Le gagnant de chaque concours commercial est toujours celui qui communique le plus clairement. Que vous traitiez avec des employés, des patrons, des collègues ou des clients, votre capacité à obtenir ce que vous voulez dépend de la façon dont vous parlez et écrivez.
Dans cet esprit, voici cinq règles de base qui s'appliquent aux communications un-à-un, un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs :
1. Sachez toujours le « pourquoi ».
Chaque fois que vous communiquez au travail, vous perdez du temps et de l'énergie si vous ne connaissez pas la raison pour laquelle la communication a lieu.
Avant d'initier une communication, demandez-vous : « Qu'est-ce que j'essaie d'accomplir ? Même le bavardage devrait avoir un but, même si c'est juste pour construire la camaraderie.
Si quelqu'un d'autre initie la conversation, demandez-vous : « Pourquoi cette conversation a-t-elle lieu ? » Si la réponse n'est pas évidente, guidez le dialogue vers le « pourquoi ».
Comprendre et se concentrer sur le « pourquoi » vous permet d'éviter les problèmes secondaires et les trous de rat qui pourraient autrement obscurcir la situation.
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2. Communiquer ses émotions en personne.
Toute communication à fort contenu émotionnel doit être livrée en personne (si possible et pratique) ou par téléphone et téléconférence (sinon).
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Par exemple, si vous avez de bonnes nouvelles qui vont ravir tout le monde, ce sera plus efficace et créera plus d'énergie positive si vous les livrez en personne.
Une réunion de groupe pour annoncer une grosse vente, par exemple, est comme une célébration instantanée. En revanche, un e-mail annonçant la même victoire semble un peu être une réflexion après coup.
De même, si vous avez de mauvaises nouvelles ou des critiques, elles seront mieux reçues et plus susceptibles d'être utiles si elles sont transmises en personne. Si vous utilisez le courrier électronique, vous aurez l'impression que vous ne vous en souciez pas ou que vous êtes lâche.
3. Communiquez les faits par e-mail.
Toute communication principalement factuelle doit être communiquée par écrit pour deux raisons importantes :
Les gens ne retiennent qu'un petit pourcentage des faits lorsqu'ils sont communiqués verbalement. Par conséquent, avoir une trace écrite de ces faits permet de s'assurer qu'ils ne se perdent pas au moment de prendre des décisions.
Comme je l'ai souligné dans « Pourquoi vous ne devriez jamais avoir de réunions de mise à jour », communiquer des faits verbalement à de grands groupes est extrêmement inefficace. Il est bien préférable d'utiliser le courrier électronique pour mettre tout le monde au courant, puis d'avoir une discussion sur ce qui doit encore être accompli.
4. Écoutez plus que vous ne parlez.
En règle générale, cette règle s'applique aux conversations en personne, mais elle s'applique également aux e-mails échangés et aux publications sur les réseaux sociaux. Peut-être que « il vaut mieux recevoir que donner » serait une meilleure façon de le dire.
Dans tous les cas, c'est presque toujours une mauvaise idée d'essayer de dominer n'importe quelle conversation ou communication, parce que si vous faites du mot-mouth (ou du moteur-mailing), vous n'apprenez rien.
De plus, lorsque vous vous concentrez sur votre sortie, vous faites la communication autour de vous. Comme je l'explique dans « Comment avoir une conversation significative », dans les situations professionnelles, la communication ne vous concerne jamais. Il s'agit toujours de l'autre personne.
5. Simplifiez vos messages.
Tout le monde dans le monde des affaires d'aujourd'hui souffre d'une surcharge d'informations massive, ce qui crée une confusion et un stress apparemment sans fin.
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Si vous voulez couper à travers le bruit, vous devez rendre votre message aussi simple et facile à digérer que possible. Mes articles « 5 applications gratuites qui vous donnent l'air intelligent » et « 8 habitudes de conversation qui tuent la crédibilité » expliquent comment mieux affiner vos messages.
