La planification des ressources d'entreprise (ERP) est une méthode d'utilisation de la technologie informatique pour relier diverses fonctions, telles que la comptabilité, le contrôle des stocks et les ressources humaines, dans l'ensemble d'une entreprise. L'ERP est destiné à faciliter le partage d'informations, la planification d'entreprise et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise. L'ERP est devenu très visible au milieu des années 90 et se développait toujours énergiquement au milieu des années 2000, une décennie plus tard. L'ERP a connu une grande popularité parmi les grands fabricants du milieu à la fin des années 90. La plupart des premiers systèmes ERP se composaient d'ordinateurs centraux et de programmes logiciels qui intégraient les divers systèmes plus petits utilisés dans différentes parties d'une entreprise. Étant donné que les premiers systèmes ERP pouvaient coûter jusqu'à 2 millions de dollars et prendre jusqu'à quatre ans à mettre en œuvre, le principal marché pour les systèmes était les entreprises du Fortune 1 000.
« Tout au long des années 90, la plupart des grandes entreprises industrielles ont installé des systèmes de planification des ressources d'entreprise, c'est-à-dire des applications informatiques massives permettant à une entreprise de gérer toutes ses opérations (finances, planification des besoins, ressources humaines et exécution des commandes) sur la base d'un seul, ensemble intégré de données d'entreprise », ont écrit Dorien James et Malcolm L. Wolf dans Le trimestriel McKinsey . « ERP a promis d'énormes améliorations en termes d'efficacité, par exemple des intervalles plus courts entre les commandes et les paiements, des besoins en personnel de back-office réduits, des stocks réduits et un service client amélioré. Encouragées par ces possibilités, les entreprises du monde entier ont investi quelque 300 milliards de dollars dans l'ERP au cours de la décennie.'
À la fin des années 90, les ventes de systèmes ERP ont commencé à ralentir. Certains fabricants ont rencontré des problèmes de mise en œuvre. D'autres facteurs ont également commencé à influencer les systèmes ERP à la fois dans la conception et le déploiement. De nombreuses entreprises ont développé des relations étroites avec leurs clients et leurs fournisseurs et ont commencé à faire des affaires sur Internet à grande échelle. Les petits réseaux basés sur PC sont devenus beaucoup plus rapides, plus flexibles et moins chers que les mainframes. Après la lente reprise après le ralentissement économique des années 2000, l'ERP est devenu beaucoup plus étroitement associé aux systèmes Web, ce qui l'a également redonné de l'importance. En 2006, par exemple, Banquier américain Le magazine a interrogé des experts bancaires qui considéraient l'ERP comme un nouvel outil de commerce électronique interentreprises, les ERP communiquant entre eux sur le Web.
AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DE L'ERP
Lorsque l'idée a été introduite pour la première fois, l'ERP était une solution attrayante pour de nombreuses grandes entreprises car il offrait de nombreuses utilisations potentielles. Par exemple, le même système peut être utilisé pour prévoir la demande d'un produit, commander les matières premières nécessaires, établir des calendriers de production, suivre les stocks, répartir les coûts et projeter des mesures financières clés. L'ERP ' agit comme une épine dorsale de planification pour les processus commerciaux de base d'une entreprise ', a écrit Gary Forger dans Manutention moderne des matériaux . « En plus de diriger nombre d'entre eux, le système relie également ces divers processus à l'aide de données provenant de l'ensemble de l'entreprise. Par exemple, un système ERP typique gère des fonctions et des activités aussi différentes que les nomenclatures, la saisie des commandes, les achats, les comptes fournisseurs, les ressources humaines et le contrôle des stocks, pour ne citer que quelques-uns des 60 modules disponibles. Au besoin, ERP est également capable de partager les données de ces processus avec d'autres systèmes logiciels d'entreprise.' Un autre avantage important des systèmes ERP était qu'ils permettaient aux entreprises de remplacer un enchevêtrement d'applications informatiques complexes par un seul système intégré.
