COMPTABILITÉ

La comptabilité a été définie comme « la langue des affaires » parce qu'elle est l'outil de base pour tenir le score de l'activité d'une entreprise. C'est avec la comptabilité qu'une organisation enregistre, rapporte et évalue les événements économiques et les transactions qui affectent l'entreprise. Dès 1494, l'importance de la comptabilité pour le succès d'une entreprise était connue. Dans un livre sur les mathématiques publié cette année-là et écrit par le moine franciscain Luca Paciolo, l'auteur cite trois choses que tout marchand prospère doit avoir. Les trois choses sont suffisamment d'argent ou de crédit, un système comptable pour suivre comment il va et un bon comptable pour faire fonctionner le système.

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Les processus comptables documentent tous les aspects de la performance financière d'une entreprise, des coûts salariaux, des dépenses en capital et d'autres obligations aux revenus des ventes et aux capitaux propres. La compréhension des données financières contenues dans les documents comptables est considérée comme essentielle pour obtenir une image précise du véritable bien-être financier d'une entreprise. Fortes de ces connaissances, les entreprises peuvent prendre des décisions financières et stratégiques appropriées concernant leur avenir ; à l'inverse, des données comptables incomplètes ou inexactes peuvent paralyser une entreprise, quelle que soit sa taille ou son orientation. L'importance de la comptabilité en tant que baromètre de la santé des entreprises (passée, présente et future) et outil de navigation commerciale se reflète dans les mots de l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), qui a défini la comptabilité comme une « activité de service ». La comptabilité, a déclaré l'AICPA, est destinée à 'fournir des informations quantitatives, principalement de nature financière, sur les activités économiques qui sont destinées à être utiles pour prendre des décisions économiques - faire des choix raisonnés parmi d'autres plans d'action'.

Le système comptable d'une entreprise contient des informations pertinentes pour un large éventail de personnes. En plus des propriétaires d'entreprise, qui s'appuient sur des données comptables pour évaluer la progression financière de leur entreprise, les données comptables peuvent communiquer des informations pertinentes aux investisseurs, créanciers, gestionnaires et autres personnes qui interagissent avec l'entreprise en question. En conséquence, la comptabilité est parfois divisée en deux sous-ensembles distincts – la comptabilité financière et la comptabilité de gestion – qui reflètent les différents besoins d'information des utilisateurs finaux.

La comptabilité financière est une branche de la comptabilité qui fournit aux personnes extérieures à l'entreprise, telles que les investisseurs ou les agents de crédit, des informations qualitatives concernant les ressources économiques, les obligations, les performances financières et les flux de trésorerie d'une entreprise. La comptabilité de gestion, quant à elle, fait référence aux données comptables utilisées par les propriétaires d'entreprise, les superviseurs et les autres employés d'une entreprise pour évaluer la santé et les tendances opérationnelles de l'entreprise.

PRINCIPES COMPTABLES GÉNÉRALEMENT RECONNUS

Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) sont les lignes directrices, les règles et les procédures utilisées pour enregistrer et communiquer les informations comptables dans les états financiers vérifiés. Afin d'avoir un marché économique dynamique et actif, les participants au marché doivent avoir confiance dans le système. Ils doivent être convaincus que les rapports et les états financiers produits par les entreprises sont dignes de confiance et basés sur un ensemble standard de principes comptables. Le krach boursier de 1929 et ses conséquences ont montré à quel point l'incertitude peut être dommageable pour le marché. Les résultats des audiences du Comité sénatorial des banques et des devises sur le krach de 1929 ont provoqué l'indignation du public et conduit à une réglementation fédérale du marché des valeurs mobilières ainsi qu'à une poussée pour le développement d'organisations professionnelles conçues pour établir des principes comptables normalisés et superviser leur adoption.

Diverses organisations ont influencé le développement des principes comptables modernes. Parmi ceux-ci figurent l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), le Financial Accounting Standards Board (FASB) et la Securities and Exchange Commission (SEC). Les deux premiers sont des organisations du secteur privé; la SEC est un organisme du gouvernement fédéral.

