Certains jours, il semble que peu importe nos efforts, nous ne pouvons pas devancer nos horaires. Il y a toujours des tâches qui ne sont pas terminées, des appels qui ne sont pas passés, des e-mails qui ne reçoivent pas de réponse.
Il existe 2 solutions pour maîtriser le temps auxquelles de nombreux entrepreneurs résistent :
- Délégation
- Externalisation
Cela est particulièrement vrai pour les solopreneurs qui ont souvent un budget restreint et qui peuvent avoir du mal à accepter l'idée de libérer le contrôle. Parfois, il semble plus facile de dire : « Je vais le faire moi-même » plutôt que d'investir du temps à trouver quelqu'un pour vous aider.
Je visualise toutes mes activités quotidiennes à travers une fenêtre à 4 volets :
- J'aime ce que j'ai à faire et je suis doué pour ça.
- Je n'aime pas ce que j'ai à faire mais je suis doué pour ça.
- J'aime ce que j'ai à faire mais je ne suis pas douée pour ça.
- Je n'aime pas ce que j'ai à faire et je ne le fais pas bien.
jeEn plus, je me demande : « Est-ce la meilleure utilisation de mon temps ? Je peux aimer ce que j'ai à faire, et je peux le faire vraimentbien, mais puis-je le sous-traiter à quelqu'un d'autre qui peut le faire mieux, plus rapidement ou moins cher ?
Mon objectif est de me concentrer uniquement suractivités que j'aime, que je fais bien et qui sont la meilleure utilisation de mon temps.
Cela semble être un grand objectif, mais l'exécution est ce qui compte. Alors, comment trouvez-vous les ressources pour gérer les tâches que nous redoutons ou les tâches qui sont mieux réalisées par d'autres ?
Déléguer et élever judicieusement
Si vous avez des salariés, le lieu naturel pour déléguer est en interne si vous avez des ressources qui excellent dans ce dont vous avez besoin. C'est une mise en garde importante.
Souvent, les employeurs essaieront d'ajouter des tâches à l'assiette d'un employé parce qu'elles sont disponibles, et non parce qu'elles sont les meilleures personnes pour le poste. Cela peut entraîner de nombreux problèmes, notamment une mauvaise exécution, une frustration élevée et une baisse du moral des employés.
Déléguer une tâche à un employé demande de la prévoyance et un suivi. La délégation la plus réussie se produit lorsque les employeurs suivent ces étapes :
1 : Identifiez clairement les tâches et les livrables.
2: Déterminez à qui vous déléguerez les tâches. Assurez-vous que vous ne demandez pas à quelqu'un d'assumer des responsabilités supplémentaires qui ne correspondent pas à ses forces, ses talents ou sa préparation. Les employés doivent être capables de se gérer eux-mêmes avant d'assumer la responsabilité de gérer les autres.
3 : Créer un plan de gestion pour la personne affectée à ces tâches. Lorsque nous déléguons des tâches, nous ne libérons pas la responsabilité ou la propriété de cette tâche. Au contraire, nous avons ajouté à notre propre responsabilité parce que nous sommes maintenant responsables de la performance des autres. La qualité de notre propre performance est directement liée à la performance de ceux que nous gérons.
4 : Planifiez des réunions d'avancement régulières avec le ou les employés maintenant responsables de ces tâches pour vous assurer qu'ils ne sont pas dépassés et qu'ils sont en mesure de livrer.
Externaliser intelligemment
Si vous n'avez pas d'employés à qui vous pouvez déléguer, l'externalisation est un excellent moyen de vider votre assiette de tout ce que vous ne devriez pas faire. Surtout dans l'environnement en ligne d'aujourd'hui, centré sur les plates-formes, où tout évolue rapidement, les propriétaires d'entreprise doivent se tourner vers des experts spécialisés pour suivre le rythme.
Une bonne règle de base pour l'externalisation est que tout ce qui n'est pas lié à votre compétence de base doit être externalisé. À moins que vous ne puissiez absolument justifier une ressource à temps plein pour une fonction spécifique, il est préférable de sous-traiter à des experts qui se concentrent à temps plein sur une discipline spécifique, se tiennent au courant des compétences et des technologies nécessaires et aiment faire le travail.
Les domaines où cela s'applique sont :
- Gestion financière/comptabilité/tenue de livres
- Gestion des médias sociaux, avec une expertise spécifique à la plateforme
- gestion IT
- Développement et maintenance Web
- gestion des ressources humaines
Fondamentalement, toutes les fonctions que vous devez absolument avoir pour gérer votre entreprise mais qui ne sont pas liées à vos compétences sont d'excellents candidats à l'externalisation. Votre temps est mieux utilisé pour élaborer votre stratégie, rencontrer des prospects, établir des relations avec vos employés et vos clients, développer vos compétences qui correspondent à votre compétence de base et vous établir comme une autorité de premier plan dans votre secteur.
Choisir soigneusement
Les entreprises apparemment réputées ne manquent pas pour gérer vos tâches critiques. La main-d'œuvre contingente/externalisée continue de croître rapidement. Bien que ces tendances offrent plus de choix, elles offrent également plus d'opportunités pour la médiocrité ou le travail problématique. Si vous choisissez d'externaliser, soyez sélectif. Vérifiez les références, commencez lentement avec un petit projet et restez engagé jusqu'à ce que votre partenaire ait fait ses preuves. Assurez-vous d'avoir une clause de résiliation qui vous libère d'un engagement infructueux.
Effacer les tâches que vous considérez comme des « maux nécessaires » de votre calendrier ne fera pas que libérer votre temps précieux, cela produira de meilleurs résultats et fera de vous une personne plus heureuse. Cela ne vaut-il pas le temps de déléguer et d'externaliser ? Bonne chance!
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