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Malgré ces avantages potentiels, les systèmes ERP continuent d'avoir un coût. La mise en œuvre nécessite des engagements de temps considérables de la part du service informatique de l'entreprise ou de professionnels externes. Un article dans L'informatique , par exemple, citant une enquête menée auprès de 100 organisations, a montré que seulement 5 % des responsables informatiques « étaient capables d'installer des progiciels ERP directement de la boîte ». En revanche, seulement 9 % ont signalé un travail de personnalisation très important. De plus, étant donné que les systèmes ERP affectaient la plupart des principaux départements d'une entreprise, ils ont tendance à créer des changements dans de nombreux processus métier. La mise en place d'un ERP nécessite donc de nouvelles procédures, une formation des collaborateurs, un accompagnement managérial et technique. En conséquence, de nombreuses entreprises trouvent que le passage à l'ERP est un processus lent et pénible. Une fois la phase de mise en œuvre terminée, certaines entreprises ont du mal à quantifier les bénéfices qu'elles ont tirés de l'ERP.
SOLUTIONS ERP POUR LES PETITES ENTREPRISES
Alors que les ventes de systèmes ERP aux grandes entreprises manufacturières commençaient à ralentir, certains fournisseurs se sont tournés vers les petites entreprises. Selon une enquête menée par AMR Research dans Manutention moderne des matériaux , le marché global des systèmes ERP a augmenté de 21 pour cent en 1998, malgré le fait que les ventes aux entreprises ayant un chiffre d'affaires supérieur à 1 milliard de dollars ont diminué de 14 pour cent au cours de la même période. « Les applications ERP ne sont plus uniquement réservées aux grandes entreprises », a noté Constance Loizos dans Semaine de l'industrie . « Alors que des entreprises manufacturières d'un milliard de dollars terminent maintenant leurs implémentations ERP, les clients de taille moyenne, témoins des processus commerciaux améliorés des leaders du marché de la fabrication, commencent à affiner leurs propres opérations » Invariablement, la raison la plus importante pour laquelle les entreprises mettent en œuvre un ERP est que sans lui, il est pratiquement impossible de rester compétitif. Le monde des affaires se rapproche de plus en plus d'un modèle entièrement collaboratif, ce qui signifie que les entreprises doivent de plus en plus partager avec leurs fournisseurs, distributeurs et clients les informations internes qu'elles protégeaient autrefois si vigoureusement.'
Bien sûr, les petites et moyennes entreprises, ainsi que celles impliquées dans les services plutôt que dans les industries manufacturières, ont des ressources, des infrastructures et des besoins différents de ceux des grandes entreprises industrielles qui ont fourni le marché d'origine des systèmes ERP. Les fournisseurs ont dû créer une nouvelle génération de logiciels ERP plus faciles à installer, plus faciles à gérer, nécessitant moins de temps de mise en œuvre et entraînant des coûts de démarrage inférieurs. Bon nombre de ces nouveaux systèmes étaient plus modulaires, ce qui a permis de procéder à l'installation par petits incréments avec moins d'assistance de la part des professionnels des technologies de l'information. D'autres petites entreprises ont choisi d'externaliser leurs besoins ERP auprès de fournisseurs. Pour un montant fixe, le fournisseur fournirait la technologie et le personnel d'assistance nécessaires à sa mise en œuvre et à sa maintenance. Cette option s'est souvent avérée plus facile et moins coûteuse que l'achat et la mise en œuvre d'un système complet, en particulier lorsque le logiciel et la technologie semblaient susceptibles de devenir obsolètes en quelques années.
