La boîte de réception des e-mails de Merlin Mann est pleine de désordre. C'est gênant pour lui de l'admettre. C'est lui qui a inventé le concept de boîte de réception zéro.
Mann est un gourou de la productivité qui a lancé le site Web 43folders.com en 2004. Il a rapidement commencé à prêcher l'évangile de la boîte de réception zéro dans des articles sur son site. Le new yorker l'a décrit comme un « système de gestion de courrier électronique révolutionnaire ». Mann a donné un Discussion technique Google sur la boîte de réception zéro. Il a pris comme une traînée de poudre.
Atteindre la boîte de réception zéro est devenu si recherché que l'application très populaire Mailbox a conçu toute sa stratégie de produit autour d'atteindre la boîte de réception zéro. Quand vous êtes arrivé, vous avez reçu un glorieux message « Vous avez terminé » sur une jolie photo. L'image changeait à chaque fois, gamifiant l'expérience. (Dropbox a acquis Mailbox et l'a fermé en 2016.)
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Mais Mann dit que nous le faisons mal. Dans une interview avec Royaume-Uni filaire , il explique comment nous avons tous manqué le point sur la boîte de réception zéro - et ce que nous devrions faire à la place.
Arrêtez de traiter la boîte de réception zéro comme un moyen d'atteindre une fin.
Qu'est-ce qui est si utile pour atteindre la boîte de réception zéro ? C'est peut-être pour pouvoir dire que vous l'avez fait. Ça fait du bien. Pourtant, en raison du volume d'e-mails que nous recevons ces jours-ci, ce n'est peut-être plus un objectif admirable.
Lorsque Mann a dévoilé pour la première fois le concept de boîte de réception zéro, il n'avait qu'une seule boîte de réception. Aujourd'hui, nous en avons des dizaines d'autres qui pourraient être considérées comme des boîtes de réception.
Email de travail
Email personnel
DM Twitter
Facebook Messenger
DM Instagram
Mou
Des messages texte
Mann a dit Filaire vous devriez disséquer comment vous passez votre temps sur ces différentes boîtes de réception. Si votre attention est si dispersée parce que vous répondez tout le temps aux messages de tous ces endroits, il n'est pas surprenant que vous vous sentiez stressé.
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Ayez de la grâce avec vous-même. Acceptez que vous ne pouvez pas tout faire. Oubliez de répondre à chaque message. Laisser s'attarder certaines des choses les moins importantes vous procurera un peu de paix.
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Mais ce n'est pas une excuse pour simplement refuser et arrêter de répondre à quoi que ce soit. Les chercheurs de Microsoft ont découvert qu'ignorer les e-mails était un signe révélateur d'un mauvais gestionnaire. Vous devez toujours rester au top des éléments prioritaires dans votre boîte de réception. C'est à vous de décider quelles sont ces priorités.
Méfiez-vous de l'approche table rase.
Nouvelle année, nouvelle décennie. Pourquoi ne pas opter pour l'option nucléaire et appuyer sur supprimer sur tout ? Essuyez l'ardoise et repartez à zéro.
C'est une idée terrible, dit Mann. Au lieu de cela, identifiez les principaux domaines d'intérêt. Vous pouvez peut-être appuyer sur supprimer sur un certain type d'e-mail, comme les notifications ou les messages promotionnels.
Mais gardez les choses importantes. Commencez à formuler une stratégie pour trier ce qui est important et ce qui ne l'est pas. Il existe différentes méthodes pour minimiser le temps passé sur les e-mails. Mann suggère de consacrer du temps trois fois par jour à rattraper votre retard dans votre boîte de réception. Certains experts en productivité recommandent de ne pas vérifier les e-mails dès le matin afin de pouvoir vous concentrer sur les tâches de travail en profondeur.
Ces stratégies peuvent ne pas fonctionner pour toutes les personnes, en particulier celles dont le travail nécessite des réponses rapides aux e-mails. Si vous avez une certaine flexibilité en ce qui concerne le courrier électronique, voici quelques approches :
Supprimez l'application de messagerie de votre téléphone lorsque vous êtes en vacances. Ne paniquez pas. Il est facile de télécharger à nouveau l'application lorsque vous êtes de nouveau en ligne.
Si vous devez envoyer des e-mails le week-end ou pendant les heures impaires pour vous rattraper, programmez-les pour qu'ils arrivent pendant les heures de travail. Ceci est particulièrement important si vous êtes dans un rôle de leadership afin de montrer l'exemple et de ne pas perpétuer une culture toujours active. Si vous envoyez des e-mails tout le week-end, vos subordonnés directs en ressentiront également le besoin.
Désactivez les notifications - e-mail et autres - afin de ne pas être constamment distrait par des pings urgents mais pas nécessairement importants.
