Alors que le cloud computing n'est pas exactement un nouveau concept, Google Apps a certainement affiné la technologie afin que les entreprises du monde entier puissent profiter de sa vitesse, de son accessibilité et de son stockage. La suite Google Apps, qui comprend des marques populaires telles que Gmail, Google Calendar et Google Docs, peut fluidifier le flux de travail de vos employés et même fournir de meilleures méthodes d'interaction avec les clients et les clients. Le guide suivant mettra en évidence les raisons et les moyens pour vous de mettre en œuvre Google Apps pour améliorer les opérations de votre entreprise.
Comment utiliser Google Apps pour améliorer votre entreprise : pourquoi utiliser Google Apps ?
L'un des avantages immédiats de Google Apps pour les entreprises par rapport aux logiciels de bureau traditionnels, tels que Microsoft Office, est la rentabilité. À seulement 50 $ par an, la suite Google Apps comprend un nombre illimité de comptes d'utilisateurs, un accès à toutes les applications de Google, 25 Go de stockage de courrier électronique par employé, une assistance client 24h/24 et 7j/7 et une garantie de disponibilité du réseau de 99,9 %. (Il existe également une version gratuite avec une quantité limitée de sécurité réseau et de comptes d'utilisateurs, ainsi que moins d'applications et de stockage.) Par rapport à la plupart des logiciels d'entreprise et informatiques, qui sont souvent fournis avec un nombre limité de licences par achat (sans parler des serveurs externes pour héberger le système), Google Apps pourrait bien être la clé pour retirer quelques centimes supplémentaires de votre budget.
« Si nous achetions des copies de Microsoft Office pour tout le monde dans l'entreprise, nous économisons déjà des dizaines de milliers de dollars », déclare Brian Wyrick, vice-président des opérations chez Raidious, une société de développement de contenu basée à Indianapolis. En plus des économies de coûts, Wyrick explique que Raidious a adopté la suite Google Apps en raison de l'accessibilité qu'elle offre à leurs concepteurs et producteurs dans différentes régions du pays.
« L'utilitaire est bon pour toute entreprise en démarrage », déclare Wyrick, « et pouvoir parler à un nouvel employé au téléphone et le configurer avec un programme Web sans qu'un informaticien n'ait à lui accorder l'accès est un bonne chose.'
Un autre avantage de Google Apps est la capacité de chaque application à s'intégrer les unes aux autres - une fonctionnalité dont Ken Hayes, propriétaire d'une société de publicité sur Internet basée à Toluca Lake, en Californie, se dit reconnaissant. 'Ce qui est bien avec Google Apps, c'est le fait que je peux configurer un compte principal pour mon entreprise - et ma messagerie, mon calendrier et mon site Web sont tous liés ensemble', dit-il. 'Bien sûr, il existe de meilleurs e-mails, mais personne n'a trouvé comment tout lier comme Google.'
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Comment utiliser Google Apps pour améliorer votre entreprise : rationaliser la communication interne avec Gmail
Lorsque Gmail est arrivé pour la première fois sur les lieux, le client de messagerie personnel a été salué pour sa capacité de stockage apparemment illimitée et ses capacités de recherche ultra-rapides dans la boîte de réception. Mais avec l'intégration de Google Apps, de nombreuses fonctions de Gmail fonctionnent tout aussi efficacement pour les entreprises. Encore une fois, l'une des caractéristiques les plus avantageuses de Gmail est le facteur cloud - puisqu'il n'y a pas de logiciel encombrant à gérer, Gmail est accessible à vos employés de n'importe où, sans avoir à télécharger des contacts ou des messages sur des appareils.
'L'un des avantages de Gmail est qu'il est basé sur un navigateur', déclare Wyrick. « Nous nous connectons via nos téléphones et nos clients IMAP. C'est cette capacité de ne pas avoir à dire 'voici votre installation d'Outlook'.
