Le terme « systèmes de suggestion des employés » fait référence à une variété d'efforts déployés par les entreprises pour solliciter et utiliser les commentaires de leurs employés dans l'espoir de réaliser des économies ou d'améliorer la qualité des produits, l'efficacité du lieu de travail, le service client ou les conditions de travail. Ces efforts vont de la simple mise en place de boîtes à suggestions dans des espaces communs à la mise en œuvre de programmes formels avec des comités pour examiner les idées et les récompenses pour ceux qui sont adoptés. Les idées générées peuvent aller de simples améliorations de la qualité de vie au travail, comme mettre un réfrigérateur dans la salle à café, à des problèmes de rationalisation plus importants qui peuvent faire économiser des milliers de dollars par an à l'entreprise, comme le passage des téléphones portables de tous les vendeurs de contrats individuels à un contrat de groupe. avec un marchand à rabais. 'Les programmes de suggestions créent une situation gagnant-gagnant', a écrit Kate Walter dans Magazine RH . « Plus d'implication et de contribution pour les employés et amélioration de l'efficacité et des économies pour les employeurs. »
« Les entreprises qui mettent en place des systèmes de suggestions efficaces constatent que les employés ont de bonnes idées qui peuvent réduire les coûts, augmenter les revenus, améliorer l'efficacité ou produire une meilleure qualité », a déclaré Charles Martin, auteur de Systèmes de suggestion d'employés : augmenter la productivité et les bénéfices . « Les employés travaillent mieux en équipe et soumettent souvent des idées en équipe. Et ils commencent à penser davantage comme des managers, regardant au-delà de la portée de leur propre travail.
Certaines entreprises supposent que, puisqu'elles cultivent une relation ouverte entre les employés et la direction, les idées d'améliorations feront surface de manière informelle, sans incitation explicite. Mais les experts notent que les systèmes de suggestion formels encouragent les employés à vraiment réfléchir à leur travail et à vouloir participer au fonctionnement de l'entreprise. Les systèmes de suggestion formels permettent aux employés de savoir que leurs idées sont appréciées. De tels systèmes peuvent même augmenter la motivation et favoriser la loyauté et le travail d'équipe parmi les employés. Et ces avantages s'ajoutent à l'impact positif que les systèmes de suggestions des employés peuvent avoir sur les résultats d'une entreprise. « Il est indéniable que le véritable expert est la personne qui fait le travail ; par conséquent, c'est le meilleur endroit où aller lorsque des améliorations sont recherchées », a déclaré à Susan Wells le consultant Tomas Jensen, président du Center for Suggestion System Development, publié dans Magazine RH . « Des millions de dollars sont économisés en écoutant le plus grand atout de l'entreprise : ses ressources humaines ». Wells a ensuite discuté d'une étude de l'Employee Involvement Association (EIA) qui a révélé des économies de plus de 624 millions de dollars en 2003 dans 47 entreprises dans lesquelles 450 000 personnes ont participé à des programmes.
ÉLÉMENTS D'UN SYSTÈME DE SUGGESTION RÉUSSI
'L'objectif d'un système de suggestions réussi est d'exploiter le réservoir d'idées et de créativité de tous les employés pour l'amélioration du processus de travail et des produits', a écrit Robert F. Bell dans IIE Solutions . 'Pour ce faire, tout le monde doit bien comprendre le processus, le soutien de la direction du système, des encouragements et des récompenses significatives, ainsi qu'une structure pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.' Les éléments d'un système de suggestion d'employés réussi peuvent être divisés en quatre domaines principaux : le soutien de la direction, la structure du programme, la visibilité et la promotion du programme, et la reconnaissance et les récompenses.
Soutien à la gestion
Le premier élément d'un système de suggestion d'employés réussi est de démontrer l'adhésion de la haute direction. Les gestionnaires doivent faire preuve d'enthousiasme et d'engagement envers le programme s'il veut générer les résultats souhaités. Un propriétaire de petite entreprise peut commencer par partager sa vision de l'entreprise avec ses employés. Les employés qui comprennent la mission globale de l'entreprise sont plus susceptibles de soumettre des idées précieuses qui aideront l'entreprise à atteindre ses objectifs. La prochaine étape pourrait être de s'assurer que les supérieurs hiérarchiques soutiennent le système de suggestion et ne se sentent pas menacés par celui-ci. Il est également important pour les managers de soulever fréquemment le sujet lors des réunions et d'intégrer les résultats positifs des suggestions des employés dans les rapports d'avancement périodiques. Les gestionnaires devraient également être encouragés à soumettre eux-mêmes des suggestions, même s'ils ne devraient généralement pas être récompensés pour des idées qui relèvent de leurs responsabilités normales en matière de planification stratégique.
Structure du programme
L'élément suivant d'un système de suggestion d'employés réussi est la structure. Les experts recommandent de confier la responsabilité du développement et de la mise en œuvre du programme à un seul administrateur. Cette personne devrait commencer par sélectionner un comité d'employés—de toutes les parties de l'organisation et représentant divers groupes démographiques—pour aider à administrer les différentes phases. L'administrateur et le comité d'employés devraient ensuite élaborer des règles claires pour guider les efforts des employés dans leurs suggestions. Les programmes de suggestions ont tendance à avoir plus de succès lorsque les employés sont encouragés à faire des suggestions raisonnables dans les paramètres de leur propre expérience de travail. 'Le véritable objectif est de générer autant d'idées que possible et, au fil du temps, d'améliorer la qualité des suggestions grâce à des commentaires et des encouragements', a noté Bell. Il est important d'élaborer un énoncé de politique clair qui couvre tous les aspects du programme de suggestions et de s'assurer que les gestionnaires et les employés le comprennent. Si les employés considèrent le processus comme ouvert et irréprochable, cela aidera à éliminer tout soupçon sur la façon dont les idées sont examinées et récompensées.
