Les employés américains dépensent, en moyenne, environ un quart de la semaine de travail au peigne fin des centaines de courriels .
Malgré le fait que nous soyons collés à nos boutons de réponse, la coach de carrière Barbara Pachter affirme que de nombreux professionnels ne savent toujours pas comment utiliser le courrier électronique de manière appropriée.
En raison du volume considérable de messages que nous lisons et écrivons, nous pouvons être plus enclins à commettre des erreurs embarrassantes, et ces erreurs peuvent avoir de graves conséquences.
Pachter décrit les bases de l'étiquette de courrier électronique moderne dans son livre ' L'essentiel de l'étiquette des affaires .' Nous lui avons parlé et avons tiré les règles les plus essentielles que vous devez savoir.
Vivian Giang et Rachel Sugar ont contribué aux versions précédentes de cet article.
1. Incluez une ligne d'objet claire et directe
Des exemples d'une bonne ligne d'objet incluent 'Date de réunion modifiée', 'Question rapide sur votre présentation' ou 'Suggestions pour la proposition'.
'Les gens décident souvent d'ouvrir un e-mail en fonction de la ligne d'objet', explique Pachter. « Choisissez-en un qui permet aux lecteurs de savoir que vous répondez à leurs préoccupations ou à leurs problèmes commerciaux. »
2. Utilisez une adresse e-mail professionnelle
Si vous travaillez pour une entreprise, vous devez utiliser l'adresse e-mail de votre entreprise. Mais si vous utilisez un compte de messagerie personnel - que vous soyez travailleur indépendant ou que vous l'utilisiez occasionnellement pour des correspondances liées au travail - vous devez être prudent lorsque vous choisissez cette adresse, dit Pachter.
Vous devez toujours avoir une adresse e-mail qui porte votre nom afin que le destinataire sache exactement qui envoie l'e-mail. N'utilisez jamais d'adresses e-mail (peut-être des vestiges de vos années d'école primaire) qui ne sont pas appropriées pour une utilisation sur le lieu de travail, telles que 'babygirl@...' ou 'beerlover@...' - peu importe à quel point vous aimez un infusion froide.
3. Réfléchissez à deux fois avant de cliquer sur « Répondre à tous »
Personne ne veut lire les e-mails de 20 personnes qui n'ont rien à voir avec elles. Ignorer les e-mails peut être difficile, de nombreuses personnes recevant des notifications de nouveaux messages sur leurs smartphones ou des messages contextuels distrayants sur leurs écrans d'ordinateur. Abstenez-vous de cliquer sur « répondre à tous », à moins que vous ne pensiez vraiment que tout le monde sur la liste doit recevoir l'e-mail, dit Pachter.
4. Inclure un bloc de signature
Apporter votre lecteur avec quelques informations sur vous, suggère Pachter. «En général, cela indiquerait votre nom complet, votre titre, le nom de l'entreprise et vos coordonnées, y compris un numéro de téléphone. Vous pouvez également ajouter un peu de publicité pour vous-même, mais n'allez pas trop loin avec des dictons ou des illustrations.'
Utilisez la même police, la même taille et la même couleur que le reste de l'e-mail, dit-elle.
5. Utilisez des salutations professionnelles
N'utilisez pas d'expressions familières et décontractées comme « Hé, les gars », « Yo » ou « Salut les gens ».
'La nature détendue de nos écrits ne devrait pas affecter la salutation dans un e-mail', dit-elle. ' Hey est une salutation très informelle et ne devrait généralement pas être utilisée sur le lieu de travail. Et Je n'est pas d'accord non plus. Utiliser salut ou alors Bonjour plutôt.'
Elle déconseille également de raccourcir le nom de qui que ce soit. Dites « Salut Michael », sauf si vous êtes certain qu'il préfère s'appeler « Mike ».
6. Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie
Si vous choisissez d'utiliser un point d'exclamation, n'en utilisez qu'un pour exprimer l'enthousiasme, dit Pachter.
« Les gens s'emportent parfois et mettent un certain nombre de points d'exclamation à la fin de leurs phrases. Le résultat peut sembler trop émotionnel ou immature », écrit-elle. « Les points d'exclamation doivent être utilisés avec parcimonie par écrit. »
7. Soyez prudent avec humour
L'humour peut facilement se perdre dans la traduction sans le bon ton ou les expressions faciales. Dans un échange professionnel, il vaut mieux laisser l'humour en dehors des e-mails à moins de bien connaître le destinataire. De plus, quelque chose que vous trouvez drôle peut ne pas l'être pour quelqu'un d'autre.
Pachter déclare : « Quelque chose qui est perçu comme drôle lorsqu'il est dit peut paraître très différent lorsqu'il est écrit. En cas de doute, laissez-le de côté.
8. Sachez que les gens de différentes cultures parlent et écrivent différemment
Une mauvaise communication peut facilement se produire en raison de les différences culturelles , en particulier dans la forme écrite lorsque nous ne pouvons pas voir le langage corporel de l'autre. Adaptez votre message au contexte culturel du destinataire ou à la façon dont vous le connaissez.
Une bonne règle à garder à l'esprit, dit Pachter, est que les cultures à contexte élevé (japonaise, arabe ou chinoise) veulent apprendre à vous connaître avant de faire des affaires avec vous. Par conséquent, il peut être courant que les associés commerciaux de ces pays soient plus personnels dans leurs écrits. En revanche, les personnes issues de cultures à faible contexte (allemand, américain ou scandinave) préfèrent aller très vite à l'essentiel.
