Il y a peu de choses plus ennuyeuses qu'une mauvaise grammaire dans les e-mails professionnels ! Le Wall Street Journal a récemment publié un article sur la tyrannie du point d'exclamation au bureau, et j'ai eu une réaction ! Je déteste quand les gens utilisent trop de points d'exclamation ! Ensuite, je me sens obligé d'en utiliser plusieurs dans ma réponse, et je déteste ça aussi ! Tout cela est une violation des meilleures pratiques de grammaire !
Que vous soyez trop émotif ou que vous ayez de la glace dans les veines, la grammaire des e-mails professionnels est importante. Vous voulez avoir l'air professionnel et vous assurer que votre message est clair. L'attitude est particulièrement difficile à exprimer et à jauger par e-mail. Malheureusement, l'utilisation de points d'exclamation est devenue la nouvelle chose à sur-analyser et à s'inquiéter. C'est vrai, des points d'exclamation! Cela semble idiot, mais c'est la réalité. Les nuances vous feront tourner la tête. «Il n'a pas utilisé de point d'exclamation dans sa réponse! Est-il en colère contre moi ? Mon idée pue-t-elle ? Est-il mécontent d'autre chose et concentre-t-il sa rage ici ? Dois-je suivre ? Pourrait-il se comporter... normalement ?'
Comme beaucoup d'autres, j'aimerais moi aussi qu'il y ait un juste milieu entre un point et un point d'exclamation. Mais puisque les dieux de la grammaire ne sont probablement pas sur le point d'inventer un nouveau signe de ponctuation, arrêtez simplement d'utiliser des points d'exclamation. Voici le pourquoi et le comment se libérer de la prison des phrases exclamatives :
Les pourquoi :
1. C'est inefficace.
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La ponctuation à la fin d'une phrase n'a pas besoin d'être compliquée. La grande majorité de vos phrases liées au travail se terminent correctement par un point. Si vous vouliez simplement l'utiliser et passer à autre chose, vous auriez pu répondre à deux autres e-mails maintenant. Si vous êtes submergé par la quantité d'e-mails que vous recevez, c'est un endroit facile pour gagner du temps. Vous aiderez également les autres à être plus efficaces. En n'utilisant pas souvent de points d'exclamation, vous leur permettez de se concentrer sur le message, plutôt que de s'interroger sur votre ton.
2. Ils ont besoin de savoir quand vous le pensez.
Comme beaucoup d'autres choses, les points d'exclamation perdent leur impact s'ils sont trop utilisés. C'est exactement comment ce problème a commencé : plus de points d'exclamation sont devenus une nouvelle norme, et cela a déformé le standard auquel les gens s'attendent. Être « calme » dans votre ponctuation ne signifie pas que vous êtes brusque, cela signifie simplement que vous écrivez correctement. Pour renforcer cette idée, il est plus facile de ne jamais commencer par l'utilisation excessive de points d'exclamation. Hélas, certains sont déjà trop loin pour être sauvés.
3. C'est libérateur.
Aussi stupide que cela puisse paraître, s'inquiéter de la ponctuation est un fardeau émotionnel, à la fois pour vous-même et pour votre lecteur. Cela ne doit pas être de cette façon. Si vous n'utilisez des points d'exclamation que lorsque vous vous exclamez réellement quelque chose, vous n'aurez pas à vous soucier autant de la façon dont vous rencontrez les e-mails. Vous avez beaucoup de vraies choses à craindre, alors soulagez-vous de cette anxiété inutile.
Les comment :
1. Soyez cohérent.
Dès le début, utilisez les exclamations avec parcimonie. Ce qui est notable, c'est le changement du taux d'utilisation. Donc, si vous n'utilisez pas beaucoup d'exclamations dès le début, vous avez créé un précédent solide. Personne ne s'interrogera sur votre changement d'émotions si vous parlez toujours de la même manière. Si vous êtes déjà un agresseur en série du point d'exclamation, quittez la dinde froide. Il peut y avoir une brève période de malaise, mais les gens s'adapteront rapidement.
2. Utilisez toujours une grammaire appropriée.
Vous devriez le faire de toute façon, mais il convient de le répéter : utilisez toujours la grammaire appropriée dans les e-mails professionnels. C'est plus professionnel et cela démontre le respect du temps des autres. Une grammaire correcte améliore également la clarté, afin que tout le monde reçoive le message exactement comme vous le souhaitiez. En utilisant une grammaire appropriée, votre utilisation clairsemée des points d'exclamation semblera tout à fait conforme à votre ton normal.
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3. Ne remplacez pas un problème par un autre.
Si vous devez arrêter d'utiliser autant de points d'exclamation, ne compensez pas en substituant un smiley ou un autre emoji. Vous ne faites que créer la même attente via un autre mécanisme. Résistez à l'envie d'adoucir vos règles avec un visage clignotant. Dites simplement ce que vous voulez dire et en finir.
4. Montrez votre gratitude vocalement.
Dans la plupart des cas, le courrier électronique n'est pas la seule forme de communication entre les partenaires commerciaux. Profitez de ces occasions téléphoniques et en personne pour exprimer votre gratitude pour leur travail. Ceci est particulièrement efficace si vous le faites devant d'autres personnes. Cela les rassurera sur le fait qu'un e-mail neutre ne se traduit pas par de la colère.
