Gihan Amarasiriwardena ne croit pas au multitâche. Le président et co-fondateur de l'entreprise de vêtements d'affaires basée à Boston Ministry of Supply, âgé de 32 ans, affirme qu'utiliser la même partie de votre cerveau pour effectuer des tâches similaires - comme lire des e-mails pendant les réunions - rend difficile la réalisation de quoi que ce soit.
Pourtant, il déteste perdre du temps. Amarasiriwardena dit donc qu'il adopte le traitement parallèle, une méthode informatique qui implique l'utilisation de parties distinctes d'une machine (dans ce cas, votre cerveau) pour atteindre plusieurs objectifs. Exemple : Chaque matin, il travaille à la fois son esprit et son corps en même temps parce qu'il dit qu'aucun objectif ne le distrait. L'ancien du MIT poursuit ce qu'il appelle son trajet « actif à trois couches » : courir pour travailler tout en écoutant un livre audio ou un podcast – il apprend à parler norvégien. Avant la pandémie, Amarasiriwardena parcourait les cinq milles et demi jusqu'à son bureau, mais maintenant, la plupart du temps, il rentre chez lui.
En mars 2020, le ministère de l'Approvisionnement a répondu à la pandémie en fermant temporairement ses six magasins de détail à travers les États-Unis, qui, selon Amarasiriwardena, dépendaient fortement des touristes et généraient un tiers des revenus. 'Nous sommes une entreprise qui fabrique des vêtements pour le bureau, les voyages d'affaires, les trajets domicile-travail, les mariages', dit-il. 'Ce sont toutes des choses qui ne se produisaient pas l'année dernière.' Comme beaucoup d'entreprises de vêtements, Ministry of Supply a commencé à fabriquer des masques et a peaufiné sa gamme de produits pour l'environnement de travail à domicile, transformant les pantalons habillés en joggeurs. La société a terminé l'année avec un chiffre d'affaires de 12 millions de dollars en 2020, contre 14 millions de dollars en 2019.
À certains égards, le passage au travail à distance a été le défi le plus difficile à résoudre. Pour un geek autoproclamé de la productivité comme Amarasiriwardena, au départ, le mouvement était déstabilisant. Son équipe a eu du mal à synchroniser leur travail, ce qui était important pour une entreprise où le rôle d'une personne dépend souvent de celui d'une autre, et a essayé de planifier davantage de réunions en ligne. Mais l'augmentation du temps d'écran a entraîné plus de fatigue, dit-il: ' À la fin de la journée, vous avez eu six heures de réunions Zoom, et vous n'avez pas eu le temps de faire votre vrai travail. '
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Maintenant, plus d'un an après le début de la pandémie, Amarasiriwardena dit que l'équipe de 16 personnes du ministère de l'Approvisionnement a un flux de travail très efficace qui a, entre autres, aidé son équipe à rester motivée et à éviter l'épuisement professionnel.
Voici trois astuces qu'Amarasiriwardena prévoit de conserver pour s'assurer que son équipe reste productive.
1. Augmentez le rythme.
Le type de travail qui se produit au ministère de l'Approvisionnement dépend de la semaine. Pour rester sur la même longueur d'onde pendant la pandémie, l'entreprise a adopté Scrum, le cadre de workflow qui a émergé en 1995 et est devenu populaire dans l'industrie technologique au cours de la dernière décennie. L'entreprise alterne entre les semaines « sprint », qui impliquent un travail ciblé et asynchrone sur les projets, et les semaines « fonctionnement » pendant lesquelles l'équipe gère la plupart de sa communication logistique. 'Une semaine, vous pouvez avoir plus de réunions, mais l'autre est comme un travail en profondeur', dit-il. « Cela engage une autre partie de votre cerveau. »
Amarasiriwardena dit que l'alternance des semaines fait avancer les choses. « Quand chaque semaine ressemble à la semaine précédente, ajoute-t-il, cela devient monotone. Et cela entraîne beaucoup d'épuisement professionnel.
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Le framework Scrum est différent selon les entreprises. « Vous inspectez, vous vous adaptez à ce qui pourrait être mieux et vous finissez par trouver un moyen pour que tout se gélifie », explique Avi Schneier, consultant principal chez Scrum Inc. , l'organisation pédagogique fondée par un co-créateur du concept.
2. Motiver et célébrer.
Chaque lundi matin, lors d'un appel Zoom de 15 minutes avec tout le personnel, l'équipe démarre la semaine en regardant un entretien client préenregistré mis en place par le responsable de l'expérience client de l'entreprise. Amarasiriwardena dit que cela aide à rappeler à l'équipe son objectif tout en inspirant de nouvelles idées. « C'est un bon moyen de nous ancrer car notre inspiration pour notre produit vient de la vie que vivent nos clients, en particulier en ce moment », dit-il. « Nous voulons savoir ce qui change, à quoi ressemble leur garde-robe. »
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Le vendredi, l'équipe clôture la semaine par une session créative, au cours de laquelle les membres peuvent pitcher de nouvelles idées ou partager sur un projet passion. Amarasiriwardena dit que célébrer les réalisations redonne de l'énergie à l'équipe tout en se relaxant pour le week-end.
3. Embrassez le meilleur des deux mondes.
Pendant la pandémie, les semaines de fonctionnement, qui sont plus sociales, ont été importantes pour maintenir un élément humain au travail, explique Amarasiriwardena. Maintenant, comme la majeure partie de l'équipe est vaccinée, il dit qu'ils prévoient un retour partiel au travail en personne. Une fois que cela se produira, Amarasiriwardena dit que tout le monde retournera au bureau pour des semaines d'opération, mais que les semaines de sprint resteront éloignées.
«Notre objectif est d'être une équipe hybride», dit-il. 'Nos clients vont vivre une vie comme celle-ci, nous pensons donc qu'il est important d'évoluer avec eux.'
