En tant que coach en leadership, l'une des principales choses sur lesquelles je travaille avec les leaders est leur productivité. Il s'agit d'un problème courant dans de nombreuses organisations, en particulier dans les entreprises à forte croissance. La croissance rapide de l'entreprise et le rythme des changements laissent de nombreux cadres du mal à rester organisés et concentrés, ce qui se traduit par des résultats personnels médiocres.
La clé de tout système de productivité est de se concentrer sur la valeur, pas sur l'effort. Les cadres qui se concentrent sur le fait de vérifier autant de choses que possible sur leurs listes de tâches chaque jour sans penser à ce qu'ils ont mis sur ces listes feront beaucoup de choses, mais échoueront souvent à fournir des résultats significatifs. Les dirigeants qui considèrent quelles sont les actions les plus importantes et les plus impactantes créeront de la valeur à long terme et connaîtront un succès exceptionnel.
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L'une des meilleures habitudes qui vous aideront dans cette quête est de développer un processus de planification hebdomadaire personnel. En prenant le temps de planifier votre semaine, vous pouvez identifier la meilleure utilisation de votre temps et de votre énergie et vous organiser pour réussir. Voici comment je planifie ma semaine le dimanche soir afin de pouvoir me lancer le lundi matin en toute confiance.
1. Faites un balayage mental.
La première chose que je fais à chaque fois que je pense à la situation dans son ensemble et que j'essaie de planifier, c'est de faire un balayage mental pour éclaircir mes pensées. Ce processus parcourt une liste d'invites dans différentes catégories, à la recherche de choses dont j'essaie de me souvenir et d'engagements que j'ai pris (ce que les scientifiques appellent charge cognitive ) et les sort sur papier. Cela élimine les distractions de ma tête afin que je puisse mieux me concentrer sur le travail à accomplir.
2. Passez en revue la semaine à venir.
Ma prochaine étape est de revoir le programme de la semaine à venir. Je recommande d'utiliser une stratégie de calendrier défendable, qui améliore votre productivité en organisant votre emploi du temps en grandes tranches de temps avec des tâches regroupées par importance et urgence. Cela facilitera l'organisation et la gestion de votre travail.
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Si mon plan n'est pas bien organisé, je demande des modifications pour libérer du temps continu dans mon calendrier afin de créer du temps ciblé et d'optimiser les déplacements et la logistique. C'est aussi le moment d'identifier tout travail de préparation ou de révisions que je dois faire pour la semaine.
3. Attendez-vous à trois à cinq semaines.
Une fois que j'ai cette semaine sous contrôle, j'attends trois à cinq semaines supplémentaires pour tout ce qui m'oblige à prendre des mesures dans les sept prochains jours. Je recherche des choses comme les préparatifs de voyage, le travail sur des projets plus importants et le développement créatif. Cela évite les surprises qui créent des exercices d'incendie pour moi ou mon équipe.
4. Réfléchissez à la semaine dernière.
Une fois que j'ai une bonne idée de l'avenir, je regarde en arrière la semaine ou les deux dernières et je vois s'il y a des éléments ouverts ou des actions d'événements précédents que j'ai pu manquer. Je cherche des occasions d'écrire des notes de remerciement rapides et de confirmer des actions ou des plans issus de réunions précédentes. Je prendrai également ce temps pour réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce qui n'a pas fonctionné, et comment je peux améliorer mon emploi du temps et ma planification à l'avenir.
5. Vérifiez vos objectifs à long terme.
Ensuite, je vérifie mes objectifs trimestriels et mes résultats clés. En fonction de l'endroit où je veux être à la fin du trimestre, je vérifie où je dois progresser et je me fixe des tâches pour la semaine à venir. Je contacterai également les personnes avec lesquelles j'ai besoin de coordonner ou de collaborer pour planifier du temps ou organiser des réunions.
6. Trier par urgence et impact.
Une fois que j'ai écrit mes tâches et mes rappels, je commence à trier et à organiser. Je vais prendre des notes sur la complexité et la taille, puis les trier selon deux critères principaux. Le premier est l'urgence, qui est à quel point la tâche est critique pour cette semaine. Fondamentalement, si je repousse à la semaine prochaine, est-ce que cela causera des problèmes pour moi ou pour les autres ? Le deuxième critère est l'impact, c'est-à-dire la valeur que cette tâche crée pour moi à court et à long terme.
Si j'ai fait les choses correctement, mon emploi du temps sera bien structuré et j'aurai un plan pour le déroulement de la semaine. J'aurai plusieurs blocs de temps pour un travail ciblé, regroupant des tâches similaires afin que je puisse rester dans le même état d'esprit et minimiser les changements de tâches.
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Bien sûr, la vie arrive, et le lundi matin, quelque chose d'inattendu pourrait survenir et je devrai tout replanifier. Et c'est bien.
La valeur de la planification n'est pas qu'un plan s'exécutera parfaitement. C'est que quand ce n'est pas le cas, vous comprendrez ce qu'il y a dans votre assiette, quelles sont vos priorités et comment vous voulez réorganiser les choses pour respecter le plan.
