Mauvaises rencontres : Nous les avons tous vécues. Qu'il s'agisse d'une mauvaise planification, de trop de discussions ou d'un manque de préparation, les mauvaises réunions font perdre un temps et un argent précieux.
Mais le fondateur et PDG d'Amazon, Jeff Bezos, a peut-être déchiffré le code pour rendre les réunions plus productives. Au moyen de sa lettre annuelle aux actionnaires, ainsi que d'un entretien récent, Bezos a donné un aperçu de ce que Amazone rencontre la culture ressemble.
Tout se résume à suivre trois règles simples.
Équipes « Deux pizzas ».
'Nous essayons de créer des équipes qui ne sont pas plus grandes que celles pouvant être nourries par deux pizzas', a déclaré Bezos. « Nous appelons cela la règle de l'équipe des deux pizzas.
Si vous avez déjà assisté à une réunion avec trop de gens, vous pouvez comprendre la sagesse de cela. Plus l'équipe est grande, plus le nombre d'opinions est grand et plus il devient difficile de tirer des conclusions et de prendre des décisions. Et si certaines de ces nombreuses personnes aiment simplement entendre le son de leur propre voix, vos réunions seront forcément chronophages.
Mais avec la règle de l'équipe des deux pizzas, vous obtenez l'équilibre entre l'obtention de points de vue et d'idées divers, tout en restant agile et gérable.
Pas de PowerPoint.
'Aucun PowerPoint n'est utilisé à l'intérieur d'Amazon', déclare fièrement Bezos. « Quelqu'un pour la réunion a préparé un mémo de six pages... structuré de manière narrative. Il contient de vraies phrases, des phrases thématiques, des verbes et des noms – ce ne sont pas que des puces.
Dans sa récente lettre aux actionnaires, Bezos détaille le travail qui se déroule dans ces notes de service, qui, selon lui, peuvent prendre jusqu'à une semaine ou plus pour être rédigés et affinés :
« Les bons mémos sont écrits et réécrits, partagés avec des collègues à qui l'on demande d'améliorer le travail, mis de côté pendant quelques jours, puis édités à nouveau avec un esprit frais. Ils ne peuvent tout simplement pas être faits en un jour ou deux.
Comme mon mon collègue Carmine Gallo l'a récemment souligné, des mémos comme ceux-ci sont une excellente idée parce que notre cerveau traite bien mieux la bonne narration que les données concrètes. De tels mémos narratifs donnent aux auteurs la possibilité de communiquer pleinement les pensées qui sous-tendent leurs idées et donnent aux participants à la réunion la possibilité de mieux comprendre les concepts complets.
Bien sûr, rien de tout cela ne veut rien dire si les participants à la réunion ne se préparent pas, ce qui fait de la troisième règle la meilleure de toutes.
Commencez par le silence.
« Nous avons lu ces notes en silence pendant la réunion », explique Bezos. «C'est comme une salle d'étude. Tout le monde s'assoit autour de la table, et nous lisons en silence, généralement pendant environ une demi-heure, quel que soit le temps qu'il nous faut pour lire le document. Et puis nous en discutons.
Vous pouvez imaginer pourquoi cela est si bénéfique. Combien de fois vous êtes-vous rendu à une réunion importante où, malgré vos meilleures intentions, vous n'êtes tout simplement pas aussi préparé que vous le souhaiteriez ?
'Tout comme les lycéens, les dirigeants blufferont tout au long de la réunion, comme s'ils avaient lu le mémo', explique Bezos. « Parce que nous sommes occupés. Et donc, vous devez réellement prévoir du temps pour que le mémo soit lu - et c'est à cela que sert la première demi-heure de la réunion. Et puis tout le monde a lu le mémo, ils ne prétendent pas seulement avoir lu le mémo.
Bezos a prônait auparavant l'utilisation de ce méthode car il assure une attention sans partage de la part de chacun là-bas. De plus, cela aide à mieux préparer ceux qui mènent de telles discussions, en raison de la compétence et de la réflexion ciblée nécessaires pour rédiger ces notes de service en premier lieu. « Les phrases complètes sont plus difficiles à écrire, explique le célèbre fondateur. 'Il n'y a aucun moyen d'écrire un mémo de six pages structuré de manière narrative sans avoir une pensée claire.'
Le mettre en pratique.
J'ai utilisé cette méthode dans mes propres réunions et je peux témoigner de son efficacité. En tant que modérateur de la réunion, vous pouvez être sûr que tout le monde commence avec une base solide et qu'ils sont tous sur la même longueur d'onde. (Désolé, je n'ai pas pu résister.)
Mais surtout, vous donnez à vos employés ce dont ils ont besoin pour faire de leur mieux :
Temps.
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Le temps de comprendre. Le temps d'une longue réflexion. Il est temps de réfléchir de manière ciblée.
Tout cela conduit à des découvertes plus profondes.
Alors souviens-toi:
Équipes de deux pizzas. Pas de PowerPoint. Commencez par le silence.
Suivez ces trois règles simples et transformez vos réunions d'une perte de temps en une source d'idées brillantes.