L'AICPA a joué un rôle majeur dans l'élaboration des normes comptables. En 1937, l'AICPA a créé le Comité des procédures comptables (CAP), qui a publié une série de bulletins de recherche comptable (ARB) dans le but de normaliser les pratiques comptables. Ce comité a été remplacé par l'Accounting Principles Board (APB) en 1959. L'APB a maintenu la série ARB, mais il a également commencé à publier une nouvelle série de déclarations, appelées Opinions of the Accounting Principles Board. À la mi-1973, un conseil privé indépendant appelé le Financial Accounting Standards Board (FASB) a remplacé l'APB et a assumé la responsabilité de la publication des normes de comptabilité financière. Le FASB demeure le principal déterminant des normes de comptabilité financière aux États-Unis. Composé de sept membres qui servent à temps plein et reçoivent une rémunération pour leurs services, le FASB identifie les problèmes de comptabilité financière, mène des recherches sur ces problèmes et est chargé de résoudre les problèmes. Un vote à la majorité qualifiée (c'est-à-dire au moins cinq contre deux) est requis avant la publication d'un ajout ou d'une modification aux Statements of Financial Accounting Standards.

La Financial Accounting Foundation est l'organisation mère du FASB. La fondation est régie par un conseil d'administration de 16 membres nommés parmi les membres de huit organisations : AICPA, Financial Executives Institute, Institute of Management Accountants, Financial Analysts Federation, American Accounting Association, Securities Industry Association, Government Finance Officers Association et National Association des commissaires aux comptes. Un Financial Accounting Standards Advisory Council (environ 30 membres) conseille le FASB. En outre, un groupe de travail sur les problèmes émergents (EITF) a été créé en 1984 pour fournir des orientations opportunes au FASB sur les nouvelles questions comptables.

La Securities and Exchange Commission, une agence du gouvernement fédéral, a l'autorité légale de prescrire des principes comptables et des pratiques de déclaration pour toutes les sociétés émettant des titres cotés en bourse. Cependant, la SEC a rarement utilisé ce pouvoir, bien qu'elle soit intervenue ou exprimé ses opinions sur des questions comptables de temps à autre. La loi américaine exige que les sociétés soumises à la juridiction de la SEC fassent des rapports à la SEC donnant des informations détaillées sur leurs opérations. La SEC dispose de pouvoirs étendus pour exiger la divulgation publique d'une manière juste et précise dans les états financiers et pour protéger les investisseurs. La SEC établit des principes comptables concernant les informations contenues dans les rapports qu'elle exige des sociétés enregistrées. Ces rapports comprennent : le formulaire S-X, une déclaration d'enregistrement ; Formulaire 10-K, un rapport annuel ; Formulaire 10-Q, un rapport trimestriel des opérations ; Formulaire 8-K, un rapport utilisé pour décrire les événements importants pouvant affecter l'entreprise ; et les déclarations de procuration, qui sont utilisées lorsque la direction demande le droit de vote par procuration pour les actionnaires.

Le 20 décembre 2002, la SEC a proposé une série d'amendements aux règles et formulaires qu'elle impose aux sociétés relevant de sa juridiction. Ces changements ont été rendus obligatoires dans le cadre de l'adoption de la loi Sarbanes-Oxley de 2002. Cette loi a été motivée, en partie, par des scandales comptables qui ont été révélés impliquant des entreprises aussi connues que Enron, WorldCom, Tyco, Global Crossing, Kmart, et Arthur Andersen pour n'en nommer que quelques-uns.

SYSTÈME DE COMPTABILITÉ

Un système comptable est un système d'information de gestion chargé de la collecte et du traitement des données utiles aux décideurs dans la planification et le contrôle des activités d'une organisation commerciale. Le cycle de traitement des données d'un système comptable englobe la structure totale de cinq activités associées au suivi des informations financières : collecte ou enregistrement des données ; classement des données; traitement (y compris le calcul et la synthèse) de données ; maintenance ou stockage des résultats ; et la communication des résultats. Le principal moyen, mais pas le seul, par lequel ces résultats finaux sont diffusés aux utilisateurs internes et externes (tels que les créanciers et les investisseurs) est l'état financier.

