Lancer un programme de mentorat pourrait être le plus proche que vous puissiez prendre pour prendre une décision commerciale qui a un impact exclusivement positif. Le mentorat peut améliorer la satisfaction et la rétention des employés, enrichir l'initiation des nouveaux employés, rendre votre entreprise plus attrayante pour les recrues et former vos dirigeants. Et le meilleur, c'est que c'est gratuit. Contrairement aux incitations à l'apprentissage similaires comme les programmes de formation ou l'offre de payer pour des cours, le mentorat utilise les ressources dont votre entreprise dispose déjà. Voici comment commencer.
Comment démarrer un programme de mentorat : créer une structure
La première étape que toute personne envisageant de lancer un programme de mentorat devrait faire est de définir quel sera l'objectif du programme. Si vous visez des taux de rétention des minorités plus élevés, votre programme sera structuré différemment que si vous essayiez de développer des leaders, d'enseigner une compétence spécifique ou d'accueillir de nouveaux arrivants dans votre organisation.
Afin de développer un programme qui corresponde le mieux à l'objectif de Morgan Stanley ; conserver les femmes employées dans les ventes ; Barbara Adolf, qui a depuis fondé un cabinet de conseil en services humains à New York, a commencé par choisir un groupe de dirigeants de différents départements de l'entreprise. pour réfléchir à un programme d'études et répertorier ce qui fait le succès des employés dans l'entreprise, pour des sessions de mentorat. Comme il y avait plus de femmes qui voulaient être encadrées que de mentors disponibles, les mentorées ont été réparties en groupes avec deux mentors comme animatrices.
Mais lorsque Michelle Ferguson, vice-présidente principale des opérations internationales de McGraw-Hill Education, a développé un programme qui avait à l'origine un objectif similaire pour son programme de mentorat, elle s'est retrouvée avec un format complètement différent. Dans son programme, les femmes pouvaient choisir leurs propres objectifs - de l'équilibre travail/vie personnelle au sens aigu de l'industrie - et l'entreprise a jumelé des mentors et des mentorés en fonction de ceux qui pourraient le mieux aider à atteindre les objectifs. Les mentors et les mentorés se sont rencontrés individuellement entre une et trois heures par mois pendant un an. «Il n'y a pas de solution miracle», déclare le Dr Lois Zachary, présidente d'un cabinet de conseil en développement du leadership et en mentorat appelé Leadership Development Services à Phoenix. 'Vous devez le développer, il n'y a pas de modèle que vous puissiez faire passer de l'entreprise A à l'entreprise B.'
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Un facteur essentiel pour développer un programme qui correspond à votre entreprise est d'aligner la structure de votre programme avec la culture de votre entreprise. Si votre entreprise est extrêmement formelle, il peut être préférable d'avoir un processus de candidature formel, des exigences de temps minimales et des durées définies pour la relation de mentorat (généralement, les relations de mentorat durent entre six mois et deux ans, selon l'objectif du mentoré). Si votre entreprise est informelle, il peut être judicieux de faire correspondre les personnes et de les laisser ensuite déterminer la logistique. Mais il est important de mettre en place au moins des directives minimales. 'Si c'est trop informel, vous n'avez aucun contrôle dessus et cela pourrait mourir très facilement', dit Adolf. Quel que soit le degré de formalité de votre programme, vous avez besoin de quelqu'un pour défendre le projet et vérifier dans quelle mesure ses directives sont suivies.
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Comment démarrer un programme de mentorat : jumelage
Certaines entreprises, comme Morgan Stanley, utilisent le mentorat de groupe. D'autres utilisent le mentorat par les pairs, font appel à un expert pour un mentorat facilité, demandent aux employés de niveau inférieur d'enseigner le mentorat inversé aux employés de niveau supérieur, ou même utilisent un format de speed-dating pour le « mentorat flash ». Mais le type de programme de mentorat le plus courant est celui des paires individuelles, et l'énigme la plus courante est donc de savoir comment jumeler les mentorés et les mentors.
