« Services partagés » est un terme définissant une philosophie opérationnelle qui implique la centralisation des fonctions administratives d'une entreprise qui étaient autrefois exécutées dans des divisions ou des sites distincts. Les services qui peuvent être partagés entre les différentes unités commerciales d'une entreprise comprennent les finances, les achats, l'inventaire, la paie, l'embauche et les technologies de l'information. Par exemple, un siège central peut contrôler toutes les embauches pour toute une chaîne de magasins de détail. Le terme « services partagés » peut également s'appliquer aux partenariats formés entre des entreprises distinctes. Dans ce cas, les locataires d'un immeuble de bureaux pourraient partager le service de télécommunications ou de maintenance. Des services partagés sont également disponibles sur Internet. Un exemple de cette forme de services partagés est celui des fournisseurs de services applicatifs (ASP) qui offrent à de nombreux clients commerciaux un accès aux applications en ligne afin qu'ils puissent éviter d'acheter des systèmes et des logiciels spéciaux.
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Idéalement, les entreprises qui mettent en œuvre des services partagés bénéficient d'importantes économies en standardisant les pratiques et les procédures et en créant des économies d'échelle. Les partisans soutiennent que l'exécution d'une fonction dans un seul endroit nécessite généralement moins d'investissements dans la technologie et l'espace de bureau, ainsi que jusqu'à 30 % d'employés en moins, que l'exécution de la fonction dans plusieurs endroits. «Dans le cadre des services partagés, une entreprise centralise les fonctions de back-office, telles que la comptabilité, l'entreposage et même les technologies de l'information, et les traite comme des fournisseurs internes», a expliqué Erik Sherman dans Monde de l'ordinateur . « Le reste de l'entreprise peut utiliser des prestataires de services externes à la place, de sorte que les pressions concurrentielles favorisent un service réactif et la réduction du personnel permet d'économiser de l'argent. » Dans certains cas, les fonctions centralisées – ou organisations de services partagés – facturent les différentes divisions pour l'utilisation de leurs services. D'autres organisations de services partagés proposent même leurs services à des entreprises extérieures sur le marché libre.
L'application de services partagés est une stratégie commerciale populaire. En fait, Elizabeth Ferrarini a noté dans Monde de l'ordinateur qu'il a été adopté par la moitié de toutes les entreprises Fortune 500. « La centralisation des fonctions de l'entreprise, d'une manière désormais connue sous le nom de modèle de « services partagés », est l'une des tendances les plus en vogue dans le monde des affaires d'aujourd'hui », a écrit Mark Henricks dans Entrepreneur . « Ceux qui la pratiquent disent qu'ils peuvent réduire les coûts tout en améliorant la qualité des services partagés. Le concept de services partagés a été introduit dans les années 1980, lorsqu'un certain nombre de grandes entreprises avec plusieurs unités commerciales ont commencé à chercher des moyens de réduire leurs coûts administratifs. Depuis lors, a noté Henricks, « les services partagés ont évolué pour devenir un outil plus complet et plus flexible pour améliorer les processus, permettre l'investissement technologique, générer des bénéfices et réduire les coûts ».
Cependant, il existe un certain nombre d'inconvénients potentiels associés aux services partagés. Par exemple, les entreprises qui passent à un modèle de services partagés encourent souvent le coût d'embauche de nouvelles personnes et d'installation de nouvelles technologies. De plus, la mise en œuvre de services partagés prend du temps, souvent plus d'un an. De plus, comme l'a prévenu Henricks, la centralisation n'est pas appropriée pour toutes les fonctions. Les entreprises ne devraient pas centraliser leurs compétences ou fonctions de base qui impliquent un contact direct avec les clients, en particulier si des entreprises extérieures utilisent également les services partagés.
La mise en place de services partagés peut également créer des problèmes au sein d'une entreprise. Par exemple, les employés qui fournissaient les services dans diverses unités commerciales pourraient être contrariés par la perte de contrôle qu'ils subissent dans le cadre du nouvel arrangement. De plus, les employés du siège social qui fournissent des services partagés à partir d'un emplacement central peuvent être mal à l'aise de traiter les unités commerciales comme des clients. En effet, le passage à un environnement de services partagés oblige les collaborateurs à développer de nouvelles compétences, en mettant davantage l'accent sur la flexibilité et le service client. 'Pour être le fournisseur préféré et même pour avoir une existence d'entreprise sécurisée, le service partagé doit fournir des résultats supérieurs de manière rentable', a déclaré Sherman. Par conséquent, un système de services partagés n'est pas approprié pour toutes les entreprises. «Pour de nombreuses entreprises, les services partagés resteront un concept intrigant qui ne correspond tout simplement pas à leurs besoins», a noté Henricks. 'Pour d'autres, cela représentera exactement le bon modèle pour profiter d'une opportunité prometteuse de tirer le meilleur parti des compétences de bureau à domicile que d'autres divisions, sites et même d'autres entreprises peuvent également utiliser.'
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BIBLIOGRAPHIE
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