Le concept de « étendue de contrôle », également connu sous le nom de ratio de gestion, fait référence au nombre de subordonnés contrôlés directement par un supérieur. C'est un concept particulièrement important à comprendre pour les propriétaires de petites entreprises, car les petites entreprises ont souvent des problèmes lorsque le fondateur se retrouve avec un champ de contrôle trop large. L'étendue du contrôle est un sujet enseigné dans les écoles de gestion et largement utilisé dans les grandes organisations comme l'armée, les agences gouvernementales et les établissements d'enseignement. 'Pourtant, peu d'entrepreneurs connaissent le terme ou sont prêts à admettre une limite au nombre de personnes qu'ils supervisent directement', a expliqué Mark Hendricks dans un article pour Entrepreneur magazine. Lorsque l'étendue du contrôle d'un propriétaire de petite entreprise devient trop grande, cela peut limiter la croissance de son entreprise. Même les meilleurs managers ont tendance à perdre leur efficacité lorsqu'ils passent tout leur temps à gérer les personnes et leurs problèmes et sont incapables de se concentrer sur les plans à long terme et le positionnement concurrentiel de l'entreprise dans son ensemble.
Le concept d'étendue de contrôle a été développé au Royaume-Uni en 1922 par Sir Ian Hamilton. Il est né de l'hypothèse que les managers ont un temps, une énergie et une attention limités à consacrer à leur travail. Dans des études sur les chefs militaires britanniques, Hamilton a constaté qu'ils ne pouvaient pas contrôler efficacement plus de trois à six personnes directement. Ces chiffres ont été généralement acceptés comme la « règle empirique » pour l'étendue du contrôle depuis lors. Plus d'une décennie plus tard, A.V. Graicumas a illustré mathématiquement le concept d'étendue de contrôle. Ses recherches ont montré que le nombre d'interactions entre les managers et leurs subordonnés - et donc le temps que les managers consacrent à la supervision - augmentait géométriquement à mesure que l'étendue de contrôle des managers devenait plus grande.
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Il est important de noter que tous les gestionnaires subissent une diminution de l'efficacité lorsque leur étendue de contrôle dépasse le niveau optimal. En d'autres termes, les limitations impliquées par l'étendue du contrôle ne sont pas des défauts de certains managers individuels mais plutôt des managers en général. En outre, il est important de comprendre que l'étendue du contrôle se réfère uniquement aux subordonnés directs, plutôt qu'à l'ensemble de la hiérarchie de l'entreprise. Même si un PDG peut contrôler techniquement des centaines d'employés, son étendue de contrôle n'inclurait que les chefs de service ou les responsables fonctionnels qui relevaient directement du PDG. « Lorsqu'il dispose de suffisamment de niveaux hiérarchiques, n'importe quel manager peut contrôler n'importe quel nombre de personnes, bien qu'indirectement », a noté Hendricks. « Mais lorsqu'il s'agit de rapports directs, la théorie [de l'étendue du contrôle] suggère que les entrepreneurs doivent respecter les limites innées des gestionnaires. »
Les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises sont particulièrement susceptibles de trop étendre leur champ de contrôle. Après tout, bon nombre de ces personnes ont démarré une entreprise à partir de zéro et craignent de perdre le contrôle de ses opérations. Ils choisissent donc de gérer directement de nombreuses personnes, plutôt que de déléguer des tâches à des cadres intermédiaires, dans le but de continuer à être impliqués dans les décisions clés au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Mais cette stratégie peut se retourner contre lui, comme l'a expliqué Hendricks : 'L'extension de l'étendue du contrôle au-delà des limites recommandées engendre un moral médiocre, entrave la prise de décision efficace et peut entraîner une perte de l'agilité et de la flexibilité qui donnent à de nombreuses entreprises entrepreneuriales leur avantage.'
S'ORGANISER POUR OPTIMISER LA PÉRIODE DE CONTRLE DES MANAGERS
Établir l'étendue de contrôle optimale pour les gestionnaires est l'une des tâches les plus importantes dans la structuration des organisations. Trouver la durée optimale implique d'équilibrer les avantages et les inconvénients relatifs de conserver la responsabilité des décisions et de déléguer ces décisions. En général, des études ont montré que plus l'organisation est grande, moins il y a de personnes qui doivent rendre compte à la personne la plus élevée. Les gestionnaires devraient également avoir moins de rapports directs si ces subordonnés interagissent fréquemment les uns avec les autres. Dans cette situation, le superviseur finit par gérer à la fois sa relation avec les subordonnés et les relations des subordonnés entre eux.
