« Trop de réunions » et « Trop de temps perdu en réunions improductives ». Lorsqu'une entreprise est aux prises avec un faible engagement des employés, vous trouverez invariablement l'une de ces plaintes en haut de la liste.
Cela ressemble à des plaintes concernant des réunions, mais en réalité, ce sont des déclarations sur le sentiment de manque de respect .
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Quand quelqu'un dit qu'il participe à trop de réunions, il dit que les personnes qui convoquent ces réunions ne font pas attention à tous les autres travaux importants dans leur assiette. L'employé assiste à plus de réunions que sa charge de travail ne le permet, ce qui l'oblige à voler du temps aux pauses, aux vacances et aux familles afin qu'il puisse faire le travail qu'il doit accomplir pour toucher son salaire.
Quand quelqu'un se plaint de perdre du temps dans des réunions * improductives *, il dit que le responsable de la réunion n'a pas suffisamment respecté l'équipe pour planifier une réunion productive. Un leader pressé peut prétendre qu'il n'a tout simplement pas eu le temps d'élaborer un plan pour la réunion, ce qui aggrave la situation car il est maintenant très clair que le temps du leader est précieux mais qu'il est acceptable de gaspiller celui des autres.
Les organisations performantes organisent les bonnes réunions avec les bonnes personnes au bon moment. Ils respectent le temps que les employés investissent dans les réunions et s'assurent qu'il est utilisé de manière productive.
Commencer et terminer à l'heure est important, tout comme le partage équitable du temps au sein de la réunion. Peut-être plus important encore, les dirigeants prévenants s'efforcent de planifier des réunions qui minimisent les perturbations des autres travaux et évitent de déranger les participants inutiles.
Voici cinq façons d'intégrer le respect dans la planification des réunions.
1. Planifiez les réunions à des moments de transition naturels pour minimiser le temps de changement de tâche.
Une planification efficace améliore la concentration pendant les réunions, réduit les coûts de changement de tâche et augmente le temps de concentration productive pour d'autres travaux. Le changement de tâche est le temps qu'il faut pour porter votre attention d'une tâche à une autre et vous recentrer. La pénalité de temps de changement de tâche peut s'écouler de 10 à 50 minutes supplémentaires par jour.
Les réunions ont lieu le matin, juste avant la pause de midi, et en fin de journée s'alignent sur des moments où le travail est déjà naturellement perturbé. Cela crée une seule, plutôt que deux, interruptions de changement de tâche pour chaque réunion.
2. Prévoyez des réunions avec suffisamment de temps pour vous préparer.
Pour que le temps de la réunion reste productif et concentré, tout le monde devra se préparer . Ils auront besoin de temps pour revoir l'ordre du jour, lire les rapports et réfléchir aux questions qu'ils poseront.
Les réunions prévues au moins deux jours à l'avance donnent aux gens le temps de se préparer.
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3. Prévoyez du temps entre les réunions pour les transitions.
Les réunions productives commencent à l'heure, ce qui devient impossible lorsque les gens manquent de temps pour quitter une réunion et se rendre à la suivante.
Les jours avec plusieurs réunions, la planification des réunions pour qu'elles se terminent au moins 10 minutes avant le début de la prochaine réunion garantit que les gens ont le temps de faire la transition en douceur. C'est assez de temps pour faire un petit tour aux toilettes et renvoyer quelques messages urgents, ce qui fait une énorme différence dans la capacité de chacun à se concentrer.
4. Bloquez les journées complètes ou les demi-journées en tant que temps « Pas de réunion ».
Les individus très performants bloquent régulièrement du temps pour le travail qu'ils veulent faire. Connu sous le nom de blocage du temps , vous pouvez multiplier cet avantage à travers l'ensemble du groupe avec un temps de concentration désigné sans réunion.
Cela permet à chacun de savoir qu'il peut compter sur plusieurs heures consécutives pour effectuer un travail individuel chaque semaine, ce qui facilite la planification, réduit l'anxiété et augmente la productivité. Ceci est particulièrement important pour les travailleurs du savoir qui ont besoin de longues périodes de temps ininterrompues pour faire de leur mieux et « se mettre au courant ».
Par exemple, notre équipe part le mardi et le vendredi sans rendez-vous.
5. Rendez les réunions facultatives.
Enfin, la façon la plus simple de respecter le temps de chacun est de respecter son jugement sur la meilleure façon d'utiliser ce temps. Si votre équipe estime qu'il y a trop de réunions, faites-lui savoir qu'elle peut se retirer de toute réunion qu'elle juge inutile pour son travail.
Et, s'ils estiment qu'une réunion n'est pas productive, adoptez « la loi des deux pieds ». Cela permet de quitter tranquillement une réunion lorsque vous réalisez que ce n'est pas une bonne utilisation de votre temps.
Si votre organisation a du mal à exclure les réunions improductives du calendrier, la mise en œuvre de quelques-uns de ces conseils en tant que politiques enverra un puissant message de respect. Lorsque vous travaillez pour planifier des réunions qui respectent le temps de chacun, vous bénéficierez d'employés plus engagés et loyaux qui mettront ce temps à votre service.
