Alors que nous ne sommes pas encore contrôler des robots humanoïdes depuis le confort de nos maisons comme les personnages du film 2009 Substituts , de plus en plus nos interactions quotidiennes, à la fois professionnelles et personnelles, sont menées par des moyens virtuels.
Alors que les propriétaires d'entreprise considèrent les événements virtuels comme une méthode rentable pour atteindre une multitude d'objectifs, notamment des webinaires, des formations et des conférences, il est important de s'assurer qu'une communication efficace n'est pas échangée contre des économies. Bien qu'il soit peu probable qu'une réunion virtuelle remplace complètement le besoin pour les entrepreneurs de se rencontrer en personne, sa facilité d'adoption et sa commodité peuvent servir à améliorer la productivité de votre entreprise. Cependant, les réunions virtuelles ne sont pas idéales pour toutes les situations, il est donc essentiel de savoir quand et comment utiliser cette technologie.
Donna Dennis, présidente de Leadership Solutions Consulting, et créatrice et animatrice de Association américaine de gestion séminaire de trois jours sur Diriger des équipes virtuelles et distantes , dit que la technologie est devenue l'objectif principal; quelque part entre les BlackBerries des gens et les e-mails, de nombreux dirigeants ont perdu de vue les relations. « Maintenant, l'accent est mis sur la gestion des tâches, des relations et de la technologie », explique Dennis, qui développe davantage dans son prochain livre. Gestion des connaissances et apprentissage en ligne.
Lee E. Miller, formateur d'influence et auteur de UP : Influence, pouvoir et perspective U : l'art d'obtenir ce que vous voulez , ajoute : « La plus grosse erreur que les gens commettent est de supposer qu'influencer lorsque vous vous rencontrez en face à face est la même chose qu'influencer lorsque vous interagissez virtuellement. Ce n'est pas. Les règles sont différentes parce que les gens réagissent différemment lorsqu'ils interagissent virtuellement.
Voici quelques conseils pour vous aider à mener une réunion virtuelle réussie.
5 conseils pour organiser une réunion virtuelle : comment se préparer
'La première chose que nous faisons avant de décider quelles technologies et quels logiciels seront nécessaires est de décider qui est le public participant et quelles informations sont partagées', explique Drew Bowers, psychologue de recherche au sein du groupe des facteurs humains de l'Institut de recherche de l'Université de Dayton. 'Nous avons constaté qu'il est préférable pour les présentateurs de concevoir leurs données ou leur présentation en fonction de l'environnement dans lequel ils se présenteront, ou de choisir le meilleur environnement pour représenter les données dont ils disposent.' Bowers dit : 'Vous ne pouvez pas simplement prendre une présentation que vous avez donnée devant un public en direct lors d'une conférence et la lancer sur un moniteur vidéo pour un public virtuel et vous attendre aux mêmes résultats, car vous êtes limité, dans une certaine mesure , dans la façon dont vous pouvez interagir avec votre public virtuel.
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Dennis fait remarquer que lorsque vous planifiez une réunion dans un lieu physique, vous pouvez être plus décontracté au sujet de l'ordre du jour de la réunion et de la fourniture du matériel. Vous avez également l'avantage de mettre les participants au courant dans le couloir, à la machine à café, etc. Cependant, une réunion virtuelle réussie nécessite beaucoup plus de préparation en amont. Colaric recommande que les réunions virtuelles soient planifiées bien à l'avance. « Envoyez l'ordre du jour à l'avance, créez des visuels pour renforcer votre message et transmettez-les à tout le monde avant la réunion, invitez les membres de chaque équipe qui doivent être impliqués », dit-elle.
Assurez-vous également d'envoyer les informations de connexion (codes d'accès, URL et numéros d'appel) au moins un jour à l'avance afin que les participants puissent tester les téléchargements de logiciels nécessaires. Vous pouvez également demander aux participants de se connecter au moins 15 minutes avant le début pour tester la connectivité, suggère Laura Stack, auteur et présidente de The Productivity Pro, une entreprise de formation à la gestion du temps. « Effectuez un appel nominal et vérifiez que tout fonctionne. Passez en revue la chronologie. Donnez une méthode pour vous joindre hors ligne si un panéliste rencontre des problèmes, dit Stack.
Noter: Si vous accueillez un seul présentateur avec un large public à l'écoute, alors c'est une bonne idée d'avoir un animateur désigné pour aider le présentateur principal. L'animateur peut aider les participants à résoudre des problèmes techniques et surveiller toutes les questions de discussion qui arrivent. Demander au présentateur d'essayer de lire les questions de discussion ralentit le déroulement de la présentation.
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5 conseils pour organiser une réunion virtuelle : outils techniques et exigences
La beauté de la technologie de réunion en ligne est que même l'opération la plus jeune et la plus simple peut l'utiliser. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet, de l'audio (à partir des haut-parleurs de l'ordinateur, du microphone ou par téléphone) et une webcam (autonome ou intégrée à votre moniteur/ordinateur portable). Les groupes plus importants peuvent également avoir besoin d'un écran de projection ou d'un grand écran de télévision.
Lorsque vous choisissez un service, pensez « petit », explique Susan Colaric, vice-présidente adjointe pour la technologie de l'enseignement à l'Université Saint Leo de Saint Leo, en Floride. « Les conférences Web les plus efficaces sont celles qui n'utilisent que la technologie nécessaire. KIS-;restez simple-; est le meilleur moyen de faire en sorte que les gens se concentrent sur votre message et non sur la technologie.' Certains produits Web en ligne comprennent Adobe Acrobat Connect , Aller à une réunion , Réunion en direct Microsoft Office et WebEx .
