La plupart des bons chefs d'entreprise ne reculent pas lorsqu'il s'agit de protéger leur entreprise contre les menaces extérieures telles que les pirates informatiques. Mais que se passe-t-il si la menace est sur le à l'intérieur , avec vos propres employés qui vous volent de l'argent ?
Le problème arrive péniblement souvent. En fait, un enquête auprès de plus de 1 200 personnes par Chrome River Technologies, Inc. a constaté qu'un quart des répondants ont été surpris en train de commettre une fraude sur les dépenses. Ce comportement peu recommandable met en danger la capacité d'effectuer des opérations de base et d'innover, vous devez donc l'éliminer dès que possible.
Les voleurs parmi nous
L'enquête Chrome River a révélé que les hommes sont beaucoup plus susceptibles de puiser dans vos finances que les femmes. L'enquête a révélé que, comparativement aux femmes, les hommes sont
Où est Kate Rorke maintenant
- Près de deux fois plus susceptibles de commettre des fraudes aux dépenses
- Plus de quatre fois plus susceptibles de remplir une note de frais de 1 000 $
- 60,5% de plus que les femmes pour remplir les rapports de dépenses de 100 $ à 499 $
- 62,2 % plus susceptibles de croire qu'ils ne se feraient pas prendre en train de falsifier des dépenses
- Recevoir des avertissements officiels de fraude aux dépenses à un taux de 31,6 % supérieur à celui des femmes
Mis à part le genre, l'enquête de Chrome River a également révélé que la fraude sur les dépenses est plus fréquente chez les travailleurs de niveau intermédiaire (58,1 %). Les jeunes travailleurs (ceux de moins de 44 ans) volent également le plus, représentant 82,9% des cas de fraude sur les dépenses.
Qu'est-ce qui motive le vol
Maintenant, cela signifie-t-il que les femmes sont moins gourmandes ou plus honnêtes que les hommes ? Pas nécessairement. Mais cela suggère qu'il existe des normes culturelles et systémiques qui leur permettent de voler plus souvent des entreprises et de se faire prendre à des taux relativement bas. Les hommes détiennent traditionnellement l'autorité dans les entreprises, par exemple, et cela peut amener certains hommes à se sentir à la fois autorisés et protégés.
Anne Becknell, vice-présidente principale, Solutions stratégiques pour Chrome River, explique qu'une partie de ce qui conduit les hommes à avoir une incidence et une valeur monétaire plus élevées de la fraude est que leur appétit pour le risque est plus élevé que celui des femmes. Ils ont plus confiance en leur capacité à renverser le système et sont plus susceptibles de faire monter les enchères si voler des sommes moindres est un succès.
Mais malheureusement, certains comportements peuvent être directement appris, la collusion étant également fréquente.
'[Les hommes] justifient généralement leurs actions en rejetant le blâme sur l'entreprise', déclare Becknell. '[Ils font] des déclarations comme' si l'entreprise décidait de licencier 100 employés afin qu'ils puissent réaliser leurs bénéfices, ils ne perdraient pas le sommeil à cause des familles touchées '. [...] Et un 'favori des fans' est qu'ils ont appris par leurs managers comment 'jouer avec le système' et ont continué à continuer quand ils pensent que c'est une tradition acceptable.'
Les travailleurs de niveau inférieur peuvent éviter de voler parce qu'ils ne veulent pas risquer de s'effondrer sur les bases de l'emploi et de la carrière qu'ils doivent construire. Ils supposent probablement que les employeurs chercheront à vérifier non seulement les compétences, mais aussi l'intégrité au cours des premiers mois ou années d'emploi. Les travailleurs de niveau intermédiaire, en revanche, peuvent risquer le vol une fois qu'ils sentent qu'ils ont gagné la confiance de l'entreprise, et parce qu'ils peuvent se sentir injustement rémunérés compte tenu du travail qu'ils ont effectué et de ce que leurs cadres supérieurs ont. En ce sens, vous pourriez voir le vol comme une tentative passive-agressive de faire face à l'envie et d'affirmer son autorité et sa domination. De même, les jeunes travailleurs pourraient essayer de s'affirmer, étant donné qu'ils sont confrontés à un marché du travail plus serré et à des conditions économiques plus difficiles que les générations précédentes.
Garder les mains non autorisées de votre argent
Becknell dit qu'il y a une réticence au sein des entreprises à parler et à admettre les échecs de la fraude sur les dépenses. Et tandis que les sanctions peuvent être sévères (par exemple, licenciement, divulgations publiques requises ou même prison), de nombreuses entreprises ne font que le minimum. Selon l'enquête, par exemple, parmi les personnes arrêtées pour fraude à la dépense, plus de 75 % ont déclaré qu'un avertissement était la conséquence la plus grave qu'elles aient eue. Mais Becknell souligne certaines mesures proactives clés que vous pouvez prendre pour prévenir les cas de fraude aux dépenses et réduire le besoin de mesures disciplinaires.
1. Établissez une politique de dépenses claire et équitable qui, bien que n'étant pas strict au point de ressentiment des employés, est exempt d'imprécision. La politique doit être sensible aux employés qui voyagent régulièrement.
2. Donnez aux employés d'excellents outils. La triste réalité, affirme Becknell, est que la plupart des managers se contentent de tamponner les rapports qu'ils reçoivent, considérant les critiques comme trop ardues. Mais avec les systèmes de notes de frais modernes, vous pouvez souvent trouver des moyens d'appliquer vos politiques automatiquement, ce qui empêche les cas de fraude d'échapper aux auditeurs, réduit la charge de travail personnelle et fait gagner du temps. Recherchez des outils qui facilitent le processus de soumission des dépenses générales, tout en rendant difficile la soumission de réclamations excessives ou frauduleuses.
3. Auditez sélectivement. Les outils automatisés peuvent identifier les transactions individuelles présentant un potentiel de fraude plus élevé. En général, vérifiez les 10 premiers rapports de toutes les nouvelles recrues pour vérifier la compréhension et le respect de la politique. Ensuite, vérifiez chaque dixième rapport soumis. Étant donné que les frais doivent parfois être payés à l'avance, préparez-vous également à regarder en arrière vos rapports. De cette façon, vous pouvez corréler les reçus de dépenses avec les dates d'événements spécifiques (par exemple, séminaires, salons professionnels) que vous pouvez vérifier.
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4. Faites appel aux RH. Étant donné que la fraude sur les dépenses peut provenir d'un comportement acquis, lorsque les gestionnaires découvrent une fraude parmi leurs employés, les RH doivent fournir des conseils à ces gestionnaires. Le conseil peut rappeler à toutes les parties les sanctions potentielles, ce qui dissuade souvent la plupart des fraudes futures. Il peut également tenir les gestionnaires responsables de l'examen des rapports et aider les gestionnaires à reconnaître le rôle qu'ils ont pu jouer dans la situation. Enfin, les RH peuvent s'assurer que les fonctionnaires examinent de plus près les autres rapports de ces gestionnaires.
À chaque étape, la transparence dans les communications avec les employés est un must.
'L'une des grandes choses à retenir', conclut Becknell, 'c'est que la plupart des gens sont intrinsèquement honnêtes, et toute fraude qu'ils commettent est parce que a) c'est facile à faire, et b) parce qu'ils ne pensent pas qu'ils obtiendront pris. Si vous pouvez supprimer ces deux éléments, le taux chutera de façon spectaculaire.'
