Manuels des employés , les manuels de politiques et de procédures, les manuels des employés - quel que soit le nom que vous leur donnez - sont souvent considérés comme un mal nécessaire par les employés et les employeurs. Ils génèrent généralement la consternation des employés, surtout s'ils ne sont pas clairs, bien écrits et spécifiques à l'entreprise et s'ils se concentrent principalement sur la négativité - en d'autres termes, ne listez que ce qu'il ne faut pas faire. Les employeurs, quant à eux, examinent généralement ces manuels pour savoir comment couvrir leurs… actifs… en cas de poursuites judiciaires potentielles.
Il existe cependant un meilleur moyen.
Les experts disent que les petites et moyennes entreprises peuvent rédiger des manuels pour les employés qui à la fois les protègent des litiges et mettent les membres du personnel à l'aise en énonçant en termes positifs les politiques de l'entreprise. Afin d'avoir un manuel de politique efficace, l'employeur doit prendre le temps d'identifier ce qui est important pour l'entreprise, à la fois pour tenir les employés informés et heureux, ainsi que pour atteindre les objectifs commerciaux de l'entreprise. 'Il peut servir de manuel et énoncer les règles du jeu pour les employés sur ce que l'on attend d'eux', explique Nancy Cooper, présidente du groupe travail et emploi de Garvey Schubert Barer , un cabinet d'avocats basé à Portland, Oregon.
« La valeur réside dans le fait que les employés peuvent comprendre ce que l'on attend d'eux et ce qu'ils peuvent attendre de l'entreprise », ajoute Paul Rowson, directeur général de Monde au travail , une association mondiale de ressources humaines qui se concentre sur la rémunération, les avantages sociaux, le travail et la vie personnelle et les récompenses totales intégrées. 'Cela inclut la façon dont les décisions salariales sont prises, la façon dont elles sont évaluées en fonction de leurs performances, la façon dont l'entreprise traite des choses comme les congés de maladie et d'autres avantages, la façon dont l'entreprise considère les programmes travail-vie personnelle et la façon dont ils seront traités en cas de litige.' Le fait d'avoir toutes ces questions énoncées dans un manuel peut libérer un employé pour qu'il fasse de son mieux, ajoute-t-il, sans craindre qu'un employeur ne les traite injustement.
Mais le diable est dans les détails, comme on dit. Le succès d'un manuel de l'employé dépend de ce que vous incluez et de la façon dont vous formulez les politiques. La première règle pour rédiger un playbook gagnant est qu'il doit être rédigé de manière claire et compréhensible et refléter la culture de l'entreprise. Certaines politiques doivent être inscrites dans le manuel par la loi. Cela signifie que vous devriez prendre le temps de vous renseigner sur les exigences locales et nationales, ainsi que sur les exigences fédérales, dit Cooper. D'autres politiques devraient figurer dans le manuel pour protéger l'employeur. 'Quelle que soit la raison derrière les politiques, toutes doivent être appliquées de manière cohérente', ajoute-t-elle.
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Le guide suivant décrira ce que vous devez inclure par la loi, les clauses que les experts juridiques disent que chaque manuel de l'employé devrait inclure, puis d'autres dispositions facultatives que vous voudrez peut-être inclure dans un manuel de l'employé pour le faire fonctionner pour vous et vos employés.
Ce qu'il faut inclure dans un manuel de l'employé : Dispositions du manuel requises par la loi
Avant de commencer à rédiger un manuel de l'employé, les chefs d'entreprise doivent comprendre ce qu'ils doivent inclure dans la loi. Cela peut également déterminer comment vous décidez de mettre en place le manuel de l'employé.
La première étape consiste à se familiariser avec les lois du travail fédérales, étatiques et locales que vous devez respecter - certaines doivent même être publiées dans le manuel de l'employé de l'entreprise. Le département du Travail des États-Unis fournit aux employeurs des informations sur les lois fédérales qui ont une incidence sur les problèmes liés au lieu de travail sur son site Web à l'adresse www.dol.gov . Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs États, vous pouvez avoir des raisons juridiques d'écrire des manuels différents pour les employés dans chaque État. «Chaque État a des lois du travail uniques», déclare Cooper. 'Beaucoup de lois au niveau de l'État disent que vous devez l'avoir dans le manuel.'