Les entrepreneurs doivent également être conscients que tous les systèmes de visioconférence ne fonctionneront pas ensemble. Évitez l'embarras des retards et des problèmes techniques en testant la connectivité de tous les sites avant la réunion. « Essayer d'utiliser un système vidéo analogique d'un côté et un système numérique de l'autre peut causer une multitude de problèmes, et même la conférence numérique-numérique peut être problématique si un logiciel plus ancien a besoin d'une mise à niveau avant de pouvoir « parler » « un programme plus récent », déclare Bowers.
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5 conseils pour organiser une réunion virtuelle : restez concentré
Rick Maurer, auteur de Au-delà du mur de la résistance et Pourquoi tu ne veux pas ce que je veux ? conseille aux utilisateurs de supprimer les distractions. L'avantage des réunions virtuelles est la possibilité de les tenir presque n'importe où ; l'inconvénient des réunions virtuelles est aussi la possibilité de les tenir presque n'importe où. Les participants à une réunion en ligne peuvent appeler ou se connecter depuis le café local, les salons d'aéroport, les bureaux à domicile, etc. Pour minimiser le bruit de fond ou le « bruit de la route » (vous ne voulez pas que votre enfant, votre animal de compagnie ou les téléphones qui sonnent deviennent le point central), vous pouvez choisissez de « mettre tous les participants en sourdine et de répondre uniquement aux questions via la boîte de discussion », explique Stack.
Maurer déconseille également d'essayer de regrouper plusieurs choses en une seule réunion. « Concentrez-vous sur un ou deux sujets. Si vous devez couvrir plus d'articles, laissez aux gens le temps de s'étirer, de faire une pause dans la salle de bain ou de réapprovisionner leur café. Gardez chaque segment de la réunion court - pas plus de 30 minutes.'
Noter: Les chemises à rayures ne se transmettent pas bien à la caméra, pas plus que les gros bijoux brillants. Les deux peuvent être visuellement distrayants. Essayez de réduire au minimum les mouvements de votre corps, car un mouvement excessif peut en fait dégrader la qualité de la vidéo.
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5 conseils pour organiser une réunion virtuelle : étiquette
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« La clé d'une visioconférence ou d'une téléconférence réussie est de se rappeler que vous êtes en réunion », souligne Colaric. « Accordez toute votre attention aux participants comme vous le feriez si vous étiez dans la même pièce. Ne vous laissez pas distraire par les e-mails, la navigation sur le Web ou les SMS. Essayez de ne pas manger ni boire afin d'être prêt si des questions vous sont adressées.'
Une bonne règle de base ? Colaric dit : « Présumez toujours lorsque vous entrez dans la pièce que les microphones sont déjà en direct à d'autres endroits ! Cela permet d'éviter que toute conversation pré-réunion superflue ne soit diffusée alors que vous n'en avez peut-être pas l'intention.'
Elle souligne également que les réunions par vidéoconférence devraient en fait se dérouler à un rythme légèrement plus lent qu'une réunion typique en raison d'un délai de deux à trois secondes pour la plupart des systèmes de communication. Si vous dirigez la réunion, assurez-vous qu'il y a suffisamment de pauses après avoir posé une question. Si vous êtes un participant, attirez l'attention sur vous avant de vous adresser au groupe en faisant un signe de la main ou en disant « question » ou « commentaire », puis attendez quelques secondes avant de continuer. »
Les participants doivent également établir un contact visuel en regardant dans la caméra. Cela rendra la conversation entre les participants plus naturelle. Ce qui suit est un aide-mémoire rapide sur l'étiquette :
Les 8 choses à faire en matière d'étiquette en visioconférence
Soyez courtois envers les autres participants
Parlez clairement
Gardez les mouvements du corps au minimum
Bougez et faites des gestes lentement et naturellement
Maintenez un contact visuel en regardant dans la caméra
Habillez-vous convenablement
Animez la session
Soyez vous-même et amusez-vous !
Les 7 choses à ne pas faire lors de la visioconférence
Ne faites pas de bruits gênants
Ne crie pas
Ne faites pas de mouvements gênants
Ne pas interrompre les autres orateurs
Ne menez pas de conversations parallèles
Ne portez pas de bijoux « bruyants »
Ne couvrez pas le microphone
Source : Bureau des technologies de l'information de l'Université St. Leo
Noter: Si votre entreprise dong à l'échelle mondiale, consultez des sites tels que executifplanet.com et kissbowshakehands.com pour des ressources sur l'étiquette des affaires internationales.
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5 conseils pour organiser une réunion virtuelle : impliquer les participants
Dennis dit qu'il y a une tendance dans les réunions virtuelles à se lancer directement dans la tâche, ce qui peut affecter négativement l'établissement de relations. Elle recommande de briser la glace en faisant le tour de la salle « virtuelle » et en demandant à chacun de se présenter et de partager quelque chose sur son week-end, ou de parler de quelque chose qu'il attend avec impatience, pour ajouter un élément social à la procédure. « Tout ce que vous pouvez simuler lors de rencontres en face à face est bon. »
Stack dit d'encourager les participants à soumettre leurs questions sur le sujet avant le début du programme. Elle recommande également d'autres méthodes pour maintenir l'engagement du public pendant le webinaire, telles que répondre à un sondage ou poser une question et demander des réponses via le chat.
Colaric suggère de poser fréquemment des questions à la fois pour engager les participants à distance et pour maintenir une connexion personnelle. Mais, souligne-t-elle, soyez explicite dans vos questions. « Posez une question précise à une personne précise. Poser des questions ouvertes à un large public distant entraînera souvent un « air mort », puis plusieurs personnes parleront à la fois. »
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