Peu de gens peuvent dire qu'ils ne laissent jamais leur boîte de réception devenir incontrôlable. Même si vous êtes plutôt un boîte de réception zéro fidèle, il y a de fortes chances que vous vous retrouviez avec une boîte de réception inondée à votre retour de vacances ou que vous ayez besoin de vous lancer dans un projet pendant quelques jours.
En termes simples, laisser les e-mails là où ils atterrissent fait perdre du temps. Toi perdre 27 minutes chaque jour relire les e-mails qui languissent dans votre boîte de réception parce que vous ne pouvez pas vous empêcher de lire ce que vos yeux voient.
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Une boîte de réception pleine crée également plus de distractions. Des études suggèrent qu'il faut 23 minutes pour revenir à votre tâche d'origine une fois interrompu. De plus, les boîtes de réception pleines créent un encombrement visuel, ce qui épuise votre énergie cognitive.
Pour vider votre boîte de réception, vous pouvez aspirer à examiner chaque e-mail individuellement. Pourtant, cela prendrait des heures si vous ne consacriez qu'une minute à chaque e-mail. L'alternative est tout aussi risquée - vous pouvez déplacer tous les e-mails dans un dossier fourre-tout ou les supprimer tous et risquer de manquer une note importante.
Cependant, grâce à mon travail de coaching et de formation, j'ai identifié six recherches qui identifient des e-mails beaucoup moins susceptibles de nécessiter un traitement individuel. À l'aide de ces recherches, vous pouvez déplacer des centaines, voire des milliers, d'e-mails de votre boîte de réception en quelques minutes, en laissant ceux qui sont les plus susceptibles de nécessiter un examen individuel.
Avant de pouvoir profiter de ces six recherches, vous devez créer deux dossiers de courrier électronique. Tout d'abord, créez « Archive » dans Outlook ou « Tous les messages » dans Gmail, puis créez « Lectures », quel que soit le service de messagerie que vous utilisez. Une fois cela fait, voici six recherches que vous pouvez utiliser pour identifier les e-mails qui ne sont pas susceptibles de justifier un traitement individuel.
1. Déplacez tous les e-mails de plus de 7 jours vers Archive/Tous les messages
À étude 2018 sur 1 200 consommateurs ont constaté que seulement 13 % des clients et moins de 1 % des collègues attendaient une réponse à un e-mail au bout de 2 jours. Il y a peu de chances que l'expéditeur d'un e-mail vieux d'une semaine attend toujours une réponse. Pour supprimer d'autres e-mails, modifiez-le en cinq ou même trois jours.
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Isolez ces e-mails à l'aide de ces séquences de recherche, puis déplacez-les vers Archive/All Mail :
- Gmail : dans :boîte de réception plus ancienne que :7j
- Perspectives : reçu :<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Déplacez tous les e-mails sur lesquels vous avez reçu un cc et qui datent de plus de 3 jours vers Archiver/Tous les messages
Lorsque vous recevez des e-mails en copie, il y a moins de chances que vous ayez besoin de répondre si vous ne l'avez pas déjà fait. Recherchez ces e-mails à l'aide des séquences de recherche suivantes, puis déplacez-les vers Archive/Tous les messages.
- Gmail : cc:me old_than:3d
- Outlook : cc :votre e-mail, reçu :<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Déplacez les e-mails qui ne contiennent pas votre nom et datent de plus de 3 jours vers Archiver/Tous les messages
Les e-mails qui n'incluent pas votre nom sont moins susceptibles de nécessiter votre réponse. Certains e-mails (par exemple, adressés à une équipe ou commençant par 'Salut à tous') peuvent nécessiter votre réponse, mais en couplant le critère de nom manquant avec un critère vieux de 3 jours, vous pouvez réduire le risque de manquer quelque chose d'important.
- Gmail : -matt plus ancien que : 3d
- Outlook : PAS mat reçu :<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Déplacez tous les e-mails de la newsletter et de la liste de diffusion dans votre dossier Lectures
Vous n'êtes pas obligé de lire une newsletter. Déplacez-les dans votre dossier Lectures et configurez des règles/filtres pour les y diriger automatiquement à l'avenir.
Il n'y a pas de moyen idéal pour trouver ces e-mails, mais vous pouvez utiliser cette recherche et la suivante pour en obtenir la plupart :
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- Gmail : in : étiquette de la boîte de réception : ^unsub
- Outlook : désabonnement OU « désactiver »
5. Déplacez les e-mails restants de la liste de diffusion vers Lectures en recherchant les termes courants de la liste de diffusion
Après avoir utilisé la recherche précédente, recherchez les termes suivants dans Gmail et Outlook pour trouver des retardataires : « politique de confidentialité » ou alors 'termes et conditions' ou alors 'préférences' ou alors 'afficher dans le navigateur' ou alors 'afficher comme une page Web.'
6. Supprimer les notifications de réponses aux invitations de calendrier
Bien que les e-mails vous informant que quelqu'un peut assister à une réunion à venir puissent être utiles sur le moment, il n'est pas nécessaire d'autoriser ces e-mails à obstruer votre boîte de réception lorsque vous pouvez afficher les réponses des personnes de manière globale pour toute réunion dans l'invitation elle-même.
Allez-y, isolez ces e-mails, puis supprimez-les :
- Gmail : de : calendrier-notification@google.com
- Outlook : 'Heure du Pacifique' (remplacez par votre fuseau horaire). Malheureusement, il n'existe pas de moyen très simple d'isoler ces e-mails dans Outlook.
Ces recherches peuvent archiver quelques e-mails que vous souhaitez conserver dans votre boîte de réception, mais les avantages dépassent de loin les risques. De plus, vous pouvez trouver ces e-mails dans vos dossiers aussi facilement que dans votre boîte de réception.
