Nous souhaitons tous être plus productifs. Mais comment est-ce possible alors que les affectations continuent de s'accumuler, la dernière saison de Orange est le nouveau noir vient d'apparaître sur Netflix, et vous avez une rafale d'e-mails, de SMS et de notifications sur les réseaux sociaux qui vous distraient ?
Au cours du dernier mois, j'ai eu BEAUCOUP trop de choses à faire. J'ai laissé tomber la balle à gauche et à droite. Ceci est inacceptable si vous êtes propriétaire d'une entreprise. J'ai des gens qui comptent sur moi et je ne devrais pas permettre que cela se produise. Cela m'a amené à évaluer des choses qui tuent ma productivité.
La première étape que je devais faire était d'identifier les perdants de temps et de les tuer dans l'œuf afin que je puisse rester productif. Voici huit pertes de temps dont j'ai remarqué qu'elles tuent ma productivité et la plupart des personnes avec qui je travaille.
1. Vérifiez constamment vos e-mails.
Il ne faut pas s'étonner que le courrier électronique soit l'une des plus grosses pertes de temps. Après tout, plus de 200 milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour et il a été constaté qu'un employé moyen consulte ses e-mails 36 fois par heure. Et nous en sommes tous coupables. Je ne peux pas vous dire combien de fois j'ai écrit un article uniquement pour être distrait par une notification par e-mail, que ce soit sur mon ordinateur portable ou mon smartphone.
Je comprends tout à fait que vous ne pouvez pas laisser un client ou votre patron en suspens en ne répondant pas à un e-mail, mais nous recevons souvent des newsletters ou des coupons sur lesquels nous finissons par cliquer, ce qui nous amène à naviguer sur un site Web. Pour que vous restiez productif, vous devez limiter le temps que vous passez à consulter vos e-mails.
Certaines organisations ont en fait installé des filtres sur les programmes de messagerie. Cela classe tous les messages entrants afin qu'ils puissent être lus plus tard. Bien que l'interdiction des e-mails soit un moyen de résoudre ce problème, limiter les vérifications des e-mails à certains moments peut être tout aussi efficace. Par exemple, vous pouvez réserver vingt minutes, trois fois par jour, pour vérifier et répondre à vos e-mails.
Si vous craignez que ces notifications ne suscitent trop votre curiosité, vous pouvez désactiver vos notifications sur votre ordinateur portable et votre smartphone.
2. Ne pas automatiser vos comptes de réseaux sociaux.
Alors que les médias sociaux sont l'un des meilleurs outils pour diffuser la notoriété de la marque, réseauter, rester à jour sur les dernières nouvelles de l'industrie et rattraper ses amis ou sa famille, c'est une autre perte de temps énorme. En effet, nous passons en moyenne 118 minutes par jour sur les réseaux sociaux. À moins que vous ne soyez un gestionnaire de médias sociaux, je n'ai pas besoin de passer autant de temps sur les médias sociaux.
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Comme pour vos e-mails, planifiez certaines heures de la journée pour consulter et mettre à jour vos réseaux sociaux, par exemple pendant vos trajets domicile-travail. Vous pouvez également utiliser des bloqueurs comme Cold Turkey et garder vos notifications désactivées. Je suggérerais également que vous utilisiez des outils de gestion des médias sociaux comme Hootsuite afin que vous puissiez planifier toutes vos mises à jour de médias sociaux à l'avance à partir d'un seul tableau de bord.
3. Listes de tâches volumineuses.
Que vous écriviez vos listes de tâches dans un cahier ou que vous utilisiez un outil comme Evernote, les listes de tâches peuvent vous sauver la vie car elles réduisent le stress d'essayer de se souvenir de choses comme une réunion ou ce que vous besoin de ramasser à l'épicerie. Les listes de tâches peuvent également vous aider à rester sur la bonne voie en mettant en évidence les tâches les plus importantes que vous devez accomplir.
