Un peu moins de conversation

Quand était le la dernière fois que vous avez organisé une réunion et invité huit personnes au lieu des trois personnes qui avaient vraiment besoin d'être là simplement parce que vous ne vouliez pas que quelqu'un se sente exclu ?

À quand remonte la dernière fois que vous avez envoyé un e-mail à l'échelle de l'entreprise qui disait quelque chose comme : « Hé, attention aux buveurs de café : si vous finissez le pot, faites-en un autre ! » même s'il n'y a en fait qu'une seule personne qui enfreint cette règle (et qu'elle est votre co-fondatrice) ?

À quand remonte la dernière fois que vous avez eu une longue discussion sur la palette de couleurs pour la nouvelle brochure avec un programmeur, qui n'a rien à voir avec la brochure mais sait bien qu'il n'aime pas l'orange ?

Voici les symptômes d'une maladie courante : trop de communication .

Maintenant, nous savons tous que la communication est très importante et que de nombreux problèmes d'organisation sont causés par un manque de communication. La plupart des gens essaient de résoudre ce problème en augmentant la quantité de communication : envoyer un e-mail à tout le monde, organiser de longues réunions et inviter l'ensemble du personnel, et demander à chacun d'apporter sa contribution avant de prendre une décision.

Mais les coûts de communication s'additionnent plus rapidement que vous ne le pensez, en particulier dans les grandes équipes. Ce qui fonctionnait avec trois personnes dans un garage qui se parlaient de tout ne fonctionne tout simplement plus lorsque votre effectif atteint 10 ou 20 personnes. Tous ceux qui n'ont pas besoin d'être présents à cette réunion tuent la productivité. Tous ceux qui n'ont pas besoin de lire cet e-mail en sont distraits. À un moment donné, trop communiquer n'est tout simplement pas efficace.

C'est un problème particulièrement insidieux pour les start-up à croissance rapide. Lorsque vous êtes vraiment petit et que vous débutez, vous n'avez pas beaucoup de monde, donc garder tout le monde au courant de tout ne prend pas vraiment beaucoup de temps. Mais à mesure que vous grandissez, le nombre de personnes susceptibles d'être impliquées dans une discussion particulière augmente, et la quantité de choses que vous faites en tant qu'entreprise augmente, et le temps que vous pouvez perdre à trop communiquer devient un problème sérieux.

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les personnes qui les composent commencent à se spécialiser. À ce stade, certains gestionnaires concluront qu'ils ont un problème de « garder tout le monde sur la même longueur d'onde ». Mais souvent, ce qu'ils ont en fait, c'est un problème « empêcher les gens de s'ingérer quand il y a déjà suffisamment de gens intelligents qui travaillent sur quelque chose ».

valeur nette de paul wahlberg 2015

Ce n'est pas que Bob en comptabilité n'ait rien d'utile à dire sur la photographie de la nouvelle campagne publicitaire. Oui, Bob a une maîtrise en beaux-arts. Oui, Bob est un photographe amateur. Et peut-être qu'il a même meilleur goût que les gens du marketing. Pourtant, Bob ne devrait pas dire au directeur marketing quoi faire, car ce n'est tout simplement pas efficace. En fait, c'est très inefficace.

Le coût de la surcommunication au sein des organisations a été étoffé par Fred Brooks dans son livre de 1975, Le mois-homme mythique . Brooks a aidé à exécuter le projet OS/360 chez IBM, en créant un système d'exploitation géant pour les mainframes de l'entreprise. À cette époque, les ordinateurs étaient de grandes machines refroidies à l'eau, de la taille d'une pièce, parfois dotées d'une énorme mémoire principale de 256 000 octets. OS/360 était probablement le plus grand projet logiciel jamais tenté à ce point. Et c'était monumentalement en retard.

Chaque fois qu'un aspect du projet prenait du retard, IBM affectait quelques personnes supplémentaires à la tâche. Et ce que Brooks a remarqué, ce qui surprend toujours les gens, c'est que cela n'a pas fonctionné. Son observation a été connue sous le nom de loi de Brooks : ajouter des personnes à un projet tardif a tendance à le faire fonctionner plus tard encore.

Relisez cette phrase, car elle n'est pas intuitive. Brooks a découvert que l'ajout de personnes à un projet le mettra plus de retard sur le calendrier .

