Il y a des jours où j'ai l'impression de me noyer dans les e-mails. Je ne peux tout simplement pas répondre à chacun en temps opportun. Ainsi, lorsque je peux enfin trouver du temps pour répondre à ces e-mails, mes doigts commencent automatiquement à taper cette phrase : 'Désolé pour la réponse tardive...'
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Je sais que je ne suis pas seul.
Ces cinq mots sont devenus si courants dans la culture du courrier électronique qu'ils ont même fait l'objet d'une récente chronique satirique de Shouts & Murmurs dans Le new yorker par Susanna Wolff.
Désolé pour la réponse tardive. J'ai ouvert votre e-mail sur mon téléphone pendant que mon rendez-vous était dans la salle de bain, mais j'ai ensuite vu qu'il fallait plus qu'une réponse « oui » ou « non », j'ai décidé que c'était trop de travail, je l'ai marqué comme non lu, puis oublié complètement jusqu'à maintenant!
L'envie d'inclure le langage désolé pour la réponse tardive dans chaque e-mail auquel je réponds est forte. Même si je réponds aussi rapidement que le lendemain, j'ai hâte de m'excuser pour ma réponse tardive.
Il faut arrêter de le dire, comme le souligne Melissa Dahl Science de nous . Parce que les e-mails sont rarement suffisamment urgents pour exiger que nous nous excusions d'y répondre en retard. Le vrai problème de s'excuser de ne pas répondre instantanément à chaque e-mail ? Cela crée un précédent selon lequel nous sommes censés répondre instantanément à chaque e-mail. Si vous répondez dans un délai raisonnable, de quoi pouvez-vous vous excuser ?
Mais puisque désolé pour la réponse tardive est si banal, comment pouvons-nous rompre l'habitude ? Voici quelques idées.
Bloquez dans le temps votre e-mailing
Nous ne pouvons pas répondre immédiatement à tous les e-mails au fur et à mesure qu'ils arrivent. Cela nous amène à presser ces réponses chaque fois que nous avons le temps, ce qui peut prendre un certain temps, ce qui peut nous conduire dans le dangereux piège des excuses pour le retard de réponse.
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Au lieu de cela, essayez de bloquer une certaine heure chaque jour pendant laquelle vous répondez aux e-mails. En suivant un système de liste de tâches bloquant le temps, vous répartissez certaines périodes de votre journée pour certaines tâches. Pas besoin de répondre instantanément à cet e-mail ou d'essayer de vous souvenir de répondre plus tard. Au lieu de cela, répondez pendant le bloc de temps de votre journée que vous avez désigné pour l'e-mail. 'Lorsque nous avons toutes nos tâches placées dans une date, une heure et une durée spécifiques, nous dormons plus profondément en sachant que tout ce qui doit être fait est à sa place', a déclaré Kevin Kruse, expert en gestion du temps. Entreprise rapide .
Arrête juste de dire désolé
Si vous voulez faire la dinde froide et arrêter de vous excuser une fois pour toutes, il existe un plug-in Chrome pour Gmail qui peut vous aider. C'est un peu comme un correcteur orthographique, mais au lieu de détecter les fautes d'orthographe, il détecte les mots exacts tels que « désolé » et « juste ». Appelé Juste pas désolé , le plug-in vous avertira si vous saisissez un e-mail et tapez « désolé » sans trop vous demander pourquoi vous vous excusez.
Mettre la responsabilité sur l'expéditeur
Certains e-mails peuvent nécessiter une réponse rapide. Mais il est difficile de parcourir la mer qui est votre boîte de réception et de savoir exactement de qui il s'agit.
L'économiste comportemental Dan Ariely a donc trouvé une solution. Pour aider à prioriser l'urgence des quelque 300 e-mails qu'il reçoit par jour, sa réponse automatique demande à l'expéditeur de remplir un formulaire. Dans le formulaire, l'expéditeur doit fournir plus de détails sur sa demande, y compris la date à laquelle il attend une réponse. Le nombre de personnes qui ont besoin d'une réponse tout de suite ? Seulement deux pour cent.
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'Avec les e-mails, nous traitons tout comme si nous étions pressés', a déclaré Ariely lorsqu'il était invité sur Bloomberg Plan de match Podcast. « Il y a une énorme différence entre important et urgent.
