Avec tout le respect que je dois à la messagerie et aux réseaux sociaux, le courrier électronique reste la forme clé de la communication d'entreprise. Il est connu de faire ou de casser des affaires. Souvent, ce n'est pas le contenu de l'e-mail, mais plutôt l'étiquette de l'expéditeur (ou son absence).
Lorsque nous utilisons si souvent le courrier électronique tout au long de notre vie professionnelle, nous négligeons parfois les règles de base de la communication : être poli, s'adresser correctement aux gens, répondre en temps opportun, etc.
BCC est l'exemple parfait de la façon dont le courrier électronique peut être utilisé efficacement ou complètement abusé. Lorsque nous utilisons BCC, pensons-nous même à ce que nous faisons et comment cela peut potentiellement se retourner contre nous ?
Cela m'est arrivé plus d'une fois. Pour vous éviter un embarras sérieux, j'aimerais aborder la question ici et maintenant.
Il n'y a que deux situations pour le BCC.
Tout d'abord, les e-mails de masse. Ils sont rarement justifiés.
Si vous avez besoin d'en envoyer une - vous avez une newsletter, par exemple, ou vous envoyez une invitation à la bar-mitsva de votre fils - laisser tout le monde voir l'adresse e-mail de chaque destinataire est un énorme non-non. Utilisez Cci.
En tant qu'écrivain en ligne, je reçois souvent des pitchs dans ma boîte de réception, qui sont envoyés à des centaines (voire des milliers) de blogueurs et de journalistes. Si vous êtes une personne chargée des relations publiques, faites attention : ce n'est pas la façon de faire des relations publiques, même pas de près. Si, pour une raison quelconque, vous pensez que l'e-mail est une bonne idée, utilisez BCC. Aucun journaliste ne souhaite que son e-mail soit transmis à des centaines d'autres personnes qu'elle ne connaît pas.
Si vous n'utilisez pas BCC dans ce scénario, vous pouvez vous attendre à être mis sur liste noire par un grand nombre de journalistes. Ou des membres de la famille qui ne sont pas d'accord avec votre liste d'invitations à la bar mitsva.
Deuxièmement, vous devez absolument utiliser BCC lorsque quelqu'un vous présente quelqu'un d'autre. La personne qui a fait l'intro a fait une bonne chose et ne devrait pas avoir à subir chaque réponse à cet e-mail d'origine.
En BCCing cette personne, vous la libérez ainsi des e-mails qui suivront. C'est une simple courtoisie et cela devrait être fait 1 à 2 e-mails après leur introduction.
Au-delà de cela, ne laissez jamais les autres espionner en utilisant BCC.
Dans tous les autres cas, lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un et que BCC quelqu'un d'autre, vous êtes malhonnête, que cela vous plaise ou non.
Vous envoyez un e-mail à la personne X et à son insu, vous laissez la personne Y espionner votre conversation. La personne X n'a aucune idée que quelqu'un d'autre lit cet e-mail, alors qu'en réalité, vous l'avez secrètement envoyé à quelqu'un d'autre également.
Peut-être que cela ressemble à un petit problème. Ce n'est pas.
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En affaires, l'intégrité et la transparence sont vos caractéristiques les plus importantes. Si vous êtes du genre à faire des BCC sur tous vos e-mails, vous n'êtes pas le genre de personne avec qui je veux faire des affaires.
Lorsque les gens me BCC sur les e-mails, je leur réponds immédiatement et leur dis de ne plus jamais utiliser BCC comme ça.
Ce qui m'amène à mon point suivant : les dangers du BCC.
BCC peut conduire à une situation très inconfortable.
Une fois, j'ai envoyé un e-mail à un cadre de très haut niveau chez Google pour recommander un ami pour un emploi. J'ai fait l'erreur de BCC à cet ami pour lui faire savoir que j'envoyais cet e-mail.
Devinez ce que mon ami a fait ? Il a accidentellement répondu à tous en disant : « Merci ». Cela signifiait que l'exécutif avait reçu un e-mail le remerciant de la part de quelqu'un dont il n'avait même pas réalisé qu'il était sur le fil en premier lieu.
Qui a fini par avoir l'air vraiment mauvais ? Moi. Qui n'a pas obtenu le poste ? Mon amie.
Si vous le devez absolument, utilisez le bouton Suivant.
Si vous pensez que l'e-mail que vous avez envoyé doit absolument être vu par une autre personne que le destinataire, transférez-le après l'avoir envoyé. C'est légèrement mieux que d'utiliser BCC. Je ne le recommande toujours pas, cependant.
En transférant, vous évitez le risque Répondre à tous, mais ce n'est pas une décision plus honnête. Vous partagez toujours des e-mails privés sans que l'une des parties du fil ne le sache.
L'éthique des affaires est tout. Ils commencent par la façon dont nous communiquons. Soyez le genre de personne avec qui vous voudriez travailler, et non le genre de personne qui vous fait transpirer à chaque e-mail.