ERP ET INTERNET
Une autre tendance dans le développement et l'utilisation des ERP implique que les fournisseurs mettent le logiciel à la disposition des entreprises clientes sur Internet. Connue sous le nom d'ERP hébergé ou d'ERP déployé sur le Web, cette tendance a également contribué à rendre les systèmes ERP accessibles aux petites entreprises. Lorsqu'une entreprise choisit d'exécuter ses systèmes ERP via un hébergeur Web, le logiciel n'est pas acheté ou installé par l'entreprise cliente. Au lieu de cela, il réside sur l'ordinateur hôte du fournisseur, où les clients y accèdent via une connexion Internet. « Plutôt que de disperser l'ERP sur plusieurs sites d'entreprise et d'engager les coûts de nombreux serveurs nécessaires à l'exécution du logiciel, l'ERP déployé sur le Web centralise le système », a noté Forger. « En utilisant le Web pour accéder à un seul système ERP à un emplacement central, les entreprises peuvent réduire leurs investissements informatiques sur deux fronts : matériel et personnel. »
L'exécution de systèmes ERP sur un ordinateur hôte soulage les petites entreprises de la nécessité d'acheter un ordinateur central ou d'embaucher des spécialistes des technologies de l'information pour prendre en charge le système. De plus, ce dispositif permet aux entreprises clientes de faire des économies en ne payant que les applications ERP qu'elles utilisent plutôt que d'avoir à acheter un certain nombre de modules. En effet, les fournisseurs d'ERP agissent en tant que fournisseurs de services applicatifs (ASP) pour plusieurs entreprises clientes. « Les systèmes fournis par les ASP sont particulièrement attrayants pour les entreprises en démarrage qui ne peuvent pas prédire de manière fiable leurs futurs volumes d'affaires, ne peuvent pas se permettre de payer pour des systèmes ERP de premier niveau et ne veulent pas remplacer continuellement des systèmes moins chers et moins performants. systèmes à mesure que leurs entreprises se développent », ont expliqué James et Wolf.
L'ERP SE DÉVELOPPE LE LONG DE LA CHAÎNE D'APPROVISIONNEMENT
Les systèmes ERP traditionnels visaient à automatiser les processus et à connecter des systèmes d'information disparates au sein d'une entreprise. Mais à la fin des années 90, un nombre croissant d'entreprises se sont tournées vers l'extérieur, vers la collaboration et l'établissement de liens technologiques avec d'autres entreprises de la chaîne d'approvisionnement. 'De plus en plus, les fabricants des pays développés font partie de la chaîne de conception et de production de leurs clients', a écrit Richard Adhikari dans Semaine de l'industrie . « Une planification serrée nécessite l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement et des fonctions de planification des ressources de l'entreprise et la mise en œuvre de liens de communication électronique. » Les fournisseurs d'ERP ont répondu à cette tendance en intégrant les systèmes ERP avec d'autres types d'applications, telles que le commerce électronique, et même avec les réseaux informatiques des fournisseurs et des clients. Ces systèmes ERP interconnectés sont connus sous le nom de solutions d'entreprise étendues.
Les systèmes ERP se sont étendus pour inclure plusieurs nouvelles fonctions. Par exemple, les fonctions d'intégration d'applications relient l'ERP à d'autres systèmes logiciels qui affectent la chaîne d'approvisionnement. Les fonctions de visibilité donnent aux entreprises un aperçu de l'inventaire et de son état au fur et à mesure de son évolution dans la chaîne d'approvisionnement. Le logiciel de planification de la chaîne d'approvisionnement aide à créer des plans optimaux pour la production et la livraison des marchandises. De même, le logiciel de gestion de la relation client personnalise la façon dont un fournisseur traite individuellement chaque client. L'ERP a également été adapté pour prendre en charge le commerce électronique en facilitant l'exécution et la distribution des commandes, en simplifiant le processus d'approvisionnement électronique et en suivant les informations sur les clients et leurs commandes.
CHOISIR UN FOURNISSEUR D'ERP
Les principaux fournisseurs dans le domaine sont SAP d'Allemagne ; Oracle; J.D. Edwards ; PeopleSoft ; et Baan des Pays-Bas. Les efforts de marketing des dirigeants continuent d'être axés sur les grandes entreprises clientes et se sont concentrés sur l'automatisation de la fabrication, de la distribution, des ressources humaines et des systèmes financiers. Mais de nombreux petits fournisseurs sont actifs sur le marché au service de petites entreprises clientes et se concentrent sur des applications de niche.
