Note de l'éditeur : la chroniqueuse d'Inc.com, Alison Green, répond aux questions sur les problèmes liés au lieu de travail et à la gestion --tout de comment traiter avec un patron de microgestion comment parler à un membre de votre équipe des odeurs corporelles .
Un lecteur écrit :
J'ai un employé qui est extrêmement détaillé dans tous les sens. Cela peut être formidable dans certains cas, mais chaque fois qu'elle parle (lors d'une réunion ou en tête-à-tête), elle est extrêmement longue. Elle dira généralement la même chose de trois manières différentes, puis résumera. Ses e-mails et ses projets écrits sont des romans.
Je trouve qu'elle est complètement inconsciente du problème; souvent avant une réunion où nous sommes tous d'accord pour être brefs, je ferai ma part (en espérant être un exemple) mais elle ne s'en rend pas compte.
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Ma principale préoccupation est que les gens la déconnectent vraiment pendant qu'elle continue de parler. Je veux qu'elle réussisse, et donc je veux vraiment lui donner les commentaires et les outils dont elle a besoin. Je me rends compte que c'est comme ça qu'elle est, et je ne suis pas sûr que cela puisse être changé. Avez-vous des conseils?
Réponses vertes :
Vous avez tout à fait raison, cette habitude la retiendra professionnellement ; plus elle gravit les échelons et plus elle est face à des managers de haut niveau, plus il deviendra important pour elle de distiller un message jusqu'à l'essentiel et de le transmettre de manière rapide et concise.
En supposant que le reste de son travail soit bon - et donc cela vaut la peine d'investir votre temps à court terme pour l'aider à s'améliorer dans ce domaine - voici ce que je suggère :
1. Asseyez-vous avec elle et dites que vous voulez avoir une conversation sérieuse avec elle au sujet d'une habitude de travail. Expliquez que transmettre des informations de manière plus concise n'est pas seulement une préférence de style ; c'est une nécessité commerciale, et c'est quelque chose sur lequel vous avez besoin qu'elle travaille activement. Dites-lui que vous craignez que cela l'affecte professionnellement et que cela continue de le faire, et que son travail est bon et mérite que les gens y prêtent attention, mais ils ne le feront pas si elle ne trouve pas un moyen de communiquer plus concis.
2. Donnez-lui des directives précises. Il ne suffit pas de dire « restez les choses plus courtes », car son compteur d'étalonnage est éteint. Elle ne peut pas dire quand quelque chose est trop long. Il faut donc l'épeler. Par exemple, vous pourriez lui dire qu'aucun mémo ne doit dépasser une page et que chacun doit être écrit principalement sous forme de puces, que les e-mails ne doivent pas dépasser trois courts paragraphes et que les présentations ne doivent pas dépasser X minutes ; elle devrait observer combien de temps les autres parlent aux réunions et ne pas parler plus longtemps que cela elle-même.
3. Coachez-la activement pour aller de l'avant. Par exemple, lorsque vous lui confiez un projet écrit, donnez-lui un nombre maximum de pages dès le départ. Si elle craint de ne pas pouvoir inclure toutes les informations qu'elle pense devoir être incluses, discutez-en avec elle. Au fur et à mesure que vous entendez ce qu'elle craint de ne pas s'intégrer, expliquez pourquoi X est important d'inclure mais Y ne l'est pas. Expliquez que les décideurs de haut niveau ne vouloir toutes les informations. Ils veulent des conclusions et des points à retenir de haut niveau, et pouvoir avoir confiance que cela a été soutenu par la réflexion et la recherche avant qu'il ne leur vienne afin qu'ils n'aient pas à passer leur temps sur cette partie. Certaines personnes ne s'en rendent vraiment pas compte et pensent que leur travail ne sera pas crédible ou semblera incomplet s'ils n'incluent pas tous les détails pertinents sur le sujet.
4. Ne comptez pas sur elle pour trouver des indices , comme si vous demandiez au début de la réunion que tout le monde soit bref ou soyez bref vous-même par exemple. Cela ne fonctionne pas, vous allez donc devoir être plus explicite. Au lieu de cela, vous pourriez dire lors d'une réunion : « Jane, pourriez-vous nous donner un aperçu d'une minute de X ? » Ou quand il n'y a que vous deux, « C'est plus que ce dont j'ai besoin ; Je vous fais confiance pour avoir les détails couverts sans que j'aie besoin d'être au courant. Sur quelles parties avez-vous besoin de mon avis ? »
5. Et enfin, assurez-vous de lui faire part de vos commentaires en cours de route , que ce soit « Le début de votre présentation lors de l'appel a été formidable, mais je pense que vous avez commencé à perdre des personnes lorsque vous avez parlé des détails du fonctionnement du nouveau logiciel » ou « Ce mémo est un excellent exemple de votre mise en pratique de ce dont nous avons parlé, et j'aime la façon dont vous avez transmis toutes les informations de haut niveau d'une manière facile à parcourir.
Si vous êtes prêt à investir du temps pour le faire, vous devriez voir un réel changement dans les prochains mois ou non. Si vous ne le faites pas, le manque d'amélioration peut signifier qu'elle n'a pas ou moins d'occasions de présenter devant la haute direction, ou qu'elle ne sera jamais votre premier choix pour des projets de plus grande envergure, ou que cela affecte sa capacité à progresser dans le organisation. Ou cela peut simplement signifier que vous devrez continuer à lui renvoyer des projets avec des instructions pour les raccourcir.
Quelles que soient les conséquences probables, parlez-lui explicitement pour qu'elle sache clairement quel est le compromis qu'elle fait. Mais avec quelques mois de coaching ciblé sur ce sujet, je pense que vous avez de bonnes chances de l'aider à s'améliorer considérablement.
Souhaitez-vous soumettre votre propre question? Envoyez-le à alison@askamanager.org .
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