vous n'êtes pas sûr que le destinataire reconnaisse votre adresse e-mail ou votre nom, incluez un simple rappel de qui vous êtes par rapport à la personne que vous contactez ; une biographie formelle et approfondie de vous-même n'est pas nécessaire. -- Peggy Duncan , expert en productivité personnelle et auteur de Surmontez la surcharge de messagerie avec de meilleures habitudes, une étiquette et Outlook 2007
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3. N'envoyez pas d'e-mails en colère. Envoyer des e-mails avec de mauvaises nouvelles, licencier un client ou un fournisseur, exprimer de la colère, réprimander quelqu'un, dénigrer d'autres personnes dans des e-mails (en particulier si vous dites quelque chose de moins que gentil à propos de votre patron) sont tous des non-non majeurs. Parce que le courrier électronique peut sembler si informel, de nombreuses personnes tombent dans ce piège. Rappelez-vous toujours que la correspondance par e-mail dure pour toujours. -- Lindsey Pollak , expert en carrière et en milieu de travail, consultant en étiquette de courrier électronique et auteur de Passer du collège à la carrière
4. Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie. Le nombre maximum de points d'exclamation dans un e-mail professionnel ? Une. Sinon, vous risquez d'avoir l'air enfantin et non professionnel. -- Pollak
5. Soyez prudent avec les informations confidentielles. Abstenez-vous de discuter d'informations confidentielles dans des e-mails, telles que les informations fiscales de quelqu'un ou les détails d'une transaction commerciale hautement sensible. Si l'e-mail tombait entre les mains de la mauvaise personne, vous pourriez faire face à des répercussions graves, voire juridiques. -- Pierre Post , directeur de l'Emily Post Institute, basé à Burlington, dans le Vermont, qui offre des conseils sur l'étiquette et des réponses aux questions de bonnes manières telles que l'étiquette du mariage, les problèmes parentaux et les manières à table.
6. Répondez en temps opportun. À moins que vous ne travailliez dans un certain type de capacité d'urgence, il n'est pas nécessaire d'être disponible dès l'arrivée d'un e-mail. Selon la nature de l'e-mail et de l'expéditeur, une réponse dans les 24 à 48 heures est acceptable. -- Duncan
7. S'abstenir d'envoyer des one-liners. « Merci » et « Oh, d'accord » ne font en aucun cas avancer la conversation. N'hésitez pas à mettre « Aucune réponse nécessaire » en haut de l'e-mail lorsque vous n'attendez pas de réponse. -- Duncan
8. Évitez d'utiliser des raccourcis vers de vrais mots, émoticônes, jargon ou argot. Les mots de gens d'affaires cultivés utilisant des raccourcis tels que « 4 u » (au lieu de « pour vous »), « Gr8 » (pour bien) dans les e-mails liés aux affaires ne sont pas acceptables. Si vous ne voulez pas mettre un smiley ou une émoticône sur votre correspondance commerciale, vous ne devriez pas le mettre dans un message électronique. Tout ce qui précède a le potentiel de vous faire paraître moins que professionnel. -- Duncan
9. Gardez-le propre. Rien n'agace plus les destinataires que lorsque les gens répondent et laissent les messages en désordre, par exemple, une chaîne de courrier électronique qui inclut des curseurs excessifs (>>>), ou des pages et des pages d'adresses électroniques qui n'étaient pas protégées par Cci. Vous pouvez vous débarrasser des curseurs en sélectionnant le texte, Ctrl+F pour utiliser la commande Rechercher et remplacer pour trouver un curseur et les remplacer tous par rien. Vous pouvez vous débarrasser de toutes les adresses e-mail simplement en les supprimant. Nettoyez-le, puis envoyez-le. -- Duncan
10. Soyez clair dans votre objet. Les boîtes de réception étant obstruées par des centaines d'e-mails par jour, il est essentiel que votre ligne d'objet aille droit au but. Il doit être raisonnablement simple et descriptif de ce que vous avez écrit. Attendez-vous à ce que tout e-mail avec un sujet mignon, vague ou obscur soit supprimé. En outre, vérifiez votre ligne d'objet aussi soigneusement que vous le feriez pour le reste de l'e-mail. -- Poster
11. Ne vous méprenez pas sur le spam. Évitez les lignes d'objet en majuscules, en minuscules et celles qui incluent des URL et des points d'exclamation, qui ont tendance à ressembler à du spam pour le destinataire. -- Judith Kallos ,
auteur de E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail : Le manuel et E-Mail : Un guide pour bien l'écrire
12. Votre ligne d'objet doit correspondre au message. N'ouvrez jamais un ancien e-mail, appuyez sur Répondre et envoyez un message qui n'a rien à voir avec le précédent. N'hésitez pas à changer de sujet dès que le fil ou le contenu de la chaîne d'e-mail change. -- Peggy Duncan , expert en productivité personnelle et auteur de Surmontez la surcharge de messagerie avec de meilleures habitudes, une étiquette et Outlook 2007
13. Fournir un avertissement lors de l'envoi de pièces jointes volumineuses. L'envoi de pièces jointes volumineuses à l'improviste peut obstruer la boîte de réception du destinataire et faire rebondir d'autres e-mails importants. Si vous envoyez quelque chose de plus de 500 Ko, les expéditeurs doivent demander : « Est-ce que cela vous dérangerait que je vous envoie une pièce jointe ? Quel serait le meilleur moment pour vous ?' -- Kallos
