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Juste parce que la fonction d'annulation d'envoi de Google récemment déployé ne signifie pas que vous êtes clair quand il s'agit d'erreurs de courrier électronique. Après tout, lorsque vous travaillez aussi vite que vous le faites, il est logique que vous ayez des dérapages de temps en temps. Même si vous êtes perfectionniste.
En fait, il y a certaines choses que tous les professionnels finissent par faire à un moment ou à un autre, au cours de leur carrière (sinon une fois par an). Alors, plutôt que de paniquer, suivez notre exemple.
1. Cliquer sur Envoyer avant d'être censé
Il est difficile de rester calme après avoir envoyé accidentellement à quelqu'un la moitié d'un e-mail, en particulier lorsque vous avez prévu de le réviser, car il est rempli de fautes de frappe, de points d'exclamation excessifs et de certaines formulations qui peuvent facilement être mal interprétées.
Mais ne passez pas les 10 prochaines minutes à faire des recherches applications de suivi des e-mails pour voir si votre destinataire a ouvert le message. Au lieu de cela, terminez l'e-mail d'origine rapidement (vous n'avez plus le luxe de passer plusieurs minutes à le modifier) et écrivez ce qui suit en haut :
J'ai fait l'erreur de cliquer sur envoyer avant de terminer l'e-mail, veuillez donc ignorer le précédent. Désolé pour la confusion!
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2. Répondre accidentellement à tous
Cette erreur se présente dans deux scénarios : Premièrement, vous envoyez quelque chose qui n'est pas confidentiel, mais qui n'est pas exactement destiné à être lu par tout le monde, comme un e-mail à votre patron au sujet des vacances. Ou deux, vous envoyez à toute l'entreprise un commentaire sarcastique sur un collègue qui n'était destiné qu'à un ami proche.
Pour le premier scénario, essayez :
Salut [groupe auquel vous avez tous répondu],
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Oups, c'était destiné à [destinataire d'origine]. Je m'excuse d'avoir encombré votre boîte de réception !
Et pour le deuxième scénario, optez pour :
Désolé d'avoir encombré votre boîte de réception ! Je suis sûr que cet e-mail est facilement mal interprété hors de son contexte, veuillez ne pas en tenir compte.
L'envoyer est un début, mais vous n'êtes pas encore décroché. Ce n'est pas une erreur occasionnelle qui peut être si facilement corrigée. Approchez la personne que vous avez offensée en personne (ou au téléphone) et présentez vos excuses, peu importe à quel point c'est inconfortable. Puis lire cette pour une approche étape par étape sur la façon de se remettre de ce type d'erreur de travail plus grave.
3. Faire une faute de frappe flagrante
La plupart des fautes de frappe ne nécessitent pas de note de suivi, mais nous sommes tous tombés sur celles qui méritent une explication. Peut-être que la faute de frappe change le sens de ce que vous essayez de dire. Ou, peut-être qu'il y en a tellement que cela vous donne l'air légèrement illettré.
Plutôt que d'espérer que votre destinataire ignorera la ou les fautes de frappe comme une erreur, dites-lui :
Wow, je voulais taper [mot(s) correctement orthographié(s)], pas ce que j'ai envoyé plus tôt ! Voici pour faire la vérification orthographique plus souvent.
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4. Envoyer un e-mail à la mauvaise personne
Cette erreur, encore une fois, se présente dans deux scénarios différents. Soit vous envoyez un message concernant l'entreprise à Colleague Two au lieu de Colleague One, soit vous envoyez accidentellement des informations sensibles à une personne extérieure à l'entreprise.
Pour le premier scénario, écrivez :
Je suis désolé, cet e-mail a été écrit pour quelqu'un d'autre ! Je sais que vous recevez des tonnes de messages, alors n'hésitez pas à supprimer celui-ci.
Ce dernier scénario est, bien sûr, beaucoup plus grave. Avant de contacter le mauvais destinataire, assumez les conséquences en informant votre responsable de ce qui s'est passé et en découvrant à quel point les informations que vous avez divulguées étaient sensibles. Ensuite, sur la base des instructions de votre supérieur, présentez vos excuses à la personne extérieure et demandez-lui poliment de supprimer votre message.
Quelles sont les autres erreurs de courrier électronique quotidiennes et comment les récupérez-vous ? Parle-moi d'eux sur Twitter ?