'En tant que chercheur, je peux vous dire que la meilleure façon de faire correspondre les gens est probablement le problème que nous connaissons le moins', déclare Tammy Allen, professeur de psychologie à l'Université de Floride du Sud et co-auteur de Concevoir des programmes de mentorat en milieu de travail : une approche fondée sur des données probantes .' Vous pouvez presque considérer cela comme un type de service de rencontres. Certaines entreprises achètent en fait auprès de fournisseurs qui ont créé ces algorithmes qui sont utilisés pour faire correspondre les mentors et les protégés presque comme un système eHarmony pour les rencontres. Elle a également vu des entreprises utiliser des processus aléatoires pour l'appariement, comme choisir des noms dans un chapeau. Mais elle dit que les programmes dans lesquels les participants ont une certaine contribution sont généralement les plus réussis.
Une façon de permettre la participation pourrait être de demander aux mentors et aux mentorés de remplir une feuille d'information sur ce qu'ils espèrent offrir ou obtenir d'une relation de mentorat. McGraw-Hill a un système pour faire des jumelages de mentorat qui comprend un questionnaire, un entretien téléphonique et une recommandation du comité pour chaque mentor et mentoré. Une autre façon peut être d'offrir au mentor ou au mentoré plusieurs options pour un partenaire et de leur permettre d'en choisir une. Le Dr Liz Selzer, consultante auprès d'un cabinet de conseil californien appelé The Mentoring Group, supervise le développement du leadership de plus de 30 000 dirigeants du secteur à but non lucratif. Elle suggère de faire correspondre les gens en fonction de qui ils s'entendront le mieux. 'Si les gens s'entendent, ils resteront plus longtemps dans le couple', dit-elle.
Mais juste au cas où une paire ne cliquerait pas, l'une des choses les plus importantes à retenir est de mettre en place un moyen pour que les gens sortent de la relation et trouvent une autre correspondance sans blesser les sentiments. Une façon de le faire pourrait être de mettre en place un « contrôle » ou une évaluation peu de temps après le début de la relation. S'il y a un problème grave, trouvez un nouveau mentor au mentoré.
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Comment démarrer un programme de mentorat : formation
Vous avez défini les objectifs qu'un programme de mentorat peut atteindre pour votre entreprise, mis en place une structure qui correspond à la culture de votre entreprise, et maintenant vous envoyez vos paires jumelées au travail. Si vous voulez des résultats positifs, c'est une bonne idée de les aider à apprendre d'abord ce que signifie le « mentorat ».
Il existe de nombreux formats que vous pouvez utiliser pour ce faire. Vous pouvez avoir une discussion en classe, vous pouvez engager quelqu'un comme Zachary pour organiser un « camp d'entraînement de mentorat », vous pouvez parler aux mentors et aux mentorés séparément, puis les réunir pour discuter, ou vous pouvez aller déjeuner. Mais peu importe comment vous le faites, voici les points que vous souhaitez atteindre pendant votre temps d'entraînement :
- Expliquez pourquoi le mentorat n'est pas une perte de temps.
Lorsque Selzer s'est vu attribuer son premier mentor, elle a pensé que ce serait une perte de temps. Heureusement, elle avait besoin de participer afin d'obtenir son diplôme d'études supérieures, et elle a vite appris à voir la relation comme inestimable. 'J'ai commencé à remarquer, wow, avant d'avoir un mentor, j'ai parlé de ne pas être une procrastinatrice ou j'ai parlé de changer certaines choses, mais je ne l'ai jamais vraiment fait', dit-elle. « La responsabilité était la clé. »
Même des personnes comme Liz, qui a fini par consacrer sa carrière au mentorat, peuvent avoir du mal à voir la valeur initiale de l'ajout d'un autre rendez-vous à leur horaire pour les séances de mentorat. 'Je pense que l'une des premières étapes principales consiste simplement à normaliser votre peur ou votre frustration ou votre anticipation de [maladroit]', dit-elle. Bien qu'elle ait été forcée d'entamer sa première relation de mentorat, elle ne suggère pas de rendre votre programme obligatoire. Au lieu de cela, expliquez aux gens pourquoi ils devraient choisir de participer. « Vous devez les aider à comprendre pourquoi c'est important ».
