C'est bon, ça nous arrive à tous. Il y a de fortes chances que vous ayez manqué au moins une réunion dans votre vie. Qu'il s'agisse d'un rattrapage téléphonique rapide ou d'un tête-à-tête en personne, la vie peut vous gêner – à moins que vous ne soyez Bill Gates, qui consacre son temps à une science.
Si vous êtes la personne fantôme, cependant, il n'est pas toujours facile d'être aussi empathique. Pendant que vous êtes assis là à attendre patiemment, les minutes s'écoulent au fur et à mesure que vous réalisez que l'autre personne n'est pas présente. Il est trop facile de laisser vos émotions prendre le dessus sur vous.
Au lieu de perdre votre sang-froid et de nuire à vos relations, voici un bon cadre pour éviter de manière proactive d'être tenu debout – et le gérer si vous l'êtes.
1. Envoyez des rappels de réunion.
C'est un secret mal gardé que la plupart des entrepreneurs remplissent leur emploi du temps de tant de choses qu'ils ne peuvent pas tout faire - et oublient ensuite toutes les choses qu'ils doivent réellement faire qui ne sont pas dans l'horaire. Cela fait que la plupart des entrepreneurs sont perpétuellement occupés - et il devient facile de rater des choses qui ne sont pas une priorité.
Pour lutter contre cela, vous devez vous assurer d'envoyer un petit rappel via leur méthode de communication préférée (SMS, e-mail, etc.) à un moment qui est exploitable pour votre réunion. Si vous êtes en personne, envoyez-en un la veille et une heure avant la réunion pour prévoir le temps de déplacement. S'il s'agit d'une réunion téléphonique, envoyez-en une 10 minutes avant avec les informations d'appel pertinentes.
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2. Utilisez la règle des cinq minutes.
Si la personne a accepté verbalement votre invitation à la réunion, qu'elle ait effectivement cliqué sur « oui » sur la demande de calendrier ou non, vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce qu'elle apparaisse. Par conséquent, si vous recevez leur messagerie vocale ou s'ils ne sont pas sur Zoom, ne perdez pas votre journée.
N'attendez pas plus de cinq minutes pour qu'ils rappellent ou se connectent - ou dix minutes pour qu'ils se présentent en personne. Pas plus que cela et vous choisissez activement de perdre votre temps – et de risquer que vos émotions dépassent les bornes.
3. Envoyez un suivi poli.
Maintenant, la meilleure chose à faire est d'envoyer un message rapide pour vous excuser et vous suggérer un suivi. Ne rejetez jamais le blâme sur l'autre personne - cela facilitera le report des choses s'il voit que vous êtes sincèrement prêt à pardonner son indiscrétion.
Un bon modèle à utiliser est :
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Cher [Nom],
Je suis vraiment désolé que nous n'ayons pas pu nous connecter. Veuillez consulter mon calendrier pour trouver un moment qui vous convient le mieux afin que nous puissions discuter bientôt !
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Dans de nombreux cas, vous obtiendrez une réponse immédiate pour constater que la personne était simplement en retard, avait des difficultés techniques ou avait honnêtement oublié votre rendez-vous. Dans tous les cas, en le manipulant rapidement, vous pourrez souvent le reprogrammer immédiatement et avec un minimum de difficulté.
4. Sachez quand vous éloigner.
Parfois, la raison pour laquelle vous êtes fantôme est parce qu'ils ne vous aiment vraiment pas. Si vous êtes un vendeur essayant de se connecter à des clients potentiels ou un entrepreneur essayant de parler à des investisseurs, vous faites peut-être tout ce qu'il faut et ils ne se présentent toujours jamais.
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Recherchez un modèle -- si la personne dit toujours qu'elle vous rencontrera et ne se présente jamais, elle ne le fera probablement jamais. Maintenez votre attitude polie et calme - rappelez-vous qu'il faut 99 non pour obtenir un oui. Ne perdez pas votre temps avec les gens qui ne voient pas votre valeur.
Grâce à ces conseils simples, vous gagnerez de précieuses heures de travail tout en réduisant le drame de votre vie professionnelle !