Les éléments de la comptabilité sont les blocs de construction à partir desquels les états financiers sont construits. Selon le Financial Accounting Standards Board (FASB), les principaux éléments financiers directement liés à la mesure de la performance et de la situation financière d'une entreprise sont les suivants :

Actifs : avantages économiques futurs probables obtenus ou contrôlés par une entité particulière à la suite de transactions ou d'événements passés.
Résultat global—la variation des capitaux propres (actif net) d'une entité au cours d'une période donnée en raison de transactions et d'autres événements et circonstances provenant de sources non propriétaires. Le résultat global comprend toutes les variations des capitaux propres au cours d'une période, à l'exception de celles résultant des investissements des propriétaires et des distributions aux propriétaires.
Distributions aux propriétaires : diminutions des capitaux propres (actifs nets) d'une entreprise donnée en raison du transfert d'actifs, de la prestation de services ou de l'engagement de dettes envers les propriétaires.
Capitaux propres—l'intérêt résiduel dans les actifs d'une entité qui reste après déduction des passifs. Dans une entité commerciale, l'équité est la participation.
Charges—événements qui dépensent des actifs ou encourent des passifs au cours d'une période de livraison ou de fourniture de biens ou de services et de réalisation d'autres activités qui constituent l'activité principale ou centrale continue de l'entité.
Gains—augmentations des capitaux propres (actifs nets) provenant de transactions périphériques ou accessoires. Les gains proviennent également d'autres transactions, événements et circonstances affectant l'entité au cours d'une période, à l'exception de ceux qui résultent des revenus ou des investissements des propriétaires. Les investissements des propriétaires sont des augmentations de l'actif net résultant de transferts d'objets de valeur d'autres entités pour obtenir ou augmenter des intérêts de propriété (ou des capitaux propres) dans celui-ci.
Passifs — sacrifices futurs probables d'avantages économiques découlant d'obligations présentes de transférer des actifs ou de fournir des services à d'autres entités à l'avenir à la suite de transactions ou d'événements passés.
Pertes—diminutions des capitaux propres (actif net) résultant de transactions périphériques ou accessoires d'une entité et de toutes les autres transactions, événements et circonstances affectant l'entité au cours d'une période. Les pertes n'incluent pas les baisses de capitaux propres résultant des dépenses ou des distributions aux propriétaires.
Revenus : entrées ou autres améliorations d'actifs, règlements de passifs ou une combinaison des deux au cours d'une période de livraison ou de production de biens, de prestation de services ou d'autres activités qui constituent les opérations principales ou centrales en cours de l'entité.

ÉTATS FINANCIERS

Les états financiers sont le moyen le plus complet de communiquer des informations financières sur une entreprise commerciale. Un large éventail d'utilisateurs, des investisseurs et créanciers aux directeurs de budget, utilisent les données qu'il contient pour guider leurs actions et leurs décisions commerciales. Les états financiers comprennent généralement les informations suivantes :

Bilan (ou état de la situation financière) : résume la situation financière d'une entité comptable à un moment donné, représentée par ses ressources économiques (actifs), ses obligations économiques (passifs) et ses capitaux propres.
Compte de résultat—résume les résultats des opérations pour une période donnée.
État des flux de trésorerie : résume l'impact des flux de trésorerie d'une entreprise sur ses activités d'exploitation, de financement et d'investissement sur une période donnée.
État des bénéfices non répartis : indique les augmentations et les diminutions des bénéfices conservés par l'entreprise sur une période donnée.
État des variations des capitaux propres : présente les variations du compte distinct des capitaux propres d'une entité, y compris les investissements par distributions aux propriétaires au cours de la période.

Les notes aux états financiers sont considérées comme faisant partie intégrante d'un jeu complet d'états financiers. Les notes fournissent généralement des informations supplémentaires à la fin de l'état et concernent des questions telles que les méthodes d'amortissement et d'inventaire utilisées dans les états, les détails de la dette à long terme, les pensions, les baux, les impôts sur les bénéfices, les passifs éventuels, les méthodes de consolidation et d'autres questions. Les principales méthodes comptables sont généralement présentées dans la note initiale ou dans un résumé précédant les notes aux états financiers.