Parmi les autres facteurs affectant l'étendue optimale du contrôle, citons le fait que les travailleurs effectuent des tâches de nature routinière (ce qui pourrait permettre une étendue de contrôle plus large) ou d'une grande variété et complexité (ce qui pourrait nécessiter une étendue de contrôle plus étroite), et si l'ensemble de l'entreprise situation est stable (ce qui indiquerait une portée plus large) ou dynamique (ce qui nécessiterait une portée plus étroite). D'autres situations dans lesquelles un plus large éventail de contrôle pourrait être possible incluent lorsque le gestionnaire délègue efficacement ; lorsqu'il y a des assistants pour filtrer les interactions entre le manager et ses subordonnés ; lorsque les subordonnés sont compétents, bien formés et capables de travailler de manière autonome ; et lorsque les objectifs des subordonnés sont bien alignés avec ceux des autres travailleurs et de l'organisation.
Les différentes étendues de contrôle présentent des avantages et des inconvénients. Un champ de contrôle étroit a tendance à donner aux gestionnaires un contrôle étroit sur les opérations et à faciliter une communication rapide entre les gestionnaires et les employés. D'un autre côté, un champ de contrôle étroit peut également créer une situation dans laquelle les gestionnaires sont trop impliqués dans le travail de leurs subordonnés, ce qui peut réduire l'innovation et le moral des employés. Un large éventail de contrôle oblige les gestionnaires à développer des objectifs et des politiques clairs, à déléguer efficacement les tâches et à sélectionner et former soigneusement les employés. Étant donné que les employés reçoivent moins de supervision, ils ont tendance à assumer plus de responsabilités et à avoir un moral plus élevé avec un large éventail de contrôle. D'un autre côté, les managers disposant d'un large éventail de contrôle peuvent être surchargés de travail, avoir du mal à prendre des décisions et perdre le contrôle de leurs subordonnés.
Avec tous ces facteurs à prendre en compte, les propriétaires de petites entreprises pourraient se trouver dépassés par la tâche de trouver l'étendue de contrôle optimale. Mais Hendricks a affirmé qu'évaluer la situation et prendre une décision ne devrait pas être trop difficile. 'La règle empirique selon laquelle un cadre doit superviser directement trois à six personnes a assez bien résisté aux défis des experts en efficacité, des fanatiques de la consolidation d'équipe, des passionnés de technologie, des boosters d'autonomisation, des mégalomanes et d'autres déterminés à augmenter la portée de contrôle acceptée. ' Hendricks a écrit. « Si les calculs sont trop lourds pour vous, jetez un œil au nombre d'heures que vous travaillez. Lorsque les journées de travail des personnes au sommet sont le double de celles des autres, l'étendue du contrôle est incontrôlable.
Pour les propriétaires de petites entreprises qui estiment avoir trop de rapports directs et doivent réduire leur champ de contrôle, la solution peut impliquer soit l'embauche de cadres intermédiaires pour assumer une partie des responsabilités du propriétaire, soit la réorganisation de la structure hiérarchique de l'entreprise. Dans les deux cas, les propriétaires de petites entreprises doivent équilibrer leurs propres capacités et leur charge de travail par rapport à la nécessité de contrôler les coûts. Après tout, la réduction de l'étendue de contrôle de l'entrepreneur peut impliquer des coûts de paiement de salaires supplémentaires pour les nouvelles recrues ou de formation des employés existants pour qu'ils assument des responsabilités de supervision. Malgré les coûts potentiels impliqués, Hendricks a fait valoir qu'ajuster la portée du contrôle vers le niveau optimal peut conduire à de grandes améliorations pour les petites entreprises. 'Il est possible que prêter attention à l'étendue du contrôle puisse faire entrer votre entreprise dans une nouvelle ère de croissance rapide, soutenue et rentable', a-t-il déclaré aux entrepreneurs. « Vous pourriez même trouver la gestion de votre entreprise plus facile et plus amusante ».
BIBLIOGRAPHIE
Harrison, Simon. « Y a-t-il une bonne étendue de contrôle ? » Rapport d'activité . février 2004.
Hendricks, Marc. « Contrôle de la portée ». Entrepreneur . janvier 2001.
Visser, Bauke. « Structure et performance de la communication organisationnelle ». Journal du comportement et de l'organisation économiques . juin 2000.