Pour que les listes de tâches soient efficaces et pour vous éviter de vous laisser submerger, vous devez garder vos listes courtes, généralement autour de trois de vos éléments les plus importants par jour. Vous devriez également écrire vos listes la nuit précédente afin que vous vous réveilliez le matin et que vous puissiez commencer à vous attaquer à votre liste.
4. Multitâche.
Le multitâche ne fonctionne pas. « En ce qui concerne l'attention et la productivité, notre cerveau a une quantité finie », déclare Guy Winch, PhD, auteur de Premiers soins émotionnels : stratégies pratiques pour traiter l'échec, le rejet, la culpabilité et d'autres blessures psychologiques quotidiennes .
«C'est comme un camembert, et tout ce sur quoi nous travaillons va occuper la majorité de ce camembert. Il ne reste pas grand-chose pour d'autres choses, à l'exception des comportements automatiques comme marcher ou mâcher du chewing-gum.
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Le multitâche gaspille la productivité car lorsque vous passez d'une tâche à l'autre, votre 'attention est consacrée à l'acte de changer de vitesse'.
Faites une chose à la fois. Une fois que vous avez terminé une tâche, vous pouvez passer à la suivante.
5. Être perfectionniste.
Lorsque vous avez des normes irréalistes, vous consacrerez plus de temps que vous ne le devriez à une tâche. Même une fois qu'il est terminé, vous effectuez toujours des révisions afin de le rendre «parfait». Dans d'autres cas, être perfectionniste peut vous décourager car les choses ne se sont pas passées comme vous le souhaitez. Cela signifie que vous pouvez abandonner un projet sur lequel vous avez déjà commencé à travailler.
Voici la chose. La perfection est un objectif impossible qui non seulement tue votre productivité, mais nuit également à votre santé.
Surmonter cette mentalité n'est pas une tâche facile. Mais vous pouvez commencer par vous concentrer sur votre travail. Par exemple, résolvez d'abord le squelette d'un projet. Vous pouvez toujours revenir en arrière et le rendre «parfait» plus tard.
Vous remarquerez peut-être que ce n'est pas aussi grave que vous le pensiez. Il faut aussi accepter l'échec. Cela nous arrive à tous. Au lieu de laisser cela vous consumer, apprenez de vos erreurs afin de ne pas les répéter.
6. Réunions inutiles.
Saviez-vous qu'il y a 25 millions de réunions par jour rien qu'aux États-Unis ? Le problème, c'est que les dirigeants ont admis que ces réunions sont des échecs, ce qui signifie que les organisations perdent du temps et de l'argent avec des réunions inutiles.
Si vous voulez que les réunions soient productives, limitez-les à 30 minutes, définissez des attentes claires, envoyez les documents à l'avance, commencez et terminez à l'heure et restez concentré. Je vous recommanderais également de demander si une réunion est vraiment nécessaire ou non. Dans la plupart des cas, un e-mail ou un appel téléphonique rapide suffira.
7. Dire « oui ».
Il est compréhensible que vous ne vouliez pas décevoir les autres, mais il n'est pas possible pour vous de satisfaire tout le monde. Vous vous rendez un très mauvais service en disant « oui » à tout le monde, car vous finissez par vous éparpiller.
Soyez honnête avec les autres et informez que vous n'avez tout simplement pas le temps de diriger une réunion, d'écrire un article de blog ou tout ce qu'ils demandent. Vous pourrez alors proposer de revenir sur leur demande lorsque vous en aurez les disponibilités.
8. Reporter des tâches plus difficiles.
Nous avons tous ces tâches que nous ne voulons tout simplement pas faire ou que nous trouvons trop difficiles. Nous repoussons finalement ces tâches jusqu'à une autre fois et travaillons à la place sur ces tâches plus faciles. Cela ne change rien au fait que cette tâche disparaît. Au lieu de laisser cela pendre au-dessus de votre tête, vous devez juste mordre la balle et le faire.
Éviter ce type de procrastination vous assure de rester productif jour après jour.