Les conversations filaires de Gmail contribuent également à simplifier les messages entre collègues. Par exemple, si plusieurs parties sont mises en copie d'un e-mail ou si plusieurs e-mails ont la même ligne d'objet, tous ces messages sont regroupés avec chaque nouvel e-mail envoyé, parfaitement placés en haut de votre boîte de réception et éliminer les tracas d'avoir à vérifier les messages précédents.
De plus, chaque environnement de bureau devrait avoir une méthode pour envoyer des messages rapides à la minute, et la réponse de Gmail est Google Chat, qui est directement intégré à l'interface de la boîte de réception. « Nous avons vraiment réduit le besoin de notre système de téléphonie interne », déclare Wyrick à propos de l'utilisation de la messagerie par Raidious. La fonction de chat comporte également un composant de vidéoconférence qui peut être utile lorsque des collègues et des employés doivent correspondre depuis des emplacements distants.
Bien que Gmail soit un excellent client de messagerie, Wyrick recommande d'affecter plusieurs administrateurs de compte à votre compte professionnel partagé. «Une fois que vous êtes inscrit, vous ne voulez plus jamais avoir tous vos œufs dans le même panier», dit-il. 'Un jour, vous devrez faire quelque chose lorsque cet administrateur n'est pas disponible.'
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Comment utiliser Google Apps pour améliorer votre entreprise : synchroniser des réunions et des événements via Google Agenda
Selon votre type d'entreprise, la prise de rendez-vous peut être un véritable casse-tête. Quelques employés (ou un seul) sont généralement chargés de suivre et de relayer les dates et les heures, une méthode propice aux dérapages et aux rendez-vous manqués. Avec Google Agenda, plusieurs employés peuvent publier des événements sur un seul calendrier auquel toute l'entreprise peut accéder et modifier en conséquence. De plus, ces calendriers peuvent être codés par couleur afin que le spectateur soit informé des modifications apportées aux rendez-vous. Les administrateurs peuvent également définir des autorisations sur les calendriers, afin que seuls certains employés puissent voir ou modifier des éléments.
Greg Cross, fondateur de Cross Creative, une société de marketing numérique basée à Greenfield, dans l'Indiana, dit qu'il a récemment encouragé l'un de ses principaux clients à adopter Google Calendar pour aider à trier et protéger les rendez-vous. '[Il] possède un centre de conseil, et il est venu me voir et m'a dit:' Nous avons quatre conseillers et nous cherchons un moyen pour nos clients de planifier des rendez-vous en ligne et de les garder privés ', explique Cross. 'Vous pouvez le régler de manière à ce qu'il ne montre pas que vous avez une séance de conseil avec' John Doe 'sur la dépression.'
Une autre fonctionnalité utile de Google Agenda est la possibilité de créer des événements via Gmail. Lorsque vous ajoutez l'adresse e-mail d'un employé à un événement du calendrier, l'employé reçoit une invitation pour confirmer sa présence. Après confirmation, chaque employé peut afficher et ajouter des notes à l'événement.
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Comment utiliser Google Apps pour améliorer votre entreprise : améliorer la collaboration et la gestion de projet avec Google Docs
Google Docs est une application qui permet à plusieurs utilisateurs de créer et de modifier des documents, des présentations et des feuilles de calcul, le tout sur le Web. Habituellement, les collègues partagent des documents en s'envoyant des pièces jointes par courrier électronique, ce qui entraîne souvent des versions de fichiers incorrectes et des copies dispersées et égarées. Avec Google Docs, le fichier est édité dans le cloud, où les révisions sont enregistrées et récupérées automatiquement.
Comme la plupart des autres applications Google, les administrateurs peuvent définir des autorisations dans Google Docs afin que seuls certains travailleurs soient autorisés à afficher et à partager des fichiers. Une autre fonctionnalité pratique est la possibilité d'exporter les documents dans différents types d'extensions de fichier, ce qui peut être utile lorsqu'un client ou un client a besoin d'un fichier PDF dès que possible.