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D'autres problèmes peuvent également avoir une incidence sur la façon dont vous abordez le manuel de l'employé. Par exemple, si vous avez différentes unités commerciales, telles qu'une usine de fabrication et une installation de vente et de recherche, vous souhaiterez peut-être que le manuel de base soit le même pour chaque groupe d'employés, mais vous voudrez peut-être inclure des politiques spécifiques pour des unités commerciales spécifiques. , comme si une unité commerciale a un syndicat ou des employés rémunérés à l'heure, dit Cooper.
Après avoir déterminé comment vous aborderez le manuel de l'employé, vous devez déterminer les politiques que vous devez inclure par la loi. Certaines entreprises proposent des logiciels ou des modèles qui peuvent être un bon début pour vous guider tout au long du processus. Mais les politiques peuvent varier d'un État à l'autre. Si vous n'êtes pas sûr des politiques requises par la loi, vous devriez vérifier auprès des organisations de ressources humaines ou de votre avocat du travail. De nombreux départements du travail des États ont également des listes sur leurs sites Web pour les employeurs sur les lois qu'ils doivent respecter lorsqu'ils font des affaires dans l'État et ceux-ci peuvent être utiles pour déterminer ce qu'il faut inclure dans un manuel de l'employé.
Les politiques que vous devez inclure dans un manuel de l'employé en vertu de la loi peuvent inclure les éléments suivants :
- Politiques familiales de congé médical . La loi fédérale sur le congé de maladie familiale exige que les employeurs d'une certaine taille offrent aux employés jusqu'à 12 semaines de congé sans solde pendant toute période de 12 mois pour la naissance ou les soins d'un enfant, pour s'occuper d'un membre de la famille immédiate souffrant d'un problème de santé grave. , ou si l'employé a un problème de santé grave. De nombreux États ont également leurs propres politiques concernant les congés familiaux non rémunérés.
- Politiques d'égalité en matière d'emploi et de non-discrimination . Le département américain du Travail exige que de nombreuses entreprises publient des informations indiquant que l'entreprise respecte les lois sur la non-discrimination et l'égalité des chances en matière d'emploi lors de l'embauche et de la promotion.
- Politiques d'indemnisation des accidents du travail . De nombreux États exigent que les employés soient informés par écrit des politiques d'indemnisation des accidents du travail.
Parmi les autres lois qui pourraient nécessiter l'inclusion dans les manuels des employés, il y a les politiques concernant l'adaptation des handicaps, les politiques sur les congés pour service militaire, les politiques sur les accommodements pour l'allaitement et les politiques sur les congés des victimes d'actes criminels.
Creusez plus profondément : Comment assembler un manuel de l'employé
Ce qu'il faut inclure dans un manuel de l'employé : les clauses que chaque manuel de l'employé devrait inclure
Il y a quelques avertissements généraux que chaque manuel de l'employé devrait avoir.
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- Pas un contrat . Il est important de souligner que le manuel n'est que cela - un manuel - et ne fait aucune promesse concernant le maintien de l'emploi. Cooper recommande la formulation suivante : « Ce manuel n'est pas un contrat, explicite ou implicite, et ne garantit pas non plus un emploi pour une durée spécifique. Bien que nous espérons que notre relation de travail sera à long terme, soit la Société, soit vous pouvez mettre fin à la relation à tout moment, avec ou sans préavis, avec ou sans motif, dans la mesure permise par la loi.'
- Le manuel l'emporte sur les documents de politique précédents . Le manuel doit indiquer clairement qu'il s'agit du mot ultime sur les politiques de l'entreprise. Cooper suggère que vous utilisiez le langage suivant : « Ce manuel de l'employé annule et remplace toutes les politiques et procédures précédentes, y compris, mais sans s'y limiter, tous les mémorandums ou politiques écrites qui peuvent avoir été publiés sur les sujets traités dans ce manuel. »
- Les politiques du manuel peuvent être sujettes à changement . Il est important de laisser une petite marge de manœuvre, car les temps changent, de nouveaux problèmes surviennent et vous devrez peut-être faire des révisions. C'est ainsi que Cooper vous suggère de formuler cette disposition : « Les politiques incluses dans ce manuel ne sont que des lignes directrices et sont susceptibles d'être modifiées si la Société le juge approprié et nécessaire. De temps en temps, vous pouvez recevoir un avis de politiques, procédures, avantages ou programmes nouveaux ou modifiés.'
