Les politiques de ressources humaines sont les règles et directives formelles que les entreprises mettent en place pour embaucher, former, évaluer et récompenser les membres de leur main-d'œuvre. Ces politiques, lorsqu'elles sont organisées et diffusées sous une forme facile à utiliser, peuvent servir à prévenir de nombreux malentendus entre les employés et les employeurs au sujet de leurs droits et obligations dans l'entreprise. Il est tentant, en tant que nouveau propriétaire d'une petite entreprise, de se concentrer sur les préoccupations de l'entreprise et de reporter la tâche de rédiger une politique de ressources humaines. Tous les analystes commerciaux et les avocats spécialisés en droit du travail conseilleront à un nouveau propriétaire d'entreprise de rédiger une politique sur papier, même s'il s'agit d'une politique simple, rédigée à partir d'un modèle passe-partout. Il est important d'avoir des politiques écrites afin qu'il soit clair pour tous ce que sont les politiques et qu'elles sont appliquées de manière cohérente et équitable dans l'ensemble de l'organisation. De plus, lorsque des questions concernant les droits des employés et les politiques de l'entreprise sont portées devant les tribunaux fédéraux et étatiques, il est de pratique courante de supposer que les politiques de ressources humaines de l'entreprise, qu'elles soient écrites ou verbales, font partie d'un contrat de travail entre l'employé et l'entreprise. Sans politiques clairement écrites, l'entreprise est désavantagée.
Les petites entreprises - et en particulier les startups - ne peuvent pas se permettre de gaspiller un temps et des ressources précieux sur des différends politiques de longue haleine ou des poursuites judiciaires potentiellement coûteuses. Avoir une politique de ressources humaines en place dès le départ peut aider à éviter cette situation. Le propriétaire d'entreprise qui prend le temps d'établir des politiques de ressources humaines solides et complètes sera bien mieux équipé pour réussir à long terme que le propriétaire d'entreprise qui traite chaque décision politique au fur et à mesure qu'elle éclate. Ce dernier style ad hoc est beaucoup plus susceptible de produire des décisions incohérentes, mal informées et juridiquement discutables qui peuvent paralyser une entreprise par ailleurs prospère. Pour de nombreux consultants de petites entreprises, des politiques de ressources humaines appliquées de manière incohérente ou basées sur des données erronées ou incomplètes entraîneront presque inévitablement une baisse du moral des travailleurs, une détérioration de la loyauté des employés et une vulnérabilité accrue aux sanctions légales. Pour s'assurer que les politiques de gestion du personnel sont appliquées de manière équitable, les propriétaires d'entreprise et les consultants recommandent aux petites entreprises de produire et de conserver une trace écrite de leurs politiques de RH et des cas dans lesquels ces politiques sont entrées en jeu.
SUJETS COUVERTS PAR LES POLITIQUES RH DE L'ENTREPRISE
Les propriétaires de petites entreprises doivent s'assurer qu'ils abordent les problèmes de ressources humaines de base suivants lors de l'élaboration de leurs politiques du personnel :
- Politiques d'égalité des chances dans l'emploi
- Classifications des employés
- Jours de travail, jours de paie et avances sur salaire
- Compensation des heures supplémentaires
- Périodes de repas et pauses
- Retenues sur la paie
- Politiques de vacances
- Vacances
- Congés de maladie et congés personnels (pour deuil, fonction de juré, vote, etc.)
- Évaluations de rendement et augmentations de salaire
- Amélioration des performances
- Politiques de résiliation
Des modèles pouvant être utilisés pour créer un premier document de politique des ressources humaines sont disponibles auprès de nombreuses sources. La National Human Resource Association et la Society for Human Resource Managers sont deux de ces sources réputées et offrant des informations sur une gamme complète de problèmes liés à l'emploi. Chacun maintient un site Web contenant des informations sur les services qu'il fournit et des pointeurs vers d'autres fournisseurs de services réputés. Ces sites Web sont respectivement http://www.humanresources.org et http://www.shrm.org/.
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Un large éventail de questions peut être abordé dans les politiques de ressources humaines, selon la nature de l'entreprise en question. Des exemples de tels problèmes incluent les politiques de promotion; les avantages médicaux/dentaires fournis aux employés ; utilisation des équipements/ressources de l'entreprise (accès à Internet, utilisation personnelle de télécopieurs et de téléphones, etc.) ; continuité des politiques ; harcèlement sexuel; toxicomanie et/ou dépistage de drogues; fumeur; les politiques d'horaires flexibles et de télétravail ; régimes de retraite, d'intéressement et de retraite ; remboursement des dépenses des employés (pour les frais de déplacement et autres dépenses liées à la conduite des affaires de l'entreprise) ; garde d'enfants ou de personnes âgées; aide à l'éducation; procédures de réclamation; vie privée des employés; codes vestimentaire; parking; courrier et expédition; et le parrainage d'activités récréatives.
