Alors tu es une femme et vous dirigez une entreprise. Dans le bassin des petites entreprises privées de ce pays, être une femme propriétaire d'entreprise présente en fait de nombreux avantages. La plupart des entreprises publiques ainsi que les agences d'achat des gouvernements locaux, étatiques et fédéraux ont des programmes pour attribuer un certain pourcentage des affaires aux entreprises appartenant à des femmes. Obtenir la certification en tant que Women Business Enterprise (WBE) peut faire la différence entre décrocher cette entreprise ou non. Cependant, le processus de certification n'est pas sans défis, et souvent les propriétaires se découragent pendant le processus parce qu'ils manquent de conseils appropriés ou qu'ils comprennent mal le fonctionnement du processus. Voici ce que vous devez savoir si vous décidez que la certification est à votre avantage.
Comment devenir une entreprise détenue par des femmes certifiées : assurez-vous de répondre aux critères
Avant de se lancer dans le processus de certification, il est important que les propriétaires d'entreprise comprennent qu'il s'agit d'un investissement de temps important. Les conditions pour soumettre une demande sont très strictes et doivent être remplies complètement. 'Beaucoup de gens veulent crier quand ils traversent cela, mais ils finissent toujours par être heureux d'avoir été certifiés', déclare Janet Harris-Lange, présidente de La Société nationale des femmes propriétaires d'entreprise (NWBOC), qui a été le premier organisme national privé de certification des entreprises féminines lors de sa création en 1995.
L'exigence la plus essentielle pour obtenir la certification en tant qu'entreprise appartenant à des femmes est le contrôle majoritaire. Cela signifie qu'une femme doit posséder 51 % de l'entreprise pour être admissible à la certification. Cependant, la propriété n'est qu'une petite partie de l'équation. Le terme propriété va au-delà des chiffres dans ce cas. Une femme doit également occuper le poste le plus élevé dans l'entreprise et être active dans la gestion quotidienne et la direction stratégique de l'entreprise. « La propriété est une chose très facile à faire sur papier, mais si la femme n'est pas la visionnaire et occupe le poste de responsable de bureau, par exemple, c'est le genre de chose qui mettra fin à une certification », explique Harris-Lange. Donc, avant d'aller de l'avant, assurez-vous que vous disposez de plusieurs moyens de prouver que vous dirigez l'entreprise, de l'embauche et du licenciement à tout document de planification.
En plus d'être propriétaire majoritaire, une femme doit également être citoyenne américaine et il est recommandé qu'elle soit en affaires depuis au moins six mois. Si vous répondez à ces trois exigences principales en tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez commencer le processus de constitution de votre demande.
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Comment devenir une entreprise détenue par des femmes certifiées : organisez-vous
Il existe une longue liste de documents que vous devrez réunir pour votre demande. C'est probablement la partie la plus ardue du processus de certification, et si vous n'êtes pas organisé ou n'avez pas suivi les documents commerciaux importants, tout rassembler peut être encore plus long et difficile. 'Beaucoup de gens plaisantent en disant que nous demandons tout sauf leur premier-né', explique Harris-Lange.
Vous n'avez pas besoin de suivre le processus de candidature avant de vous organiser. Si vous pensez que l'obtention de la certification est quelque chose que vous voudrez éventuellement faire, il est sage de commencer à mettre de côté les documents et la paperasse nécessaires le plus tôt possible. « Le meilleur moment pour commencer à organiser votre matériel est lorsque vous faites les choses pour la première fois », explique Harris-Lange. Lorsque vous êtes une jeune entreprise, vous êtes plus susceptible d'avoir des documents tels que vos documents de constitution et des copies de tous les baux facilement accessibles.