PROFESSION COMPTABLE

Il existe deux principaux types de comptables : les comptables privés, qui sont employés par une entreprise commerciale pour fournir des services comptables exclusivement pour cette entreprise, et les comptables publics, qui fonctionnent comme des experts indépendants et fournissent des services comptables pour une grande variété de clients. Certains experts-comptables exploitent leur propre entreprise, tandis que d'autres sont employés par des cabinets comptables pour répondre aux besoins comptables des clients de l'entreprise.

Un expert-comptable certifié (CPA) est un comptable qui a 1) rempli certaines exigences en matière d'éducation et d'expérience établies par la loi de l'État pour la pratique de l'expertise comptable et 2) a obtenu une note acceptable lors d'un examen national rigoureux de trois jours. Ces personnes sont autorisées à exercer la comptabilité publique dans un État particulier. Ces exigences d'agrément sont largement reconnues pour le maintien de l'intégrité du secteur des services comptables, mais ces dernières années, ce processus d'agrément a suscité des critiques de la part des législateurs et d'autres qui favorisent la déréglementation de la profession. Certains segments de la communauté des affaires ont exprimé la crainte que la qualité de la comptabilité ne pâtisse si de tels changements étaient mis en œuvre, et les analystes indiquent que les petites entreprises sans grands services comptables internes seraient particulièrement touchées.

L'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) est l'organisation professionnelle nationale des CPA, mais de nombreuses organisations au sein de la profession comptable existent pour répondre aux besoins spécifiques de divers sous-groupes de professionnels comptables. Ces groupes vont de l'American Accounting Association, une organisation composée principalement d'enseignants en comptabilité, à l'American Women's Society of Certified Public Accountants.

COMPTABILITÉ ET PROPRIÉTAIRE DE PETITE ENTREPRISE

« Un bon comptable est le conseiller externe le plus important dont dispose le propriétaire d'une petite entreprise », selon le Entrepreneur Magazine Conseillère PME . « Les services d'un avocat et d'un consultant sont essentiels pendant des périodes spécifiques du développement d'une petite entreprise ou en période de difficultés, mais c'est le comptable qui, sur une base continue, a le plus d'impact sur le succès ou l'échec final d'un petite entreprise.'

Lors du démarrage d'une entreprise, de nombreux entrepreneurs consultent un professionnel de la comptabilité pour se renseigner sur les diverses lois fiscales qui les touchent et pour se familiariser avec la variété de dossiers financiers qu'ils devront tenir. De telles consultations sont particulièrement recommandées aux futurs propriétaires d'entreprise qui prévoient d'acheter une entreprise ou une franchise, prévoient d'investir une somme d'argent substantielle dans l'entreprise, prévoient de détenir de l'argent ou des biens pour des clients ou envisagent de se constituer en société.

Si un propriétaire d'entreprise décide de faire appel aux services d'un comptable pour constituer sa société, il doit s'assurer que le comptable a de l'expérience avec les petites sociétés, car la constitution en société apporte une multitude de nouvelles formes et exigences financières. Un comptable averti peut fournir des informations précieuses sur divers aspects de la phase de démarrage.

De même, lorsqu'il enquête sur l'achat ou l'octroi d'une licence d'entreprise, un acheteur potentiel doit demander l'aide d'un comptable pour examiner les états financiers du donneur de licence-vendeur. L'examen des états financiers et d'autres données financières doit permettre au comptable de déterminer si l'entreprise est un investissement viable. Si un acheteur potentiel décide de ne pas faire appel à un comptable pour examiner les états financiers du donneur de licence-vendeur, il doit au moins s'assurer que les états financiers qui ont été proposés ont été correctement audités (un CPA ne tamponnera ni ne signera un état financier qui n'a pas été correctement audité et certifié).