- Page de reconnaissance de l'employé . Afin de protéger votre entreprise et de vérifier que vos employés savent que votre entreprise respecte ces lois, il est important d'inclure une page de reconnaissance que l'employé signe et renvoie. L'accusé de réception doit indiquer que l'employé comprend qu'il est de sa responsabilité de lire et de suivre les politiques. « Vous voulez que la page de remerciement soit détachable du manuel », dit Cooper. « Une fois qu'il est signé, il doit aller dans le dossier personnel de l'employé. »
Creusez plus profondément : Outils : Accusé de réception d'un reçu du manuel de l'employé
Quoi inclure dans un manuel de l'employé
Avant de rédiger votre manuel de l'employé, vous devez également prendre le temps de déterminer ce qui est important pour vous en tant qu'entreprise. Vous souciez-vous de l'apparence de vos employés lorsqu'ils sont au travail ? Voulez-vous qu'ils s'abstiennent d'envoyer des SMS pendant le travail ? Vous souciez-vous qu'ils bloguent sur l'entreprise ? Si le problème est important pour vous et que vous avez des attentes quant au comportement des employés, vous devez le traiter dans une politique.
« Les problèmes importants peuvent être des choses comme la capacité de l'employé à utiliser des téléphones portables au travail ou en conduisant ; gérer la manière appropriée (ou inappropriée) par laquelle les employés discutent de l'employeur dans les forums de discussion ou sur les blogs après les heures de travail ; ou même la capacité de l'employeur à résoudre les problèmes créés par la façon dont les employés utilisent leurs ordinateurs, leur courrier électronique et leur messagerie vocale », explique Cooper. « L'une des choses les plus importantes à retenir est que votre manuel doit refléter votre façon de faire des affaires. Si vous écrivez une politique, soyez prêt à appliquer la politique -- qu'il s'agisse d'une politique fixant des limites ou d'une politique soutenant des objectifs. Votre manuel doit être le reflet fidèle de votre entreprise.'
Vous devez également décider du ton que vous voulez donner à votre manuel. De nombreux manuels sont écrits du point de vue négatif « ne doit pas ». Certains des manuels les plus efficaces, cependant, sont ceux écrits dans une perspective positive. 'Bien sûr, les employés doivent savoir quel type de comportement causera des problèmes, tels que des absences excessives, mais la politique n'a pas besoin d'être écrite en se concentrant sur la punition', dit Cooper.
Voici une ligne directrice sur les sections que vous pouvez inclure dans un manuel de l'employé :
1. Histoire de l'entreprise . Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, une brève section sur l'histoire de l'entreprise et sa mission peut aider à donner le ton à un manuel de l'employé. Rowson dit que cette section peut inclure des discussions sur un énoncé de mission de l'entreprise, quelle est sa raison d'être, qui sont ses clients, quelle est sa position sur le marché, etc. « Vous pouvez parler du fondateur pour avoir une idée de l'histoire de l'entreprise ou la culture », dit Rowson. « Vous pouvez ajouter une discussion sur l'équipe de direction afin que les gens aient l'impression de savoir pour qui ils travaillent en fin de compte. » Cooper met en garde de ne faire aucune promesse dans cette section, par exemple en promettant de payer aux employés le meilleur prix dans votre domaine, ce qui pourrait être difficile à tenir si l'entreprise traverse une période économique difficile.
2. Politique de congés payés . Cette section énonce la politique de vacances de l'entreprise, comme la façon dont les vacances sont gagnées et comment planifier les congés. Il doit également préciser les jours fériés observés par l'entreprise, y compris les jours fériés pour lesquels l'entreprise ferme ses portes et, si l'entreprise est un restaurant ou une autre entreprise qui reste ouverte les jours fériés, comment les employés seront rémunérés pour travailler le jour férié. Vous voudrez peut-être également aborder les congés de maladie, les congés médicaux familiaux et d'autres types de congés, tels que le congé de conjoint militaire.
