Ma boîte de réception contient actuellement 93 e-mails, dont 15 non lus. Combien en avez-vous?
Au cours des dernières années, Inbox Zero est devenu une technique de gestion du temps populaire. Développé par Merlin Mann, Inbox Zero préconise de garder votre boîte de réception vide à tout moment. Les défenseurs d'Inbox Zero, se vantent d'être supérieurs au reste d'entre nous. Parce qu'ils sont capables de maintenir une boîte de réception vide, ils ont obtenu un cerveau désencombré et peuvent mieux se concentrer sur les choses importantes.
Cela me rend fou. Inbox Zero est une perte de temps totale. Je me considère comme un expert dans seulement une poignée de choses dans ce monde, et la gestion du temps en fait partie. Avoir une boîte de réception à jour et minimale est en effet précieux, mais s'assurer que ma boîte de réception est à zéro quotidiennement est un gaspillage et une distraction.
Voici cinq techniques de gestion du temps que je choisirais sur Inbox Zero n'importe quel jour de la semaine :
1. Boomerang
Boomerang est une extension Gmail. C'est le meilleur outil de gestion du temps que j'ai découvert dans ma carrière professionnelle. Si vous attendez une réponse à un e-mail que vous envoyez, vous pouvez choisir de faire apparaître cet e-mail en haut de votre boîte de réception à une date et à une heure ultérieures de votre choix, si vous n'avez pas reçu de réponse à ce moment-là. Vous pouvez également composer un e-mail à tout moment de la journée et l'envoyer ultérieurement. J'écris souvent des e-mails à 23h ou 6h du matin, et j'utilise Boomerang pour les faire envoyer aux heures de travail, afin de ne pas déranger mes coéquipiers.
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2. Trello
Trello est un outil gratuit de gestion des tâches, disponible à la fois sur le Web et sur mobile. Trello vous permet de hiérarchiser les tâches et de former diverses listes. Vous pouvez avoir une liste « À faire aujourd'hui », une liste « Appels à faire », et plus encore. Les options sont infinies.
Vous pouvez même transférer n'importe quel e-mail à Trello. Dans un tableau Trello, cliquez sur « Afficher le menu », puis sur « Plus », puis sur « Paramètres d'e-mail vers le tableau ». Vous trouverez une adresse e-mail unique. Transférez tous les e-mails à cette adresse e-mail et ils seront ajoutés à votre tableau Trello.
Ceci est très utile pour tous ces e-mails qui sont en fait des éléments « à faire », et qui ne sont pas nécessairement urgents mais que vous souhaitez traiter à un moment donné.
3. Filtres e-mail et désabonnement
Les deux ont le même objectif : ignorez la boîte de réception. Se désinscrire des listes de diffusion prend du temps, mais c'est un gain de temps considérable et l'investissement en vaut la peine. Pour les e-mails que vous souhaitez recevoir mais que vous n'avez pas besoin de lire, comme les coupons pour vos magasins préférés et vos listes de diffusion, configurez un filtre d'e-mail pour ignorer votre boîte de réception et accéder directement à une étiquette d'e-mail.
J'ai une étiquette intitulée 'Réductions et offres'. De cette façon, chaque fois que je suis sur le marché pour un rabais, je vais simplement dans ce dossier et je vois ce qui est disponible.
4. Liste des trois premiers
La lecture des e-mails au fur et à mesure qu'ils arrivent est complètement arbitraire et réactive, le contraire d'une priorité et d'une proactivité.
Au lieu d'être menotté à votre e-mail toute la journée, dressez une liste chaque matin avec les trois principales tâches professionnelles et les trois principales tâches personnelles que vous souhaitez accomplir d'ici la fin de la journée. Je garde mes trois meilleures listes dans Trello. Le papier fonctionne également, comme tout autre endroit que vous choisissez pour conserver la liste. Les tâches doivent être suffisamment petites pour être terminées.
Si vous devez rédiger une évaluation des performances et que celle-ci doit être effectuée dans une semaine, la troisième tâche principale pourrait être d'y consacrer 30 minutes aujourd'hui.
5. Désactivez TOUTES les notifications par e-mail
Vous savez qui vous êtes. Si vous ne pouvez pas tenir une conversation sans vérifier votre téléphone ou votre montre, promettez-moi de prendre 10 minutes aujourd'hui et de désactiver les notifications.
Je pense qu'il ne devrait y avoir aucune notification sur les ordinateurs portables et uniquement des notifications par SMS sur les téléphones. Ouvrir constamment un e-mail uniquement pour répondre immédiatement ou le sortir de votre boîte de réception, même si vous allez utiliser Boomerang pour le reporter à un autre jour, nécessite un changement de tâche ininterrompu.
La recherche a prouvé que le multitâche est inefficace et que ceux d'entre nous qui peuvent se concentrer sur une seule tâche ont un énorme avantage. Si vous ne parvenez pas à désactiver toutes les notifications, désactivez-en autant que possible.
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6. Dites simplement non
Et enfin, si tout le reste échoue, dites simplement non. C'est un mythe que vous devez vous occuper de toutes les demandes.
Ne soyez pas impoli et ne soyez pas des fantômes, mais si vous avez une tâche qui ne semble jamais assez importante pour être accomplie cette semaine, dites à la personne que vous ne pouvez tout simplement pas l'aider. Ou, trouvez un moyen de les aider qui prend cinq minutes ou moins de votre temps. Et, si vous connaissez quelqu'un d'autre qui pourrait apprécier l'opportunité de faire la tâche, voyez si vous pouvez collaborer et impliquer d'autres personnes pour prendre en charge le travail.