Nancy Mobley, PDG de Perspicacité des performances , une société de conseil en ressources humaines basée à Dedham, dans le Massachusetts et une entreprise détenue par une femme certifiée, affirme que c'est une bonne idée de commencer le processus de certification tôt. Mobley a suivi le processus de certification après cinq ans d'activité et elle se souvient qu'il a fallu un certain temps, non seulement pour localiser tous les documents nécessaires, mais aussi pour faire des copies de tout. « J'ai pratiquement dû copier le classeur de mon contrôleur », explique Mobley.
Conseil national des femmes entrepreneurs (WBENC), un organisme national à but non lucratif basé à Washington, D.C. qui offre également un moyen aux entreprises appartenant à des femmes d'obtenir la certification, a un liste des documents requis sur leur site Web. Souvent, les femmes ne savent rien du processus de certification jusqu'à ce qu'elles aient décidé de postuler, et il peut être très difficile de regarder la liste pour la première fois. Le simple fait de se familiariser avec ce qui est requis peut rendre le processus beaucoup moins stressant.
Vous pouvez également demander à quelqu'un de vous aider lorsque vous commencez à vous organiser. «La plupart des femmes sont trop occupées à diriger leur entreprise et n'ont pas le temps de faire beaucoup de travail administratif associé au processus de candidature», explique Harris-Lange. Dans ce cas, travailler avec un employé de confiance ou même un partenaire commercial ou un autre dirigeant de l'entreprise peut être le meilleur moyen pour vous d'aborder le processus. Cependant, si vous êtes une petite entreprise et que vous n'avez pas de personnel disponible, il existe d'autres ressources pour vous aider tout au long du processus.
Le Conseil national des femmes chefs d'entreprise a élaboré un trousse de certification , destiné à servir de visite guidée de tous les aspects du processus de candidature et à fournir une méthode d'organisation intégrée pour le matériel de candidature, qu'il vend sur son site Web au prix de 39,95 $. Harris-Lange a découvert que l'organisation recevait de nombreux appels de femmes qui ne savaient pas exactement ce qui était demandé. Le NWBOC est toujours disponible pour répondre à ces questions, cependant, Harris-Lange dit que ceux qui ont acheté le kit finissent par obtenir des réponses à la plupart de leurs questions à partir des informations fournies.
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Comment devenir une entreprise détenue par des femmes certifiées : où obtenir la certification
En plus des certificateurs tiers privés comme le WBENC et le NWBOC - qui fournissent tous deux une certification nationale - plusieurs agences étatiques et locales proposent des programmes de certification. Décider du niveau de certification que vous devriez obtenir dépend vraiment du type d'entreprise et de clients que vous ciblez, explique Harris-Lange. Par exemple, vous cherchez peut-être à faire affaire avec l'hôpital local de votre ville, de sorte que l'étendue de vos services n'exigerait pas que vous ayez une certification nationale. Dans ce cas, il serait préférable de passer par votre agence municipale locale pour demander la certification. Pour les entreprises qui souhaitent effectuer des travaux contractuels pour une agence gouvernementale, il est important de contacter les agences individuelles pour obtenir leurs exigences de certification. Bien que les règles varient d'un État à l'autre, de nombreuses agences d'État exigent que les entreprises appartenant à des femmes obtiennent une certification par le biais de leur programme, car elles maintiennent leurs propres réglementations.
Cependant, certaines entreprises constatent qu'elles n'ont besoin que d'obtenir une certification nationale. La certification nationale est la plus avantageuse pour les entreprises qui cherchent à travailler dans le secteur privé et ne prévoient pas de décrocher des contrats avec le gouvernement. Harris-Lange dit qu'un type de certification n'est pas plus avantageux pour obtenir des affaires qu'un autre, et dans de nombreux cas, le propriétaire de l'entreprise choisira d'obtenir une certification à plusieurs niveaux s'il ne veut pas se limiter au type de travail qu'il peut enchérir. « Examinez quelle est votre vision pour votre entreprise », déclare Harris-Lange, « puis prenez votre décision en fonction de votre clientèle et de l'étendue de vos services ».
