Vous avez été là. Le projet est critique. Il n'y a guère assez de temps et les enjeux sont élevés. La pression est de mise. Il n'y a pas de place pour l'erreur. Si vous y parvenez, tout est heureux et vous êtes le héros. Si vous vous trompez, une tragédie frappe et tout le monde, y compris votre client, votre personnel et probablement votre famille à la maison, vous considérera comme un perdant.
Richard Phillips, PDG de Pilot Freight Services, travaille quotidiennement sous ce genre de pression. Son entreprise gère la logistique pour de grandes entreprises qui doivent faire livrer, installer et travailler dans de nombreuses régions du monde avec peu ou pas de marge d'erreur.
Son entreprise est souvent sollicitée pour gérer des opérations uniques ou complexes. « Habituellement, lorsqu'on nous demande de faire quelque chose d'extraordinaire, c'est également essentiel pour la mission du client » a révélé Phillips. 'Nos premiers efforts sont toujours en direct, et ils ont lieu sur les autoroutes, dans des entrepôts très fréquentés, sur des tarmacs d'aéroport et dans des endroits reculés du monde entier.' La fortune et parfois la vie des gens peuvent être en jeu. Bien faire les choses du premier coup est généralement la seule option.
Phillips, membre de la Young Presidents' Organization (YPO), a partagé quelques conseils utiles pour vous assurer que vous et votre équipe ne céderez pas à la pression lorsque la mission est critique.
1. Maintenir une culture de responsabilité.
S'assurer qu'un projet est bien fait du premier coup impose une énorme responsabilité aux personnes impliquées. S'ils ne sont pas prêts à assumer cette responsabilité, alors l'échec pourrait être imminent. ' Chaque employé de Pilot sait qu'il est responsable de chaque envoi dans notre système, ', a déclaré Phillips. ' Le problème de quelqu'un d'autre n'existe pas.
2. Maintenir une culture de propriété.
C'est une bonne chose d'être responsable, et plusieurs personnes peuvent avoir un rôle à jouer dans un grand projet. Mais quelqu'un doit être responsable du succès global. « Même si chaque employé est responsable de chaque expédition, chaque expédition appartient principalement à une personne ou à une équipe, qui sait qu'elle doit être proactive dans la gestion du processus si nous voulons réussir » a élaboré Phillips.
3. Maintenir une culture de la vérité.
Les erreurs sont souvent inévitables dans les situations à enjeux élevés. Avec une telle pression, certaines personnes peuvent se sentir obligées d'éviter de dire toute la vérité lorsque quelque chose ne va pas, ne serait-ce que pour sauver leur emploi. Phillips s'assure que son peuple est encouragé à dire la vérité, peu importe le résultat. « Chaque employé de Pilot sait que signaler un problème potentiel est toujours une bonne chose » a-t-il affirmé. « Même si les nouvelles sont mauvaises. »
4. Étudiez le projet en profondeur.
Dans une mission complexe à enjeux élevés, tout détail manqué pourrait conduire au désastre. « Sachez absolument tout ce que vous pouvez sur les clients et ce que vous faites pour eux avant de commencer. Connaître les besoins des clients. Connaître leurs opérations,' ajouta Phillips. ' Pour nous, cela signifie que nous ne savons pas seulement qu'une expédition est critique. Nous savons pourquoi. Est-ce fragile ? En quoi est-il fragile ? Connaître les fournisseurs. À quelle fréquence sont-ils en retard ? Comment aiment-ils que leurs matériaux soient ramassés? Vérifiez la météo. Connaître la hauteur des portes du quai. Assurez-vous que le hayon est en état de marche. Vérifiez à nouveau la météo. Connaître les heures d'ouverture de chaque installation où vous pourriez ramasser ou déposer du fret. Connaître le nom du gardien de sécurité après les heures d'ouverture. A-t-il un animal de compagnie ? Connaître le nom de l'animal. Le plus important, sachez précisément de quoi vous êtes capable et ce que vous allez faire. Vous pouvez souvent acquérir de l'expérience sans risque si vous apprenez tout ce que vous pouvez sur le monde dans lequel vous évoluez.
5. Sachez quand dire « Non » à un client.
C'est génial d'être un héros tout le temps, sauf si vous ne pouvez pas. « S'il existe un risque important d'échec, votre client vous remerciera de l'avoir dit » recommandé Phillips. « Vous gagnerez en crédibilité, améliorerez la relation client et, plus important encore, vous les servirez de manière appropriée. »
6. Commencez petit pour aplanir les nœuds.
Lorsque vous avez une grosse opération qui doit être parfaite dès le départ, vous devez créer votre propre terrain d'essai. « Nous savons qu'un échec a toujours des conséquences, mais si nous pouvons essayer un programme dans une ou deux villes, puis nous arrêter et apprendre nos leçons avant de déployer un programme à l'échelle mondiale, nous pouvons nous épargner beaucoup de maux de tête », partagé Phillips.
7. Communiquez constamment avec les membres de votre équipe.
La connaissance est inutile dans un scénario d'équipe à moins qu'elle ne soit partagée. Laisser quiconque en dehors de la communication pourrait conduire à des erreurs inattendues lorsque la pression augmente. « Parlez à vos collègues et lorsqu'ils vous parlent, écoutez », a déclaré Phillips. « Il y a très peu de problèmes qui peuvent survenir et qui ne peuvent être résolus, si vous les connaissez. »
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8. Tenez les parties extérieures au courant.
Tout le monde à l'intérieur et à l'extérieur de votre équipe doit travailler en synchronisation pour mener à bien les projets critiques. Ne laissez pas au hasard le fait que vos équipes externes sachent ce qui se passe. « Restez en contact avec chaque fournisseur et sachez comment ils prévoient d'effectuer leur partie de l'opération », fit remarquer Phillips. Il insiste également sur la nécessité de gérer les attentes des clients en cours de route. « Restez en contact avec le client et tenez-le au courant de ce qui se passe. Faites-le même lorsque les choses se déroulent comme prévu. Oui c'est ennuyeux. Dans mon monde, ennuyeux est synonyme de succès.
9. Ayez un plan d'urgence... pour tout.
Phillips doit une grande partie de son succès aux capacités de planification de son équipe. En réfléchissant à toutes les éventualités et solutions possibles à l'avance, ils économisent du temps et du stress lorsque les choses tournent mal, même s'il s'agit d'un scénario auquel ils ne s'attendaient pas. « Sachez exactement comment vous réagirez si le fournisseur est en retard, si l'avion a des problèmes mécaniques, s'il y a une tempête de neige dans le Midwest », fit remarquer Phillips. « Trois heures du matin est généralement un mauvais moment pour essayer de faire preuve de créativité. Alors faites votre résolution de problèmes innovante à l'avance.'
10. Créez une équipe qui veut réussir.
Le succès des projets essentiels à la mission se produit lorsque tout le monde joue joyeusement ensemble. Vos employés, fournisseurs et clients doivent avoir confiance et désirer que le projet est digne et réalisable. Prenez soin d'eux en tant qu'individus et soutenez-les en équipe afin qu'ensemble vous puissiez accomplir des miracles. « Lorsque ces trois groupes agissent comme une seule communauté, les problèmes sont rares et il y a très peu de choses qui ne peuvent être résolues » a conclu Phillips.
Chaque semaine, Kevin explore des histoires exclusives à l'intérieur du (YPO), la première organisation peer-to-peer au monde pour les directeurs généraux, éligible à 45 ans ou moins.
