Outre les plans d'affaires, les résumés exécutifs sont probablement le plus important de tous les documents commerciaux. Il est juste de dire que presque toutes les grandes décisions prises au sein d'une entreprise, quelle que soit sa taille, impliquaient un résumé au cours du processus décisionnel.
Malheureusement, beaucoup de gens croient à tort qu'un résumé est un résumé du document, comme une « Notes de falaise ». Euh non.
Le but d'un résumé est de recommander une décision, et non de fournir des informations. Le document le plus long fournit une preuve détaillée de cette recommandation.
Librement basé sur les conversations que j'ai eues avec le gourou de la proposition Tom Sant , voici comment rédiger un résumé analytique qui convaincra un cadre (ou une équipe de direction) de prendre une décision :
1. Décrivez un problème, un besoin ou un objectif.
Sous les mots « RÉSUMÉ EXÉCUTIF », expliquez en une ou deux phrases (au maximum) pourquoi une décision est nécessaire. Soyez précis et incluez des mesures quantifiables, si possible.
Tort:
Ce document décrit la solution XYZ en détail. Voici un résumé de son contenu...
Droite:
Nous subissons un manque à gagner de 10 millions de dollars en revenus annuels en raison de pannes de réseau de télécommunications.
2. Décrivez le résultat souhaité.
Décrivez en une ou deux phrases (au maximum) ce qui sera différent si le problème est résolu, le besoin satisfait ou l'objectif atteint. Ne fournissez aucun détail sur la solution.
Tort:
Dans le chapitre 1, nous décrivons les multiples condensateurs de flux analogiques conformes aux normes...
Droite:
Selon nos estimations (voir section 1), la réduction ou l'élimination de ces pannes augmentera notre rentabilité jusqu'à 20 %.
3. Décrivez la solution que vous proposez.
Sous le mot « PROPOSITION », décrivez dans une série de courts paragraphes l'élément de votre solution au problème (comme à l'étape 1) qui créera le résultat souhaité (comme à l'étape 2).
Dans chaque paragraphe, reportez-vous aux sections du document plus large où cette partie de votre solution est décrite en détail. Faites en sorte que chaque paragraphe soit clair et lisible. Évitez le jargon, le biz-blab et les abstractions inutiles. Si possible, organisez les paragraphes dans un plan étape par étape.
Tort:
L'exploitation de notre infrastructure existante permettra de capitaliser les investissements technologiques passés tout en optimisant les exigences de recyclage. La fiabilité améliorée fera exploser notre productivité critique, créant ainsi un avantage concurrentiel monétisé.
Droite:
Pour résoudre le problème ci-dessus, nous proposons ce qui suit :
1. Achetez et installez un système pilote. Cela nous permettra de tester le nouveau logiciel sans mettre en danger nos opérations quotidiennes. Les exigences pour ce système pilote sont décrites dans la section 4.
[plus d'étapes]
4. Expliquez comment vous surmonterez les risques.
Chaque décision commerciale qui n'est pas une évidence implique un certain niveau de risque. Par conséquent, sous la rubrique « RISQUES », décrivez brièvement ces risques et comment vous proposez de les surmonter (ou pourquoi ils ne constituent pas vraiment un risque).
Encore une fois, gardez ces paragraphes serrés. Utilisez un langage simple. Comme pour l'étape précédente, reliez chaque paragraphe à la section appropriée du document le plus long.
Tort:
La solution proposée est indépendante du fournisseur et s'intègre dans plusieurs architectures système grâce à l'utilisation de scripts prêts à l'exécution personnalisés...
Droite:
Pour convertir l'ensemble du service client, nous devrons recycler notre personnel de service, ce qui pourrait réduire le temps de réponse du service. Cependant, nous prévoyons de réduire cette possibilité en rédigeant un manuel de formation personnalisé.
5. Demandez la décision que vous voulez prendre.
Sous la rubrique « RECOMMANDATION », décrivez en aussi peu de mots que possible la décision que vous voudriez que le ou les cadres prennent. Être spécifique.
Si la décision implique de l'argent, indiquez le montant. S'il y a des raisons pour lesquelles la décision doit être prise avant un certain temps, faites-les ressortir.
Tort:
Notre préoccupation constante concernant les pannes du système téléphonique continue d'avoir un impact sur notre entreprise et devrait donc être traitée rapidement.
Droite:
Pour terminer ce projet d'ici la fin de l'exercice en cours sans perturber nos opérations actuelles, nous avons besoin que vous approuviez une augmentation de 2 millions de dollars du budget informatique du prochain trimestre.
Exemples de résumés analytiques
Vous trouverez ci-dessous les deux résumés décrits ci-dessus tels qu'ils apparaîtraient réellement. De peur que vous ne pensiez que le premier exemple est artificiellement opaque, je vous assure que j'ai personnellement vu pire. Bien pire.
Tort:
RÉSUMÉ
Ce document décrit la solution XYZ en détail. Voici un résumé de son contenu :
Dans le chapitre 1, nous décrivons les multiples condensateurs de flux analogiques conformes aux normes...
[plus de résumés de chapitres]
L'exploitation de notre infrastructure existante permettra de capitaliser les investissements technologiques passés tout en optimisant les exigences de recyclage. La fiabilité améliorée fera exploser notre productivité critique, créant ainsi un avantage concurrentiel monétisé. La solution proposée est indépendante du fournisseur et s'intègre dans plusieurs architectures système grâce à l'utilisation de scripts prêts à l'exécution personnalisés.
Notre préoccupation constante concernant les pannes du système téléphonique continue d'avoir un impact sur notre entreprise et devrait donc être traitée rapidement.
Droite:
RÉSUMÉ
Nous subissons un manque à gagner de 10 millions de dollars en revenus annuels en raison de pannes de réseau de télécommunications.
Selon nos estimations (voir section 1), la réduction ou l'élimination de ces pannes augmentera notre rentabilité jusqu'à 20 %.
PROPOSITION
Pour résoudre le problème ci-dessus, nous proposons ce qui suit :
- Achetez et installez un système pilote. Cela nous permettra de tester le nouveau logiciel sans mettre en danger nos opérations quotidiennes. Les exigences pour ce système pilote sont décrites dans la section 4.
[plus d'étapes]
DES RISQUES
- Possibilité de temps de réponse inférieur . À l'étape 3 du plan ci-dessus, nous devrons recycler notre personnel de service, ce qui pourrait réduire temporairement le temps de réponse moyen du service. Cependant, nous prévoyons de réduire cette possibilité en rédigeant un manuel de formation personnalisé.
[plus de risques]
RECOMMANDATION
date de naissance de kyra sedgwick
Pour terminer ce projet d'ici la fin de l'exercice en cours sans perturber nos opérations actuelles, nous avons besoin que vous approuviez une augmentation de 2 millions de dollars du budget informatique du prochain trimestre.
Sérieusement, lequel de ces deux résumés, selon VOUS, est susceptible de conduire à la meilleure décision ?