AVANTAGES DES POLITIQUES FORMELLES EN MATIÈRE DE RESSOURCES HUMAINES
Les propriétaires de petites entreprises qui ont élaboré et mis à jour de bonnes politiques de gestion du personnel ont cité plusieurs façons importantes dont ils contribuent au succès des entreprises commerciales. De nombreux observateurs ont souligné que même les meilleures politiques vacilleront si les propriétaires ou les gestionnaires d'entreprises qui sont chargés d'administrer ces politiques sont négligents ou incompétents pour le faire. Mais pour les entreprises qui sont en mesure d'administrer leurs politiques RH de manière intelligente et cohérente, les avantages peuvent s'accumuler dans plusieurs domaines :
Communication avec les employés . Un manuel de politique des ressources humaines bien écrit et bien présenté peut établir le ton qu'un nouvel entrepreneur souhaite conserver au sein de son entreprise. Une telle politique sert également à diffuser des informations sur ce que les employés peuvent attendre de l'entreprise ainsi que sur ce que l'employeur attend des employés concernant la performance au travail et le comportement au travail.
Communication avec les gestionnaires et les superviseurs . Les politiques formelles peuvent être utiles aux gestionnaires et autres personnels de supervision confrontés à des décisions d'embauche, de promotion et de récompense concernant les personnes qui travaillent sous leurs ordres.
Gain de temps . Des politiques de gestion des ressources humaines prudentes et complètes peuvent faire gagner aux entreprises un temps de gestion considérable qui peut ensuite être consacré à d'autres activités commerciales, telles que le développement de nouveaux produits, l'analyse concurrentielle, les campagnes marketing, etc.
Limiter les litiges . Les membres des communautés juridiques et commerciales conviennent que les organisations peuvent faire beaucoup pour éliminer les menaces juridiques des employés actuels ou anciens mécontents simplement en créant - et en appliquant - un ensemble juste et complet de politiques du personnel.
APPORTER DES MODIFICATIONS AUX POLITIQUES RH EXISTANTES
Les entreprises doivent généralement réviser régulièrement les politiques RH établies, à mesure que l'entreprise se développe et que les environnements réglementaires et commerciaux dans lesquels elle opère évoluent. Cependant, lorsqu'elles sont confrontées au défi de la mise à jour des politiques RH, il est important pour les petites entreprises de procéder avec prudence. Par exemple, si un employé demande au propriétaire d'une petite entreprise s'il peut faire du télétravail depuis son domicile un jour par semaine, le propriétaire peut considérer la demande comme raisonnable et relativement anodine. Mais même des variations mineures de la politique du personnel peuvent avoir des répercussions qui s'étendent bien au-delà des paramètres initialement visibles de la demande. Si l'employé est autorisé à travailler à domicile un jour par semaine, les autres employés demanderont-ils le même avantage ? L'employé s'attend-il à ce que l'entreprise paie la facture pour tout aspect de l'effort de télétravail - achat d'un ordinateur, d'un modem, etc. ? Les clients ou les fournisseurs comptent-ils sur l'employé (ou les employés) pour être au bureau cinq jours par semaine ? Les autres employés ont-ils besoin que ce travailleur soit au bureau pour répondre aux questions ? La nature de la charge de travail de l'employé est-elle telle qu'il peut ramener à la maison un travail utile ? Pouvez-vous mettre en œuvre la variante télétravail sur une base probatoire ?
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Les propriétaires de petites entreprises doivent reconnaître que les changements dans la politique des ressources humaines peuvent avoir un impact, d'une manière ou d'une autre, sur chaque personne de l'entreprise, comprenant le propriétaire. Les changements proposés doivent être examinés attentivement et en consultation avec d'autres personnes au sein de l'organisation qui peuvent reconnaître des pièges potentiels que d'autres gestionnaires, ou la propriétaire de l'entreprise elle-même, n'ont peut-être pas détectés. Une fois qu'un changement de politique est effectué, il doit être diffusé largement et efficacement afin que tout le monde au sein de l'entreprise travaille à tout moment à partir de la même politique de ressources humaines.
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