Amanda Steinberg, fondatrice de Savonbxx , une société de conseil Web basée à Philadelphie, est en train de devenir une entreprise certifiée appartenant à des femmes dans la ville de Philadelphie. Steinberg a déterminé que postuler au niveau de la ville était le mieux adapté pour son entreprise. Elle a commencé le processus de candidature après avoir entendu parler d'un appel d'offres lancé par le bureau du maire de la durabilité à Philadelphie pour lequel elle souhaitait concourir. 'Tout le monde peut postuler pour travailler pour la ville de Philadelphie, mais il existe des quotas pour le travail que la ville doit donner aux entreprises appartenant à des minorités et à des femmes', explique Steinberg. « J'ai réalisé que si nous pouvions nous présenter comme une entreprise détenue par des femmes certifiées, nous serions bien placés pour remporter ce type de projets à l'avenir. » Une fois que Steinberg aura reçu sa certification, elle prévoit de travailler plus largement sur des projets du secteur social au niveau local, et elle pense que la certification sera une décision stratégiquement intelligente en ce qui concerne ces activités.
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Comment devenir une entreprise détenue par des femmes certifiées : le processus de demande
Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations et documents nécessaires, vous devrez les soumettre à l'agence appropriée pour examen. Harris-Lange dit que tant que tous les éléments requis sont là, peu importe la façon dont ils sont soumis, mais cela aidera à accélérer le processus si vous avez créé une méthode organisationnelle pour rassembler les informations. Un classeur avec intercalaires est un bon moyen de tout organiser, dit-elle. Il est important de suivre les instructions de l'agence ou de l'organisation par l'intermédiaire de laquelle vous postulez. Assurez-vous également de conserver des copies de tout ce que vous avez soumis. Dans la plupart des cas, vous pourrez soumettre une photocopie d'un document et conserver l'original pour vos propres dossiers.
Une fois que vous avez rendu votre demande, elle ira à un comité de révision. Chez NWBOC, le comité d'examen est composé d'au moins un avocat et d'un CPA, ainsi que d'autres professionnels. Harris-Lange dit que les questions de confidentialité sont prises très au sérieux. Au NWBOC, un candidat potentiel sera contacté s'il manque quelque chose ou est incomplet dans sa candidature. Attendez-vous à ce que le processus d'examen prenne en moyenne quatre à six semaines. Si tout dans la demande est complet la première fois, le processus peut prendre jusqu'à trois semaines.
En plus de la partie papier de la demande, préparez-vous à un entretien en personne, au cours duquel un comité de l'agence ou de l'organisation de certification effectuera une visite du site de votre entreprise. Le but de la visite du site est que le comité observe le fonctionnement de l'entreprise et vérifie qu'il y a bien une femme à la barre. 'Nous avons un système d'examen rigide et nous ne voulons pas effrayer les femmes, mais nous devons nous sentir à l'aise de pouvoir les approuver en tant qu'entreprise appartenant à des femmes, alors nous venons voir par nous-mêmes', explique Harris-Lange.
Vous n'avez rien à préparer pour cette visite du site ; le comité veut voir les affaires comme d'habitude. Pour Mobley, la partie interview était un peu intimidante, mais après l'avoir parcourue, son conseil est d'avoir confiance en soi. « Nous n'avions rien à cacher car Insight appartient à 100 % à des femmes », déclare Mobley. «Le processus d'entretien est nécessaire car ils contrôlent vraiment les entreprises qui ne répondent pas aux critères de propriété. À ce stade, vous ne voulez pas essayer de tirer la laine sur les yeux de qui que ce soit, car vous n'y arriverez pas.
Une fois que l'équipe de visite du site a rencontré tous les propriétaires, le rapport de la visite est ajouté aux documents de candidature. Au NWBOC, le comité d'examen se réunit une dernière fois pour prendre sa décision, et si l'entreprise obtient la certification, elle recevra un certificat indiquant son nouveau statut d'entreprise commerciale appartenant à des femmes.
