Nous avons tous été là : perdre un temps précieux dans une réunion qui ne va nulle part rapidement.
Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles cela se produit, mais souvent cela est dû à un manque de préparation. Pensez-y : vous pouvez envoyer un ordre du jour à l'avance, vous pouvez fournir toutes les ressources dont votre équipe a besoin pour une réunion productive, mais cela ne servira à rien si les gens ne prennent pas le temps de revoir et de réfléchir à l'avance.
L'idée que votre personnel se prépare bien avant chaque réunion est géniale, mais soyons réalistes : cela n'arrivera tout simplement pas.
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Et c'est ce qui fait que la tactique suivante change la donne.
Une tactique de Bezos : commencez par le silence
J'ai découvert cette méthode pour la première fois auprès du fondateur et PDG d'Amazon, Jeff Bezos, dans un entretien large il a accouché il y a quelques années.
J'aime l'appeler : démarrage silencieux.
Comment ça marche?
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Dans le procès-verbal d'ouverture de certaines réunions, avant le début de toute discussion, Bezos et son équipe de cadres supérieurs ont lu des notes de service imprimées dans un silence total. (Les mémos peuvent atteindre jusqu'à six pages et le démarrage silencieux peut durer jusqu'à 30 minutes.) Pendant ce temps, le modérateur et les participants les parcourent. Ils griffonnent des notes dans les marges.
Mais le plus important, ils pense.
«Pour les nouveaux employés, c'est une première expérience étrange», explique Bezos. 'Ils ne sont tout simplement pas habitués à rester assis en silence dans une pièce et à faire des études avec un groupe de cadres.'
Bezos dit que cet exercice communautaire a un but merveilleux : il assure une attention sans partage de la part de toutes les personnes présentes. De plus, cela aide à mieux préparer ceux qui mènent de telles discussions, en raison de la compétence et de la réflexion ciblée nécessaires pour rédiger ces notes de service en premier lieu.
« Les phrases complètes sont plus difficiles à écrire, explique le célèbre fondateur. «Ils ont des verbes. Les paragraphes ont des phrases thématiques. Il n'y a aucun moyen d'écrire un mémo de six pages structuré de manière narrative sans avoir une pensée claire.
Si vous craignez que commencer une réunion avec une longue période de silence soit contre-productif, je peux vous assurer que ce n'est pas le cas. J'ai utilisé cette méthode dans mes propres réunions, et elle enregistre temps à long terme. Les bases des réunions sont posées en temps réel, en commençant tout le monde, eh bien, sur la même page. Si le mémo initial est bien rédigé, il fournit une orientation réelle et aide à réduire les malentendus.
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Mais le meilleur de tous, le démarrage silencieux donne à vos employés ce dont ils ont le plus besoin pour faire leur meilleur travail :
Temps.
Une réflexion ciblée et une réflexion approfondie peuvent conduire à des découvertes profondes. Le problème est qu'avec des boîtes de réception pleines et des calendriers surchargés, beaucoup ne prennent tout simplement pas le temps pour cet exercice précieux.
Mais ce petit investissement de quelques minutes peut produire d'énormes dividendes, sous la forme d'une discussion plus significative et d'une collaboration inspirée. Il peut transformer les réunions d'un mal douloureux et nécessaire en un échange plus ouvert, agréable et productif - le lieu où les grandes idées naissent ou s'affinent.
Souhaitez-vous offrir cela à votre équipe ou organisation ?
Ensuite, vous pourriez envisager de donner un départ silencieux à certaines de vos prochaines réunions.