Demandez aux dirigeants de votre entreprise d'indiquer clairement qu'ils pensent que le programme est important et assurez-vous qu'ils participent eux-mêmes au programme et encouragent d'autres personnes à y participer. Trouvez des personnes dans votre entreprise qui sont prêtes à partager les expériences de mentorat qui ont eu un impact positif sur leur carrière.
- Gérer les attentes.
«Au minimum, vous devez vraiment gérer les attentes avec ces programmes», explique Allen. « Parce que le mot « tutorat » a beaucoup de connotations qui lui sont associées. Les gens pourraient penser : « c'est la personne qui va me faire promouvoir, obtenez-moi ceci, obtenez-moi cela », il est donc très important d'identifier aux participants quels sont les objectifs et à quoi s'attendre, ainsi que de ne pas s'attendre, à partir de cela.'
- Proposez un format.
Les paires de mentors peuvent choisir de structurer leur temps différemment en fonction de leurs objectifs et de leurs préférences. Mais il est utile de faire au moins une suggestion sur la façon dont les paires de mentors peuvent tirer le meilleur parti de leur relation.
Zachary suggère que les relations de mentorat suivent ce cycle : préparation, établissement d'accords, habilitation et clôture. Dans la phase de préparation, le mentor et le mentoré ont une conversation sur leurs attentes, la confidentialité et les limites de la relation. Dans la phase d'établissement des accords, le mentor aide le mentoré à élaborer un plan, avec des tâches claires, pour atteindre son objectif. La phase de validation correspond au moment où le travail a lieu. Le mentor soutient le mentoré dans le suivi de son plan et fournit des commentaires et une responsabilisation. 'Ils fournissent un miroir pour que la personne puisse voir où elle se trouve et quelles sont les possibilités', explique Zachary.
La fermeture est une fin planifiée de la relation. C'est plus qu'un déjeuner. « Vous l'utilisez comme une opportunité de réfléchir à votre apprentissage, qu'avez-vous appris sur vous-même en tant que mentor ou mentoré, qu'avez-vous appris sur vous-même au cours de ce processus et comment utilisez-vous ce que vous avez appris et utilisez-le pour élever la barre et passer au niveau supérieur », dit Zachary. Vous pouvez également l'utiliser comme une occasion de célébrer le succès.
Certaines tâches spécifiques que vous pouvez suggérer aux paires de mentors de mettre en place un plan pour atteindre un objectif sont la tenue d'un journal, les jeux de rôle ou le fait que les mentors observent les mentorés dans les compétences qu'ils essaient d'améliorer, comme diriger une réunion et donner leur avis.
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- Communiquer .
Assurez-vous que tout le monde dans votre organisation sait que le mentorat est en cours. De préférence, les dirigeants de l'organisation devraient jouer un grand rôle à cet égard. « Vous devez vous assurer que les cadres supérieurs au sein de l'organisation sont à bord et font partie des communications qui sortent, qu'ils approuvent le programme et, espérons-le, participent également au programme : ils servent de mentors, en s'assurant que tout le monde le sache, hé, c'est quelque chose d'important pour l'entreprise », déclare Allen.
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- Intégrez le mentorat dans votre culture.
Si votre programme se termine par une journée de formation et ne bénéficie pas du soutien clair de personnes importantes de votre entreprise, la réaction que vous pourriez obtenir, selon Zachary, est « Eh bien voici une autre initiative RH ». Commencez votre programme progressivement. 'Ce n'est pas juste une sorte de pulvérisation et de prière où vous entrez et vous enseignez le mentorat une fois', dit-elle.
- Évaluer .
Lorsque vous trouvez un objectif, trouvez un moyen de mesurer si votre programme progresse ou non vers cet objectif. Demandez aux mentors et aux mentorés comment se sont déroulées leurs expériences. Examinez la productivité et l'amélioration mesurable dans les domaines ciblés par votre programme.
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Ressources
Guide de préparation à une relation de mentorat : http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/mgt08042.html
Le guide du Mentoring Group pour un mentorat efficace : http://www.mentoringgroup.com/html/articles/mentee_41.htm
Vous voulez regarder au-delà de votre propre entreprise pour une expérience de mentorat? SCORE, un partenaire ressource de la Small Business Administration des États-Unis, vous aidera à vous installer gratuitement avec un mentor : http://www.score.org/index.html
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