Une fois en affaires, le propriétaire de l'entreprise devra peser les revenus, le taux d'expansion, les dépenses en capital et une myriade d'autres facteurs pour décider s'il souhaite obtenir un comptable interne, un service de comptabilité ou un service de comptabilité et de préparation de déclarations de revenus de fin d'année. Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes sont moins susceptibles d'avoir besoin d'un comptable ; dans certains cas, ils seront en mesure de répondre aux modestes besoins comptables de leur entreprise sans recourir à une aide extérieure. Si un propriétaire d'entreprise refuse de demander l'aide professionnelle d'un comptable sur les questions financières, des informations comptables pertinentes peuvent être trouvées dans des livres, des séminaires, des agences gouvernementales telles que la Small Business Administration et d'autres sources.

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Même si le propriétaire d'une petite entreprise décide de ne pas faire appel à un comptable, il lui sera beaucoup plus facile de répondre aux exigences comptables de l'entreprise si quelques principes comptables de base sont suivis. Ceux-ci incluent le maintien d'une division stricte entre les dossiers personnels et commerciaux; maintenir des systèmes comptables séparés pour toutes les transactions commerciales ; établir des comptes chèques séparés pour les particuliers et les entreprises ; et conserver tous les dossiers commerciaux, tels que les factures et les reçus.

CHOISIR UN COMPTABLE

Alors que certaines petites entreprises sont en mesure de gérer leurs besoins comptables sans avoir recours à du personnel comptable interne ou à un cabinet comptable professionnel, la majorité choisissent de faire appel à des professionnels de la comptabilité. Le propriétaire d'une petite entreprise doit prendre en compte de nombreux facteurs lorsqu'il recherche un comptable, notamment la personnalité, les services rendus, la réputation dans le monde des affaires et les dépenses.

La nature de l'entreprise en question est également une considération dans le choix d'un comptable. Les propriétaires de petites entreprises qui ne prévoient pas une expansion rapide ont peu besoin d'un cabinet comptable national, mais les entreprises commerciales qui nécessitent des investisseurs ou appellent à une offre publique d'achat peuvent bénéficier d'une association avec un cabinet comptable établi. De nombreux propriétaires d'entreprises en croissance choisissent un comptable en interrogeant plusieurs cabinets d'experts-comptables potentiels et en leur demandant des propositions qui, idéalement, détailleront l'expérience d'offre publique de l'entreprise dans le secteur, décriront les comptables qui s'occuperont du compte et estimeront les frais d'audit et autres prestations de service.

Enfin, une entreprise qui fait appel à un comptable professionnel pour s'occuper de questions comptables est souvent mieux équipée pour consacrer du temps à d'autres aspects de l'entreprise. Le temps est une ressource précieuse pour les petites entreprises et leurs propriétaires, et selon les Entrepreneur Magazine Conseillère PME , 'Les comptables aident les propriétaires d'entreprise à se conformer à un certain nombre de lois et de réglementations affectant leurs pratiques de tenue de dossiers. Si vous passez votre temps à essayer de trouver des réponses aux nombreuses questions auxquelles les comptables peuvent répondre plus efficacement, vous n'aurez pas le temps de gérer correctement votre entreprise. Passez votre temps à faire ce que vous faites le mieux et laissez les comptables faire ce qu'ils font le mieux.

Le propriétaire d'une petite entreprise peut, bien sûr, faciliter les choses à la fois pour son entreprise et pour le comptable en tenant des registres comptables appropriés tout au long de l'année. Des registres bien tenus et complets des actifs, de la dépréciation, des revenus et dépenses, des stocks et des gains et pertes en capital sont tous nécessaires à la comptable pour terminer son travail ; les lacunes dans le dossier financier d'une entreprise ne font qu'augmenter le temps du comptable et, par conséquent, ses honoraires pour les services rendus.

Les informations de gestion potentielles qui peuvent être tirées d'une étude d'états financiers correctement préparés ne doivent pas être négligées. De nombreuses petites entreprises considèrent la comptabilité principalement comme un fardeau administratif et comme quelque chose dont la valeur est principalement d'aider à se conformer aux exigences de déclaration du gouvernement et aux préparations fiscales. La plupart des experts dans le domaine soutiennent que les petites entreprises devraient reconnaître que les informations comptables peuvent être un élément précieux des systèmes de gestion et de prise de décision d'une entreprise, car les données financières constituent l'indicateur ultime de l'échec ou du succès de l'orientation stratégique et philosophique d'une entreprise.