Comment cela peut-il être ? Eh bien, lorsque vous ajoutez une nouvelle personne à une équipe, cette personne doit communiquer et se coordonner avec toutes les autres personnes de l'équipe. Cela n'a pas l'air bien grave, mais ça l'est. Le petit nouveau ne sait pas ce qui se passe, alors quelqu'un d'autre dans l'équipe - quelqu'un qui la semaine dernière faisait un travail productif - doit arrêter son travail et montrer les ficelles du métier à ce débutant.

Plus l'équipe est grande, pire c'est. Lorsque vous avez une équipe d'une personne, vous n'avez aucune exigence de communication. Rien.

Ajoutez une deuxième personne et vous avez maintenant une connexion unique : Adam et Marie doivent se parler de temps en temps.

Mélissa "Missy" Rothstein

Maintenant, ajoutez une troisième personne, disons, Srinivas, et tout à coup nous sommes passés d'une connexion à trois, puisque Srinivas doit parler à Adam et Marie.

Ajoutez une quatrième personne. Je suis à court de noms ici pour m'aider -- OK : Britney. Si nous l'ajoutons et qu'elle doit se coordonner avec chacun d'entre eux, vous obtenez six connexions.

Pour les mathématiciens, la formule est que si vous avez n personnes dans votre équipe, il y a (n^deux-n)/2 Connexions. Ce graphique illustre comment cela devient un problème :

Comme vous pouvez le voir, les coûts de communication commencent à augmenter assez rapidement jusqu'à ce que, dans les grandes équipes, tout ce que tout le monde ait le temps de faire soit de se coordonner avec tout le monde - et personne ne travaille. En 2006, Moishe Lettvin, un ancien programmeur chez Microsoft, a écrit un article de blog décrivant l'année qu'il a passée à coordonner la liste des éléments qui figureraient dans un menu de Windows Vista - le menu que vous utilisez pour éteindre votre ordinateur. (Voir Le Crapfest de fermeture de Windows .) Lettvin a estimé que 43 personnes avaient toutes une voix dans la conception de ce menu. Quarante trois! Selon la formule de Brooks, cela signifie gérer 903 connexions. Lettvin dit qu'il a passé tellement de temps sur des tâches de coordination qu'en 12 mois, il a produit moins de 200 lignes de code.

En tant que patron, vous devez concevoir des moyens de réduire les voies de communication. Éliminez les listes de diffusion à l'échelle de l'entreprise, ou facturez au moins 1,50 $ pour y poster. Arrêtez d'avoir de grandes réunions. Vous avez besoin d'une culture dans laquelle les gens ne sont pas tendus parce qu'ils n'ont pas été inclus dans une réunion, ce qui signifie que vous avez besoin d'une culture qui récompense les gens pour leur travail et désapprouve l'ingérence dans le travail des autres.

Et sur chaque projet, assignez une personne pour s'assurer que la communication a lieu - mais seulement la bonne communication. Sinon, l'équipe commencera simplement à avoir de longues réunions avec tout le monde là-bas et, franchement, les gens socialiseront, discuteront, parleront et discuteront de choses qui ne les intéressent pas vraiment juste pour entendre leur propre voix.

Je pense que c'est probablement l'un de ces cas dans lesquels l'ancien style de gestion des années 1950 a accidentellement réussi quelque chose. Dans ces entreprises de style General Motors, ils avaient au moins une idée de la façon dont les informations devaient monter et descendre dans des organigrammes ordonnés et ordonnés, qui montraient un minimum de reconnaissance que la bonne réponse n'est pas que chaque personne dans l'organisation doit faites attention à tout.

Lorsque vous avez créé votre entreprise, vous avez probablement fait un excellent travail de communication. Tout le monde se disait tout. Et vos clients ont adoré, car lorsqu'ils ont appelé pour demander leur bon de commande, tout le monde savait où il se trouvait. Mais à mesure que vous grandissez, vous ne pouvez pas continuer à informer tout le monde de chaque bon de commande, vous devez donc inventer des systèmes de communication spécifiques pour que les bonnes personnes le sachent et personne d'autre. Pas parce que c'est confidentiel. Parce que c'est une perte de temps.

Joel Spolsky est le co-fondateur et PDG de Fog Creek Software et l'hôte du blog populaire Joel on Software. Pour une archive de ses chroniques, rendez-vous sur www.inc.com/author/joel-spolsky .