Personne n'aime dire « non » aux demandes des patrons ou d'autres créateurs de travail dans notre vie. Mais le problème est que même si dire «oui» semble être une victoire à court terme et rend tout le monde heureux, cela cause des problèmes à long terme. Votre charge de travail s'alourdit progressivement jusqu'à ce qu'un jour vous levez les yeux et réalisez que vous êtes tombé dans l'habitude d'essayer de suivre le rythme.
Il y a de fortes chances que vous soyez au moins partiellement à blâmer (et je suis là avec vous).
La réponse facile est simplement de mieux dire « non ». Mais regardez dans le dictionnaire sous « non » et vous verrez « plus facile à dire qu'à faire ». Nous craignons de rejeter les autres et/ou de les laisser tomber, de mettre en doute nos capacités ou d'amener notre patron à remettre en question nos compétences collaboratives et notre potentiel de carrière.
Cependant, il existe de meilleures façons de maintenir une charge de travail raisonnable qu'un simple refus froid. Et ils vous gagneront plus de respect, pas moins.
Voici comment repousser les demandes de plus de travail (et avoir l'air bien de le faire).
1. Venez d'un lieu de responsabilité.
Souvent, lorsque quelqu'un vous demande de prendre en charge quelque chose, il/elle n'a pas de visibilité sur ce que vous avez déjà fait. S'ils savaient que leur demande affecterait la qualité du travail que vous deviez déjà livrer, ils pourraient reconsidérer leur décision. Et ceux qui nous confient le plus de travail (comme les patrons), ironiquement, sont souvent les moins informés de notre charge de travail actuelle. Alors éduquez-les.
Aidez-les à comprendre ce qui se passe si vous faites le travail qu'ils demandent - qu'est-ce qui souffre d'autre. Soyez basé sur des faits et sans émotion lorsque vous expliquez et montrez où vous passez votre temps. Si cela vous aide, mettez votre plan de travail global sur papier pour leur donner un aperçu visuel.
Pendant que vous faites cela, assurez-vous de mettre en évidence toutes les « zones d'interdiction de vol » – les projets sur lesquels vous travaillez qui ont des délais/étapes rapides et difficiles qui ne peuvent pas être manqués et qui pourraient être compromis par des distractions. Pendant que vous partagez tout cela, soyez flexible si une marge de manœuvre se présente, mais fermez si ce n'est pas le cas.
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2. Donnez un « oui » différent aux demandes.
En effet, nous disons « oui » plus que « non » parce qu'il est simplement préférable de dire « oui ». Mais vous pouvez toujours donner un « oui » d'une manière différente, d'une manière qui laisse toujours la discussion positive.
Par exemple, « Je ne peux pas vous en charger pour le moment, mais je peux… ». Vous n'avez même pas besoin de répondre à la demande à moitié, il s'agit plutôt de montrer de la positivité et une volonté d'aider d'une manière plus modeste plutôt que de simplement dire «Je n'ai pas le temps» (parce que personne ne le fait).
3. Utilisez le « Triangle de négociation des Bermudes ».
Lorsqu'on vous demande de faire quelque chose, vous devez travailler avec trois variables : le temps, les ressources et la portée. Ces trois points forment un triangle, et si vous ne faites pas attention, beaucoup d'efforts peuvent rapidement et mystérieusement disparaître au centre de tout cela.
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Négociez les écarts sur l'une de ces trois variables. Par exemple, supposons que votre patron souhaite que vous rédigiez un nouveau rapport sur la santé globale de l'entreprise de votre division. Vous pouvez peut-être le livrer le jour où il le demande, mais vous avez besoin de l'aide du service informatique pour obtenir des chiffres pour vous. Ou peut-être que vous pouvez livrer ce qu'il/elle demande si vous pouvez avoir une autre semaine. Ou, si votre patron a une mesure spécifique de la santé de l'entreprise qu'il souhaite examiner au lieu de « globale », cette réduction de la portée peut vous aider à produire le rapport à temps sans avoir besoin de ressources supplémentaires. Vous avez eu l'idée.
4. Soyez prudent avec les urgences.
On tombe souvent dans l'urgence, même si ce n'est pas vraiment important, et avant qu'on s'en rende compte un jour s'est évaporé. Les demandes urgentes viennent souvent d'en haut et peuvent être chargées d'émotion, ce qui rend doublement difficile de repousser.
Mais avant de vous précipiter pour répondre à la demande, réfléchissez à l'intention, à la source et au modèle de celle-ci.
Parfois, la demande urgente est simplement 'transmise' - c'est urgent pour mon patron donc c'est urgent pour vous - et la demande elle-même n'a pas beaucoup réfléchi. Il se peut bien que la demande puisse être satisfaite d'une autre manière, beaucoup moins chronophage/sensible.
Ensuite, considérez la source. S'il s'agit de trois niveaux au-dessus de votre patron, il est parfois préférable de continuer. S'il n'a pas autant de pouvoir de position derrière lui, vous aurez peut-être l'occasion de valider son urgence.
Enfin, notez si la demande urgente fait partie d'un modèle que vous voyez. Si vous repérez un modèle (par exemple, les demandes urgentes arrivent toujours à la fin d'un trimestre de vente alors que tout le monde se démène pour atteindre les chiffres), vous pouvez l'anticiper et faire des choses qui évitent l'urgence associée.
Ainsi, un meilleur équilibre entre le travail et la vie personnelle se produit lorsque vous pouvez mieux équilibrer les « oui » fermes et les « non » doux.