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Visibilité du programme
Un autre élément important des programmes de suggestion d'employés réussis est la visibilité. Après tout, on ne peut pas s'attendre à ce que les employés participent à un programme s'ils n'en sont pas informés. Les experts recommandent de lancer des programmes de suggestions de manière très publique, avec des annonces, des newsletters, des fêtes, etc. Les employés doivent repartir avec l'idée que la direction a l'intention de prendre pleinement en considération toutes les suggestions et plans pour agir sur les meilleures en temps opportun. Le système de suggestion lui-même devrait également être largement diffusé et promu. Des exemples de systèmes possibles incluent la boîte à suggestions familière avec des formulaires écrits ; le tableau d'affichage à l'ancienne pour afficher des idées et des résultats ; une ligne téléphonique spéciale sans frais pour permettre aux employés de faire des suggestions par téléphone; ou des systèmes plus sophistiqués basés sur le courrier électronique ou les publications sur un site Web dédié. Une fois le système mis en place, il est important d'assurer le suivi des activités promotionnelles en cours afin de maintenir l'intérêt des employés.
Reconnaissance et récompenses
Un autre élément essentiel des systèmes de suggestion d'employés réussis est de reconnaître les participants et de récompenser les bonnes idées. Les employés sont beaucoup plus susceptibles de participer à un programme de suggestions si les idées qu'ils soumettent reçoivent des réponses rapides et réfléchies de la part de la direction. Les experts recommandent de fixer un calendrier dans lequel la réception d'une idée sera accusée (allant de 24 heures avec les systèmes électroniques à une semaine avec les systèmes plus traditionnels). Ensuite, les employés doivent être informés dans les 30 jours si leurs idées seront adoptées ou non. Même dans les cas où une idée n'est pas utilisée, l'employé qui l'a soumise doit être remercié pour sa participation au programme. Il peut être utile d'offrir une petite récompense tangible aux employés qui soumettent une idée au système de suggestion pour la première fois, comme un t-shirt, un stylo ou un parapluie.
Pour assurer le succès d'un système de suggestion, il est également important de faire connaître les suggestions utilisées et leur impact positif sur l'entreprise. Une façon d'y parvenir pourrait être d'organiser un dîner annuel en l'honneur des personnes qui ont fait des suggestions au cours de l'année. De nombreuses entreprises mettent également en place des systèmes de récompense pour les idées des employés qui conduisent à des économies de coûts ou à des améliorations de processus. Par exemple, certaines entreprises distribuent une fraction de toutes les économies fournies par le système de suggestion des employés dans le cadre de leurs programmes annuels d'intéressement. Les experts reconnaissent qu'il peut être compliqué de développer un système de récompense approprié qui reconnaît les contributions précieuses des employés sans créer de jalousie et de ressentiment parmi les collègues. Certains suggèrent qu'il serait préférable de déléguer cette tâche à un comité consultatif d'employés. La clé est d'évaluer les idées en fonction de facteurs tels que l'innovation et l'ingéniosité ainsi que la valeur monétaire lors de l'établissement des récompenses.
RAISONS COURANTES D'ÉCHEC DES SYSTÈMES DE SUGGESTION
« Dans certaines entreprises, les employés envoient un flot d'idées utiles à la haute direction. Dans d'autres, le fond des boîtes à suggestions est recouvert de poussière », a écrit un contributeur à Exécutive Femme . 'Quelle est la différence? Ce n'est pas la qualité des employés mais la qualité du leadership qu'ils reçoivent. Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les systèmes de suggestion peuvent ne pas générer de réponse positive parmi les employés. Dans son article pour IIE Solutions , Bell a décrit plusieurs problèmes courants rencontrés par les entreprises dans la mise en œuvre et l'administration des systèmes de suggestion.
Par exemple, les employés peuvent se sentir réticents à faire des suggestions s'ils pensent que la direction n'est pas vraiment intéressée par leurs idées. Si l'entreprise ne lance qu'une invitation tiède à des suggestions ou crée une atmosphère qui pourrait être perçue comme intimidante, il est peu probable que les suggestions des employés soient reçues. L'entreprise rencontrerait probablement des problèmes similaires pour obtenir des suggestions si la direction ne savait pas clairement qui était invité à participer au programme ou imposait trop de règles strictes sur la participation.
D'autres problèmes courants avec les systèmes de suggestion des employés concernent la réponse de la direction aux suggestions. Il est peu probable que les employés participent au programme s'ils réagissent lentement ou ne réagissent pas à leurs suggestions. Un système de suggestions échouera également s'il n'y a pas d'explication claire de l'acceptation ou du rejet des suggestions, ou si les employés perçoivent que la direction porte des jugements biaisés sur les suggestions à approuver. Enfin, les systèmes de suggestions ont tendance à créer des problèmes pour une organisation lorsque les récompenses offertes pour les bonnes idées sont incohérentes ou imprévisibles.
BIBLIOGRAPHIE
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