Avez-vous une liste de choses à faire ? Bien sûr, la plupart d'entre nous le font. Mais qu'en est-il d'une liste de choses à ne pas faire ? Il s'avère que c'est au moins aussi important, selon les experts en productivité.
Qu'est-ce qu'une liste de choses à ne pas faire exactement ? Ce n'est pas une liste de mauvaises habitudes que vous êtes déterminé à rompre ou de comportements négatifs que vous voulez être sûr d'éviter. Il s'agit d'une liste de tâches que vous pourriez penser devoir faire, ou pourriez vouloir faire, ou que quelqu'un d'autre pourrait vous demander de faire. Mais parce que ces tâches ne vous font avancer vers aucun de vos objectifs plus larges, ne nourrissent pas votre âme et ne sont pas nécessaires pour vous, il vaut mieux ne pas les faire. Ils doivent soit être laissés de côté, soit vous devez les déléguer à quelqu'un d'autre.
Les personnes les plus prospères que je connais disent que les grandes carrières découlent de ce à quoi vous dites non. Cela a du sens car le temps et l'énergie sont une ressource limitée pour chacun de nous et la façon dont nous choisissons de dépenser cette précieuse ressource compte beaucoup. Consultante en gestion et coach de dirigeants écrit dans le revue de Harvard business :
Une fois que vous acceptez que vous avez plus à faire que le temps de tout faire, c'est en fait un concept libérateur. Cette prise de conscience vous oblige à reconnaître qu'il existe des éléments de moindre priorité que vous ne terminerez probablement jamais. Supprimez ces éléments non essentiels, placez-les sur votre liste de choses à ne pas faire et engagez-vous à les laisser partir. Cela vous évitera de perdre un temps précieux à réévaluer continuellement si vous pourriez les atteindre qui pourraient être mieux investis dans la réalisation de votre travail.
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Une liste de choses à ne pas faire vous apportera clarté et paix, car il y aura moins de honte et d'anxiété à propos de choses que vous pensez devoir faire, ou pire, d'avoir dit à quelqu'un que vous feriez, mais que vous avez du mal à y arriver. Cela apportera également une plus grande transparence et améliorera vos relations avec vos collègues et clients car vous ne ferez plus de promesses que vous ne pourrez pas tenir.
Cela peut sembler contre-intuitif - vous êtes déjà assez occupé - mais prévoyez un peu de temps, une demi-heure au moins, pour créer votre liste de choses à ne pas faire. La productivité que vous gagnerez en vaudra la peine. Voici comment commencer :
1. Rassemblez une liste générale de candidats pour votre liste de choses à ne pas faire.
Si vous faites le suivi de la façon dont vous passez votre temps (ce qui en vaut la peine), examinez vos dossiers pour voir à quelles tâches vous consacrez du temps chaque jour. Regardez votre calendrier et toutes les notes que vous pourriez avoir qui vous éclaireront sur la façon dont vous passez votre temps de travail. Tout ce sur quoi vous passez du temps et qui ne correspond pas directement à vos objectifs à long terme et à votre vision de vous-même devrait certainement être un candidat. Il en va de même pour les éléments qui figurent sur votre liste de tâches depuis longtemps, qui vous harcèlent, mais que vous n'avez pas encore accomplis. Les choses que d'autres personnes vous demandent de faire devraient figurer sur la liste des candidats potentiels, à moins qu'elles ne vous poussent vers vos propres objectifs. Et enfin, toute tâche qui fait couler votre cœur juste pour y penser devrait être une candidate pour votre liste de choses à ne pas faire.
2. Posez-vous quelques questions.
Une fois que vous avez vos candidats potentiels pour la liste des choses à ne pas faire, posez à chacun d'entre eux quelques questions. Demandez d'abord : « Est-ce que cette tâche m'aidera à atteindre mes objectifs et contribuera à ma vision du succès ? » Si la réponse est non, poursuivez en demandant : « Est-ce que moi ou quelqu'un d'autre subirai des conséquences négatives importantes si cette tâche n'est pas accomplie ? » « Est-ce que cette tâche est urgente ou importante ? » Si la réponse à ces deux dernières questions est également non, cette tâche devrait figurer sur votre liste de choses à ne pas faire.
Si quelque chose semble urgent ou important ou pourrait avoir des conséquences négatives s'il n'est pas accompli, posez-vous la question suivante : « Dois-je être celui qui fait cette tâche ? Ou pourrais-je le donner à quelqu'un d'autre en le déléguant ou en l'externalisant ?' S'il existe un moyen de confier cette tâche à quelqu'un d'autre, elle devrait figurer sur votre liste de choses à ne pas faire.
3. Préparez quelques réponses.
L'intérêt de la liste des choses à ne pas faire est que vous soyez disposé et capable de dire rapidement non aux tâches qui ne correspondent pas à vos objectifs à long terme et n'ont pas besoin d'être effectuées par vous. Au fur et à mesure que de nouvelles tâches sont ajoutées à votre liste de choses à ne pas faire, il est utile d'être prêt avec des réponses rapides au cas où quelqu'un (y compris vous-même) vous demanderait de faire quelque chose qui ne correspond pas à votre mission.
Coach de vie Blaz Kos suggère préparer en fait un texte passe-partout que vous pouvez rapidement saisir et déposer dans un e-mail si vous souhaitez refuser poliment une demande de faire quelque chose. Vous pouvez également écrire des scripts que vous pouvez utiliser en personne ou au téléphone et proposer des choses que vous devriez également être prêt à vous dire chaque fois qu'une tâche non essentielle se présente.
4. Répétez.
Lorsque vous êtes invité à entreprendre de nouvelles tâches ou lorsque vous proposez de nouvelles idées que vous souhaitez poursuivre, testez chacune d'entre elles par rapport aux questions ci-dessus. Répond-il aux critères très stricts pour être placé sur votre liste de choses à faire ou appartient-il à votre liste de choses à ne pas faire ? Soyez vigilant quant à la protection de votre temps et de votre énergie et utilisez votre passe-partout ou votre script pour refuser des tâches au besoin.
Examinez périodiquement votre liste de choses à ne pas faire, au moins une fois par trimestre, suggère Kos. Au fur et à mesure que vous vous y habituerez, vous souhaiterez peut-être ajouter d'autres éléments à la liste. Qui sait? Peut-être qu'un jour votre liste de choses à ne pas faire sera plus longue que votre liste de choses à faire.