Loizos a décrit une série de facteurs que les petites entreprises doivent prendre en compte dans le choix d'un fournisseur ERP. Par exemple, elle a souligné que la mise en œuvre d'un système ERP est une décision importante en matière de technologie de l'information qui nécessite du temps et des ressources, les entreprises doivent donc éviter de choisir un fournisseur trop rapidement. Au lieu de cela, elle a recommandé aux petites entreprises d'évaluer soigneusement leurs besoins et de dresser une liste des problèmes commerciaux qu'elles attendent du système ERP pour les aider à résoudre. Loizos a également suggéré aux entreprises de rechercher de manière approfondie les fournisseurs potentiels d'ERP, en examinant leur réputation dans l'industrie, mais également en vérifiant les références et en interrogeant les clients précédents. Elle a recommandé d'éviter si possible les fournisseurs multiples et de s'assurer que le fournisseur choisi convient aux futurs plans de croissance et d'expansion de la petite entreprise. Enfin, elle a noté que les entreprises devraient s'assurer que le financement du projet est en place avant la signature d'un contrat.
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LES FACTEURS D'UNE MISE EN UVRE RÉUSSIE DE L'ERP
Une fois qu'une petite entreprise a décidé d'installer un système ERP et sélectionné un fournisseur, l'entreprise peut prendre un certain nombre de mesures pour assurer une mise en œuvre réussie. Dans son article, Forger a noté que la mise en œuvre de l'ERP a plus de chances de réussir si l'entreprise la positionne comme un enjeu commercial stratégique et l'intègre à un effort de refonte des processus. Bien entendu, le système ERP doit s'adapter à la stratégie globale de l'entreprise et l'aider à servir ses clients. Il peut également être utile de trouver un leader passionné pour le projet et de sélectionner une équipe de projet dédiée et interfonctionnelle. Le propriétaire de la petite entreprise doit s'assurer que ces personnes ont le pouvoir de prendre des décisions concernant le processus de mise en œuvre de l'ERP.
Forger recommande aux entreprises d'attaquer le projet de mise en œuvre par étapes courtes et ciblées, en partant des délais ciblés pour créer un sentiment d'urgence. Il peut être utile de commencer par les systèmes les plus élémentaires, puis d'étendre à d'autres domaines fonctionnels. Forger suggère également d'utiliser des techniques de gestion du changement pour gérer la dimension humaine du projet, car l'ERP nécessite un grand accompagnement des zones concernées de l'entreprise. Enfin, il souligne qu'une fois le système ERP en place, les entreprises doivent interpréter les données collectées avec soin et précision si le système doit contribuer à la planification des activités.
Bien que les systèmes ERP puissent sembler complexes et coûteux, même les petites entreprises trouvent de plus en plus nécessaire d'investir dans une telle technologie afin de rester compétitives. 'Les systèmes ERP sont mis en œuvre aujourd'hui pour fournir une base stable à un nombre croissant d'entreprises dans tous les segments, des dot-com aux grands constructeurs automobiles', a écrit Dave Morrison dans Gestion de l'AMC . « Le nombre d'implémentations en aval de la chaîne d'approvisionnement et dans les petites et moyennes entreprises augmente régulièrement à mesure que les coûts initiaux sont réduits ainsi que le coût global de possession. Les versions préconfigurées et pré-testées réduisent désormais efficacement les coûts de mise en œuvre tout en réduisant la complexité et les risques du projet. Ces nouveaux systèmes offrent une longueur d'avance dans le développement et fournissent un produit stable et entièrement testé à la production. La méthodologie est en constante évolution et les résultats sont très positifs.'
BIBLIOGRAPHIE
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