9. Répondez à vos e-mails, même si l'e-mail ne vous était pas destiné
Il est difficile de répondre à chaque e-mail qui vous a été envoyé, mais vous devriez essayer de le faire, dit Pachter. Cela inclut lorsque l'e-mail vous a été envoyé accidentellement, surtout si l'expéditeur attend une réponse. Une réponse n'est pas nécessaire mais constitue une bonne étiquette de courrier électronique, surtout si cette personne travaille dans la même entreprise ou le même secteur que vous.
Voici un exemple de réponse : « Je sais que vous êtes très occupé, mais je ne pense pas que vous vouliez m'envoyer cet e-mail. Et je voulais vous le faire savoir afin que vous puissiez l'envoyer à la bonne personne.
10. Ajoutez l'adresse e-mail en dernier
'Vous ne voulez pas envoyer un e-mail accidentellement avant d'avoir fini de rédiger et de corriger le message', explique Pachter. 'Même lorsque vous répondez à un message, c'est une bonne précaution de supprimer l'adresse du destinataire et de l'insérer uniquement lorsque vous êtes sûr que le message est prêt à être envoyé.'
11. Relisez chaque message
Vos erreurs ne passeront pas inaperçues auprès des destinataires de votre e-mail. 'Et, selon le destinataire, vous pouvez être jugé pour les avoir fabriqués', dit Pachter.
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Ne vous fiez pas à la vérification orthographique. Lisez et relisez votre e-mail plusieurs fois, de préférence à haute voix, avant de l'envoyer.
'Un superviseur avait l'intention d'écrire' Désolé pour le désagrément ', dit Pachter. 'Mais il s'est appuyé sur son correcteur orthographique et a fini par écrire' Désolé pour l'incontinence '.
12. Vérifiez que vous avez sélectionné le bon destinataire
Pachter dit de faire très attention lorsque vous tapez un nom de votre carnet d'adresses sur la ligne « À » de l'e-mail. « Il est facile de choisir un mauvais nom, ce qui peut être embarrassant pour vous et pour la personne qui reçoit l'e-mail par erreur. »
13. Gardez vos polices classiques
Purple Comic Sans a un temps et un endroit (peut-être ?) Mais pour la correspondance commerciale, gardez vos polices, couleurs et tailles classiques.
La règle cardinale : vos e-mails doivent être faciles à lire pour les autres.
'En général, il est préférable d'utiliser des caractères à 10 ou 12 points et une police facile à lire comme Arial, Calibri ou Times New Roman', conseille Pachter. Quant à la couleur, le noir est le choix le plus sûr.
14. Ne raccourcissez pas le nom du destinataire à moins qu'il ne vous l'ait demandé
' Je m'appelle Barbara. Je n'aime pas recevoir des e-mails adressés comme 'Salut Barb', a-t-elle déclaré à Business Insider. « Il en va de même pour l'utilisation de surnoms. Ne m'appelez pas Barbie !
À moins que la personne ne vous ait dit qu'elle préfère un surnom, ne prenez pas sur vous d'en utiliser un. Vous essayez peut-être simplement d'être amical ou informel, mais cela n'est pas approprié et peut entrer dans la peau du destinataire.
15. Assurez-vous que vous épelez correctement le nom du destinataire
'Si vous offensez quelqu'un dans la salutation, cette personne peut ne pas lire plus loin', dit-elle.
Soyez respectueux et épelez correctement le nom du destinataire. « De nombreuses personnes sont insultées si leur nom est mal orthographié. Vérifiez l'orthographe correcte dans le bloc de signature de la personne. Vous pouvez également vérifier leur adresse e-mail. Souvent, les prénoms et/ou les noms des personnes figurent dans leurs adresses.'
Si vous envoyez un e-mail à un client potentiel, il peut supposer que vous accordez peu d'attention aux détails, ou que vous êtes trop occupé ou distrait pour obtenir son nom correctement, et ce n'est pas le message que vous souhaitez envoyer.
16. Gardez un œil sur votre ton
Tout comme les blagues se perdent dans la traduction, le ton est facile à mal interpréter sans le contexte que vous obtiendriez des indices vocaux et des expressions faciales. Par conséquent, il est facile de paraître plus abrupt que vous ne l'auriez souhaité. Vous vouliez dire 'simple' ; ils lisaient 'en colère et brusque'.
Pour éviter les malentendus, Pachter vous recommande de lire votre message à haute voix avant d'appuyer sur envoyer. 'Si cela vous semble dur, cela semblera dur pour le lecteur', dit-elle.
Pour de meilleurs résultats, évitez d'utiliser des mots sans équivoque négatifs (« échec », « mauvais » ou « négligé ») et dites toujours « s'il vous plaît » et « merci ».
17. Rien n'est confidentiel - alors écrivez en conséquence
Rappelez-vous toujours ce que l'ancien directeur de la CIA, David Petraeus, a apparemment oublié, avertit Pachter : Tous le message électronique laisse une trace.
'Une règle de base est de supposer que les autres verront ce que vous écrivez', dit-elle, 'donc n'écrivez rien que vous ne voudriez pas que tout le monde voie.' Une interprétation plus libérale : n'écrivez rien qui puisse vous ruiner ou blesser les autres. Après tout, le courrier électronique est dangereusement facile à transférer, et il vaut mieux prévenir que guérir.
Cette histoire est apparu pour la première fois le Interne du milieu des affaires .