'J'utilise Google Docs en interne', déclare Cross. « J'ai un graphiste qui ne travaille qu'à temps partiel, alors j'y publie des devis et des propositions clients. » L'utilisation de Google Docs pour modifier d'autres fichiers courants tels que des itinéraires, des newsletters et des articles peut aider à résoudre les problèmes courants qui surviennent parmi les employés lors de la collaboration sur des projets.
Aussi utile que Google Docs ait été pour de nombreux propriétaires d'entreprise, Wyrick of Raidious dit qu'une chose à garder à l'esprit est le fait que les membres de votre personnel auront des degrés divers de compétences informatiques. Donc, si et quand vous implémentez Google Docs pour créer et éditer vos fichiers les plus importants, dit Wyrick, il peut être utile de désigner un champion de projet qui comprend l'application.
« Certains utilisateurs seront peut-être moins enthousiasmés par les changements », déclare Wyrick. Il conseille également aux nouveaux arrivants de fréquenter le guide d'aide sur le site Google Apps.
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Comment utiliser Google Apps pour améliorer votre entreprise : partager les connaissances de l'entreprise avec les sites Google
Google Sites est un outil de création de site de base que les entreprises peuvent utiliser pour créer un hub d'informations intranet privé pour les employés, ou même un domaine public qui sert de visage à votre entreprise. Google Sites vous permet d'importer des informations à partir d'autres applications, telles que votre calendrier de rendez-vous ou des formulaires client standard, et de les publier sur votre site pour que les employés ou les clients puissent y accéder facilement.
'Google Sites est comme un système wiki', explique Hayes, qui utilise l'application pour que lui et son partenaire commercial au Danemark puissent suivre les projets, les idées et les sous-traitants de l'entreprise. « J'ai mis en place des sections pour les idées des concurrents que nous voulons améliorer, et même les problèmes que nous voulons résoudre au sein de notre entreprise. »
Vous pouvez désigner uniquement certains employés pour avoir des capacités administratives, c'est-à-dire éditer et publier des informations sur le site, ou accorder l'accès à l'ensemble de votre équipe (surtout si vous travaillez avec un personnel soudé).
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Comment utiliser Google Apps pour gérer votre entreprise : trouver des ressources supplémentaires sur Google Apps Marketplace
Si les applications créées exclusivement par Google ne répondent pas à tous vos besoins, n'oubliez pas de consulter le Google Apps Marketplace, où vous pouvez trouver de nombreuses applications tierces - certaines gratuites - qui remplissent une variété de fonctions et intégrer avec les autres applications standard. Intuit Online Payroll, par exemple, vous permet de payer les employés directement à partir de Google Calendar et de leur fournir un accès en ligne aux fiches de paie. Zoho CRM est un outil de gestion de la relation client qui aide à améliorer l'interaction client de plusieurs manières, telles que le suivi et le tri des conversations par e-mail.
Pour augmenter les capacités de Google Calendar, Greg Cross de Cross Creative utilise Tungle.me, une application qui permet aux membres de publier des horaires publics, d'accepter les demandes de rendez-vous et de réduire les doubles réservations. « Cela m'aide vraiment à intégrer mon flux de travail », déclare Cross. « Lorsque la personne confirme le rendez-vous, il s'affiche sur mon calendrier [Google] et je suis alerté sur mon téléphone. Donc, entre la collaboration de ces deux fonctionnalités, cela fonctionne très bien pour moi.'
Selon Cross, Google Apps pour les entreprises devient rapidement une nécessité et un produit moins intéressant à essayer. L'interopérabilité des applications, ainsi que l'accessibilité du cloud, dit-il, offrent à de nombreuses personnes la possibilité d'exploiter efficacement la technologie bureautique pour la première fois. 'Il sera intéressant de voir comment d'autres éditeurs de logiciels survivront à l'avenir, car les applications Web sont plus qu'une simple mode', déclare Cross. 'Ce n'est pas la 'vague du futur' - c'est maintenant.'
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