Remarque : cet article a été mis à jour le 20/03/20.
Si vous vous retrouvez soudainement à passer beaucoup plus de temps à regarder vos collègues via une vidéoconférence Zoom à la suite de l'épidémie de coronavirus, vous n'êtes pas seul. Si vous n'êtes pas habitué aux visioconférences, cela peut être un peu intimidant au début.
Heureusement, il existe de bonnes pratiques que vous pouvez utiliser, comme rester muet et toujours garder votre appareil photo allumé (à moins que vous n'ayez une bonne raison pour le contraire). Ces deux éléments contribuent grandement à favoriser une réunion productive et engageante avec votre équipe à distance.
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Voici quelques conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti de vos réunions Zoom.
1. Utilisez une salle d'attente
Si vous avez beaucoup de réunions, en particulier avec un calendrier complet, il est toujours possible que la ou les personnes de votre prochaine réunion se connectent quelques minutes plus tôt, ou qu'une réunion puisse durer longtemps. Heureusement, Zoom dispose d'une fonction de salle d'attente qui vous permet d'y placer de nouveaux participants au lieu d'apparaître simplement dans votre salle de réunion.
Pour ce faire, connectez-vous à votre compte sur Zoom.com, sélectionnez Préférences et faites défiler jusqu'à Réunion (avancée), où vous pouvez activer ou désactiver la salle d'attente.
2. Créez des réunions récurrentes
Si vous rencontrez régulièrement les mêmes personnes, vous pouvez créer une réunion récurrente dans Zoom, qui utilise les mêmes paramètres ainsi que le même lien de réunion. Cela facilite la configuration d'un calendrier et, comme il n'utilise pas votre invitation personnelle à une réunion, vous pouvez séparer les différents groupes de participants. Connectez-vous simplement à Zoom, sélectionnez « Réunions » et sélectionnez « Planifier une réunion ». Cliquez ensuite sur la case « réunion périodique ».
3. Utilisez le suivi de l'attention
L'une des choses les plus difficiles lorsque vous organisez une réunion, surtout si vous partagez votre écran, c'est qu'il est difficile de voir vos participants. Naturellement, certains de ces participants travaillent probablement sur autre chose ou ne vous accordent pas toute leur attention. Si cela pose un problème, vous pouvez activer la fonction « Suivi de l'attention », qui vous permettra de savoir si l'un de vos participants a déplacé une autre fenêtre devant Zoom. Cette fonctionnalité se trouve également dans les paramètres de réunion avancés.
4. Demander le contrôle d'un autre bureau
Parfois, aider un collègue à diagnostiquer un problème ou à travailler sur un projet serait tellement plus facile si vous pouviez être assis à côté de cette personne. Bien que Zoom n'ait pas complètement résolu ce problème, il vous permet de demander le contrôle du bureau de votre participant. Ils devront approuver la demande, mais vous pourrez manœuvrer leur curseur avec votre propre souris et votre propre clavier, ce qui est particulièrement utile pour les démos ou le support technique.
5. Faites attention à vos antécédents
Nous ne prêtons généralement pas beaucoup d'attention à ce qui se trouve derrière nous jusqu'à ce que nous nous connections à une réunion et que nous puissions nous voir. C'est souvent à ce moment-là que vous vous rendez compte qu'il aurait peut-être été utile de prêter un peu plus d'attention à ce que tout le monde voit. Si vous ne disposez pas d'une excellente option, Zoom dispose d'un « arrière-plan virtuel » que vous pouvez définir dans l'application Zoom sur votre ordinateur portable.
6. Enregistrez vos réunions
La version gratuite de Zoom vous permet d'enregistrer les appels sur votre ordinateur, ce qui est pratique pour les réunions et les démos en particulier. La version payante vous permet également d'enregistrer des enregistrements dans le cloud, ce qui facilite leur partage ultérieur avec les membres de l'équipe en envoyant simplement un lien par e-mail.
7. Retouchez votre apparence
Si vous voulez vous amuser un peu, ou si vous avez une réunion avant d'avoir eu la chance de vous préparer complètement pour la journée, vous pouvez choisir le paramètre « retoucher mon apparence ». Depuis l'application Zoom sur votre ordinateur portable, choisissez « Préférences », puis « Paramètres vidéo » pour ajouter un subtil effet de lissage de la peau.
Bonus : utilisez une bonne paire d'écouteurs ou d'écouteurs
Il est important que votre équipe vous entende bien, surtout si vous travaillez dans un endroit où il peut y avoir du bruit de fond. Il en va de même pour pouvoir les entendre. Je suis un fan personnel des Apple AirPods Pro , mais honnêtement, n'importe quel casque filaire ou sans fil payant fera l'affaire.
Soit dit en passant, si vous débutez en visioconférence, Zoom a également un très utile guide de ressources dédié à l'accompagnement des équipes touchées par le Covid-19. Il comprend une formation gratuite ainsi qu'une poignée de bonnes pratiques que vous pouvez utiliser pour garder votre équipe connectée.
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