J'ai toujours été à l'aise au téléphone. C'est comme ça que j'ai grandi dans un monde pré-email/texte. Certes, j'utilise les SMS et les e-mails à mon avantage lorsque je n'ai pas besoin d'avoir une conversation, mais le téléphone a ses avantages. Les vrais allers-retours peuvent en fait prendre beaucoup moins de temps par téléphone. Bien sûr, mal gérée, elle peut aussi être une perte de temps. Certaines personnes bourdonnent encore et encore lors d'un appel, sans se soucier de la productivité des autres.
Vous pouvez prendre le contrôle des conversations téléphoniques afin de profiter des avantages des appels sans risquer de perdre du temps. Voici comment je procède, ainsi que d'autres idées de mes collègues Inc..
1. Planifiez à l'avance.
Lorsque les horaires sont occupés et que je ne peux pas reporter les appels, je les rends plus efficaces en ayant un agenda spécifique écrit avant l'appel. Je m'assure que les puces sont dans un ordre logique et organisées. Ensuite, quand je téléphone, je partage l'agenda au début pour que l'appel soit géré. Plus important encore, je m'en tiens à l'ordre du jour.
2. Posez des questions à l'avance.
Je reçois beaucoup de demandes d''appels téléphoniques rapides', et malheureusement beaucoup d'entre elles s'avèrent être des demandes pour des choses que je ne peux pas faire, ou que je ne fais pas bien. Donc, je travaille très dur pour m'assurer que l'appel ne me fera pas perdre mon temps ou celui de l'autre personne. Je demande toujours des informations supplémentaires ou un bref résumé des intentions de l'appel, et si cela ne semble pas clair, je continue de demander. Cela semble dur, mais c'est la seule façon pour moi de savoir si un appel a du sens pour nous deux... et je peux donc sembler au moins quelque peu intelligent pendant l'appel. Jeff Haden - Manuel du propriétaire
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3. Ayez un objectif clair.
Un entrepreneur très intelligent m'a suggéré récemment que chaque réunion et chaque appel téléphonique devraient avoir un objectif spécifique, et une fois cet objectif atteint, l'appel téléphonique devrait se terminer. C'est une excellente approche, à la fois pour empêcher les appels de durer trop longtemps, et aussi pour garder la conversation sur le point. Si vous parlez depuis un moment, arrêtez-vous et demandez-vous si ce que vous dites amène l'appel vers son but ultime. Sinon, arrêtez-vous et recentrez la conversation. Si vous n'êtes pas sûr, interrompez-vous pour demander aux personnes avec qui vous parlez si ce que vous dites les aide à atteindre leurs objectifs. Minda Zetlin - Le leader décontracté
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4. Évitez les plaisanteries.
Au fur et à mesure que j'ai progressé dans ma carrière, j'ai appris que si je veux faire mon travail, je dois être extrêmement efficace dans mes appels téléphoniques et mes conversations sur Skype. La première question que je pose toujours est la suivante : « Cet appel est-il nécessaire ? Est-ce qu'il fait avancer mes objectifs ? » Si non, alors je ne le fais pas. Ensuite, lorsque je suis en ligne, j'essaie de diriger la conversation de manière à dépasser le plus rapidement possible les plaisanteries et à entrer dans le vif du sujet. Comme le dit le vieil adage, le temps, c'est de l'argent, et personne que je connais ne peut se permettre de perdre du temps au téléphone. Peter Economy - Le gars du leadership
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5. Pré-écran de nouvelles introductions.
Quelqu'un vous a-t-il déjà présenté une autre partie par e-mail sans autorisation ni avertissement préalable ? J'ai accepté trop de présentations chaleureuses pour découvrir qu'ils voulaient être inclus dans l'un de mes articles ou apparaître en tant qu'invité sur Million Dollar Mindset Radio. Maintenant, plutôt que de consentir à un appel téléphonique juste pour être gentil et perdre du temps pour nous deux, j'envoie un e-mail leur demandant gentiment de m'en dire plus sur eux. Sur la base de leur réponse, je leur demande soit de m'envoyer plus d'informations sur leur « histoire », soit de planifier un appel avec une heure de fin spécifiée. Parfois, je décline respectueusement. Être audacieux et précis éliminera la douleur des appels téléphoniques « d'apprendre à vous connaître ». Marla Tabaka - La soliste à succès
Jay Alvarrez et Chase Miller
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6. Limitez l'appel.
Les appels téléphoniques sont l'un des moyens les plus inefficaces de communiquer dans l'environnement commercial d'aujourd'hui. Malheureusement, ils sont couramment utilisés, d'autant plus que les effectifs deviennent de plus en plus dispersés et éloignés. En limitant l'appel, à la fois dans le temps prévu et le nombre de participants, vous constaterez une augmentation de l'efficacité globale de ce que vous accomplissez. Des appels téléphoniques de trente minutes avec pas plus de trois participants sont idéaux. J'organise un appel continu qui passe des ventes aux opérations en passant par les finances pour l'une de mes entreprises chaque semaine. Chaque groupe passe à l'appel par tranches de trente minutes couvrant des sujets qui se chevauchent alors que deux groupes sont actifs en même temps. Nous travaillons selon un ordre du jour prédéterminé et déplaçons les conversations plus approfondies vers d'autres appels plus ciblés. Eric Holtzclaw - Penchez-vous en avant
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