Si, pour une raison quelconque, il y a une divergence avec votre demande et que la certification vous est refusée, le NWBOC vous autorise 30 jours après la date de notification pour faire appel de la décision. Le NWBOC fournira toujours les raisons du refus. Vous devez ensuite attendre un an avant de pouvoir postuler à nouveau. Cependant, Harris-Lange dit qu'il n'y a eu qu'une seule fois dans l'histoire de NWBOC qu'un propriétaire d'entreprise a suivi tout le processus et a été refusé.
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Comment devenir une entreprise détenue par des femmes certifiées : une fois que vous êtes certifiée
Toutes nos félicitations! Vous avez réussi le processus de certification. Il est maintenant temps d'utiliser la distinction à votre avantage. Selon les propriétaires d'entreprise qui ont leur certification, il y a beaucoup de potentiel pour développer votre entreprise par cette voie, mais vous ne pouvez pas simplement vous asseoir et vous attendre à ce que l'entreprise vienne à vous. Mobley dit que le meilleur moyen de faire savoir que vous êtes certifié est de contacter les agences de certification locales, étatiques et nationales et de demander à être inscrit sur leur liste de diffusion. Souvent, les grandes entreprises et les agences gouvernementales enverront des appels d'offres par l'intermédiaire d'organisations telles que le NWBOC et le WBENC et votre entreprise recevra un e-mail indiquant toutes les opportunités de projet à venir. Lorsque vous obtenez la certification via NWBOC, vous faites automatiquement partie de la base de données de l'organisation, à laquelle un large éventail d'acheteurs ont accès. De plus, Mobley dit qu'Insight mentionne qu'il s'agit d'une entreprise appartenant à des femmes certifiées sur leurs supports marketing et promotionnels, ce qui est un moyen facile de faire connaître votre distinction aux clients potentiels.
Enfin, une fois que vous êtes certifié, vous devez maintenir la certification en faisant une demande de renouvellement chaque année. Si vous ne renouvelez pas votre certification chaque année, elle expirera après cette première année. Heureusement, le processus de renouvellement est beaucoup plus simple et rationalisé par rapport à la demande initiale. Le processus peut être effectué en ligne pour le NWBOC. Renseignez-vous auprès de votre organisme de certification pour connaître leurs procédures de renouvellement. Aucune information supplémentaire n'est requise pour la re-certification, sauf si la structure, la propriété ou le nom de votre entreprise a changé au cours de cette année. La demande et l'affidavit doivent ensuite être déposés avec la plus récente déclaration de revenus de l'entreprise. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps avant votre date d'expiration pour envoyer les documents de recertification. Le conseil le plus crucial de Harris-Lange aux propriétaires d'entreprise est de ne pas devenir paresseux à propos du processus de renouvellement, car si votre certification expire, vous devez recommencer le processus de demande. « Si vous avez votre certification, valorisez-la suffisamment pour la tenir à jour », dit-elle.
Creuser plus profondément : Association nationale des femmes chefs d'entreprise
Comment devenir une entreprise détenue par des femmes certifiées : ressources
Association nationale des femmes chefs d'entreprise (NAWBO)
NAWBO est une organisation nationale composée de membres représentant les intérêts de plus de 10 millions d'entreprises appartenant à des femmes aux États-Unis.
Bureau des marchés publics de l'association des petites entreprises
Le Bureau des marchés publics de la SBA s'efforce d'encourager une participation maximale des petites entreprises défavorisées et appartenant à des femmes aux attributions de contrats du gouvernement fédéral.
Base de données de la Société nationale des femmes chefs d'entreprise
Le NWBOC dispose d'un marché d'approvisionnement en ligne où les acheteurs peuvent rechercher le pool de WBE certifiés, et où les WBE peuvent établir des connexions et sécuriser des pistes d'approvisionnement.
WomenBiz.gov
Une liste de ressources clés et de liens vers des sites Web d'organisations dont les intérêts correspondent aux besoins des entreprises appartenant à des femmes.