14. Pas plus de deux pièces jointes, et fournissez un nom logique. Sauf si cela a été spécifiquement demandé, évitez d'envoyer un message avec plus de deux pièces jointes. Donnez également un nom logique au(x) fichier(s) joint(s) afin que le destinataire connaisse en un coup d'œil l'objet et l'expéditeur. -- Duncan
15. Envoyez ou copiez d'autres personnes uniquement en cas de besoin. Avant de cliquer sur Répondre à tous ou de mettre des noms sur les lignes Cc ou Cci, demandez-vous si tous les destinataires ont besoin des informations contenues dans votre message. S'ils ne le font pas, pourquoi l'envoyer ? Prenez le temps d'envoyer vos messages aux bonnes personnes. -- Duncan
16. Méfiez-vous des « répondre à tous ». N'appuyez pas sur « répondre à tous » à moins que chaque membre de la chaîne de courrier électronique n'ait besoin de le savoir. Vous voulez vous assurer que vous n'envoyez pas votre réponse à tout le monde sur une liste, qu'ils aient besoin de savoir ou non. -- Duncan
17. Décrochez le téléphone. Lorsqu'un sujet comporte de nombreux paramètres qui doivent être expliqués ou négociés et générera trop de questions et de confusion, ne le traitez pas par e-mail. De plus, le courrier électronique ne doit pas être utilisé pour des annulations de dernière minute de réunions, de déjeuners, d'interviews et jamais pour des nouvelles dévastatrices. Si vous avez un employé ou un ami à qui vous devez annoncer une mauvaise nouvelle, un appel téléphonique est préférable. S'il s'agit de nouvelles que vous devez livrer à un grand groupe, l'e-mail est plus pratique. -- Duncan
18. Évaluez l'importance de votre e-mail. N'abusez pas de l'option haute priorité. Si vous abusez de cette fonctionnalité, peu de gens la prendront au sérieux. Une meilleure solution consiste à utiliser des lignes d'objet descriptives qui expliquent exactement de quoi parle un message. -- Duncan
19. Maintenir la confidentialité. Si vous envoyez un message à un groupe de personnes et que vous devez protéger la confidentialité de votre liste, vous devez toujours utiliser « Cci ». De plus, évitez de donner des adresses e-mail à un tiers (comme un Evite, une newsletter, etc.). Assurez-vous que les adresses que vous transmettez volontairement à des tiers restent chez eux, surtout lorsque le service qu'ils proposent est gratuit. -- Duncan
20. Soyez bref et allez droit au but. Les longs e-mails appartiennent au passé. Écrivez de façon concise, avec beaucoup d'espaces blancs, afin de ne pas submerger le destinataire. Assurez-vous que lorsque vous regardez ce que vous envoyez, cela ne semble pas être un fardeau à lire - n'hésitez pas à utiliser des puces. La personne qui lit votre e-mail ne devrait pas avoir à parcourir plusieurs paragraphes pour comprendre ce que vous demandez. Vous devez indiquer l'objet de l'e-mail dans les deux premières phrases. Soyez clair et soyez franc. -- Lindsey Pollak , expert en carrière et en milieu de travail, consultant en étiquette de courrier électronique et auteur de Passer du collège à la carrière
21. Connaissez votre public. Votre message d'accueil et votre signature par e-mail doivent être compatibles avec le niveau de respect et de formalité de la personne avec laquelle vous communiquez. Aussi, écrivez pour la personne qui va le lire - si elle a tendance à être très polie et formelle, écrivez dans cette langue. Il en va de même pour un récepteur qui a tendance à être plus informel et détendu. -- Lindsey Pollak , expert en carrière et en milieu de travail, consultant en étiquette de courrier électronique et auteur de Passer du collège à la carrière
22. Incluez toujours une signature. Vous ne voulez jamais que quelqu'un ait à chercher comment entrer en contact avec vous. Si vous êtes un connaisseur des médias sociaux, incluez également toutes vos informations de médias sociaux dans votre signature. Votre signature e-mail est un excellent moyen de faire savoir aux gens plus sur vous, surtout lorsque votre adresse e-mail n'inclut pas votre nom complet ou votre entreprise. -- Pollak
23. N'utilisez un répondeur automatique que lorsque cela est nécessaire. Une réponse automatique qui dit : « Merci pour votre message électronique. Je vous répondrai dès que je peux' est inutile. Cependant, une chose que ces messages font très bien est d'alerter les spammeurs que votre e-mail est réel et qu'ils peuvent vous ajouter à leur liste de spam. -- Peggy Duncan , expert en productivité personnelle et auteur de Surmontez la surcharge de messagerie avec de meilleures habitudes, une étiquette et Outlook 2007
24. Formez votre personnel. Les propriétaires d'entreprise doivent s'assurer que leur personnel est formé aux communications par courrier électronique - ne présumez pas qu'ils savent ce qu'ils font et ce qui est considéré comme professionnel. Établissez des normes de courrier électronique que tout le monde dans l'entreprise doit respecter. -- Pollak
25. Votre e-mail est un reflet de vous. Chaque e-mail que vous envoyez augmente ou nuit à votre réputation. Si votre e-mail est dispersé, désorganisé et rempli d'erreurs, le destinataire sera enclin à vous considérer comme un homme d'affaires dispersé, négligent et désorganisé. Les opinions des autres comptent et dans le monde professionnel, leur perception de vous sera essentielle à votre réussite. -- Pierre Post , directeur de l'Emily Post Institute, basé à Burlington, dans le Vermont, qui offre des conseils sur l'étiquette et des réponses aux questions de bonnes manières telles que l'étiquette du mariage, les problèmes parentaux et les manières à table.
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