3. Comportement des employés . Sous cette rubrique, vous pouvez discuter de la politique d'assiduité, des pauses-repas et des périodes de repos, et des attentes générales en matière de conduite des employés. Cela peut inclure l'énoncé d'une politique contre la discrimination du harcèlement des employés, l'interdiction de fumer, une politique en matière de toxicomanie, la façon dont les employés peuvent utiliser Internet ou le courrier électronique et un code vestimentaire - si vous avez ce dernier. Vous voudrez peut-être aborder la façon dont les employés doivent gérer la résolution des conflits. Faites en sorte que cette section soit de nature très générale. 'N'entrez pas dans trop de détails', dit Cooper. 'C'est dans la nature humaine de vouloir une liste de blanchisserie de toutes les choses acceptables, mais c'est dans la nature humaine que vous allez oublier quelque chose aussi.'
4. Rémunération et promotions . Précisez vos modes de paiement et faites savoir aux employés s'ils seront payés toutes les semaines ou toutes les deux semaines ou autre. C'est là que vous énoncez votre politique en matière d'heures supplémentaires, définissez les heures de travail et discutez de votre structure de rémunération afin que les gens sachent où ils se situent dans la hiérarchie, explique Rowson. 'La dernière chose que vous voulez faire lorsque vous embauchez quelqu'un est de le surprendre quand son chèque de paie va arriver', dit Rowson. « Vous voulez que les gens sachent à quelle fréquence ils seront payés et comment ils seront payés, proposez-vous le dépôt direct et combien de périodes de paie il y a dans une année. » Vous pouvez également parler des types de rémunération que vous proposez, notamment si les employés sont éligibles aux primes ou aux options d'achat d'actions et comment fonctionne le processus d'évaluation des performances. Cooper met en garde que si vous énoncez une politique d'entreprise pour l'avancement, vous devez vous rappeler que l'entreprise et ses dirigeants doivent tous adhérer à cette politique. « C'est là que la plupart des entreprises font des erreurs », dit-elle. 'Ils promettent trop et ils ne suivent pas leurs propres politiques.'
5. Avantages . Dans cette section, donnez aux employés un aperçu général des avantages que vous offrez en termes de soins de santé, dentaires, vision, assurance-vie, etc., mais ne discutez pas de politiques spécifiques avec des entreprises spécifiques. 'Vos prestations peuvent changer fréquemment - probablement plus souvent que le manuel', souligne Cooper. Parlez de qui est admissible, qu'il s'agisse uniquement d'employés à temps plein ou si les employés à temps partiel se voient offrir un ensemble d'avantages sociaux au prorata, abordez également cette question. Dressez la liste des critères d'éligibilité, quand vous pouvez souscrire aux prestations et quels sont les événements critiques de la vie au cours desquels vous pouvez modifier les prestations, comme un mariage ou la naissance d'un enfant.
Une fois que toutes les informations sont rassemblées dans un manuel de l'employé, assurez-vous de vérifier le document avant de le distribuer aux employés. Si possible, un avocat devrait être impliqué dans la préparation du manuel. 'Si un employeur essaie d'économiser de l'argent', dit Cooper, 'le minimum qu'il devrait faire est de le faire examiner par un avocat une fois qu'il est mis en place.' Cet examen, ajoute-t-elle, pourrait bien aider votre entreprise à éviter de futurs procès impliquant le comportement des employés qui est - ou n'est pas - défini dans le manuel de l'employé.
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Quoi inclure dans un manuel de l'employé : liens recommandés
La Société pour la gestion des ressources humaines
http://www.shrm.org
SHRM est la plus grande association au monde consacrée à la gestion des ressources humaines, représentant plus de 250 000 membres dans plus de 140 pays.
Le département américain du Travail
http://www.dol.gov
Les guides des lois fédérales du travail sur le site Web du ministère du Travail peuvent vous aider à vous assurer que vous couvrez les bases de votre manuel de l'employé.
Manuel des petites entreprises
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Le manuel de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail du ministère du Travail pour les petites entreprises peut aider les employeurs à fournir un lieu de travail sûr et sain à leurs employés.
Manuel de modèle gratuit
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com propose un manuel de modèle gratuit. Le manuel complet des politiques de l'Alexander Hamilton Institute (100 $) est un CD-ROM contenant des politiques modifiables avec des directives État par État. And Policies Now est un programme de luxe (hrtools.com; 199 $) qui utilise un assistant de questions-réponses pour vous aider à personnaliser un manuel
Monde au travail
http://www.worldatwork.org
Cette association mondiale de ressources humaines se concentre sur la rémunération, les avantages sociaux, le travail et la vie personnelle et les récompenses totales intégrées pour aider les organisations à attirer, motiver et retenir une main-d'œuvre talentueuse.
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